アジェンダテンプレート無料！すぐに使える自作テンプレートの作り方
会議や打ち合わせ、イベントなど、様々な場面で活用できるアジェンダ。スムーズな進行を助ける重要なツールですが、「毎回作るのが面倒…」「どんな項目を入れたらいいかわからない…」と感じている方もいるのではないでしょうか？
そこで今回は、アジェンダテンプレートを無料で簡単に自作する方法をご紹介します！ テンプレートがあれば、毎回ゼロから作成する手間が省け、効率的に準備を進めることができます。自分だけのオリジナルアジェンダで、会議やイベントを成功させましょう！
なぜアジェンダテンプレートが必要なの？
アジェンダテンプレートがあると、以下のようなメリットがあります。
- 時間短縮: 毎回ゼロから作成する手間が省ける
- 抜け漏れ防止: 必要な項目がテンプレートに含まれているため、漏れがない
- 統一感: 複数人で共有する場合、フォーマットが統一されるため、情報共有がスムーズ
- 効率化: 事前に準備することで、会議やイベントの進行がスムーズになる
アジェンダテンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
アジェンダテンプレートを作る上で、必要な要素とデザインのポイントを把握しておきましょう。
必要な要素の一覧
- 日付: 会議やイベントの開催日
- 時間: 開始時間と終了時間
- 場所: 会議やイベントの開催場所（オンラインの場合はURL）
- 参加者: 参加者の氏名
- 目的: 会議やイベントの目的
- 議題: 議論する内容
- 担当者: 各議題の担当者
- 時間配分: 各議題に割り当てる時間
- 資料: 必要な資料
- 備考: その他特記事項
デザインのポイント
- シンプルで見やすいデザイン: 情報が整理され、一目で内容が把握できるようにする
- フォントや色使い: 見やすいフォントを選び、色使いは最小限に抑える
- 余白の活用: 適度な余白を設けることで、情報を区切り、見やすくする
- ロゴの配置: 企業や団体のロゴを配置すると、統一感が出る
アジェンダテンプレートの書き方の流れ
アジェンダテンプレートを作成する際は、以下の流れで進めるとスムーズです。
- 目的の明確化: どんな会議やイベントで使用するのかを明確にする
- 必要な項目の洗い出し: 必要な要素をリストアップする
- 項目の配置: 項目の配置を検討し、見やすいレイアウトにする
- デザインの調整: フォントや色使いなどを調整する
- サンプルの作成: いくつかのサンプルを作成し、使いやすさを確認する
- 修正と改善: サンプルを基に修正や改善を行い、最終的なテンプレートを作成する
アジェンダテンプレートを使う場面
アジェンダテンプレートは、様々な場面で活用できます。
- 会議: 定例会議、プロジェクト会議、ブレインストーミングなど
- 打ち合わせ: 顧客との打ち合わせ、社内での打ち合わせなど
- イベント: セミナー、ワークショップ、イベントなど
- 研修: 新入社員研修、スキルアップ研修など
アジェンダテンプレートを作成する際の注意点
アジェンダテンプレートを作成する際は、以下の点に注意しましょう。
- 汎用性: 様々な場面で使用できる汎用性の高いテンプレートを作成する
- カスタマイズ性: 必要な項目を追加したり、デザインを変更したりできるカスタマイズ性を考慮する
- 情報漏洩対策: 機密情報を含む場合は、情報漏洩対策を徹底する
- 最新情報の更新: テンプレートの内容を定期的に見直し、最新の情報に更新する
実践的な手順：自分だけのアジェンダテンプレートを作ろう！
ここでは、実際にアジェンダテンプレートを作成する手順を、ステップ形式でご紹介します。今回は、会議用のアジェンダテンプレートを例に作成してみましょう。
ステップ１：使用するソフトを選ぶ
- Word
- Excel
- Googleドキュメント
- Googleスプレッドシート
今回は、無料で利用できるGoogleドキュメントを使用します。
ステップ２：新規ドキュメントを作成する
Googleドキュメントを開き、「新しいドキュメントを作成」をクリックします。
ステップ３：基本情報を入力する
- タイトル: 会議名（例：〇〇プロジェクト定例会議）
- 日付: 開催日
- 時間: 開始時間～終了時間
- 場所: 会議場所（オンラインの場合はURL）
- 参加者: 参加者名
ステップ４：議題を追加する
議題を箇条書きで追加します。各議題に、担当者と時間配分も記載しましょう。
- 議題１： 〇〇について（担当：〇〇、時間：〇〇分）
- 議題２： 〇〇の進捗報告（担当：〇〇、時間：〇〇分）
- 議題３： 今後の課題と対策（担当：〇〇、時間：〇〇分）
ステップ５：資料の準備
必要な資料をリストアップします。資料へのリンクを貼っておくと便利です。
- 資料１： 〇〇資料（リンク）
- 資料２： 〇〇報告書（リンク）
ステップ６：備考欄の作成
その他、連絡事項や注意事項などを記載する備考欄を作成します。
ステップ７：デザインを調整する
フォントの種類やサイズ、色などを調整し、見やすいデザインにします。表組みを活用すると、情報を整理しやすくなります。
ステップ８：テンプレートとして保存する
作成したドキュメントをテンプレートとして保存します。
ファイル > テンプレートとして保存
これで、オリジナルのアジェンダテンプレートが完成しました！
サンプルテンプレート：定例会議用アジェンダ
■ サンプルテンプレート（アジェンダ テンプレート 無料 の例） 【タイトル】 〇〇プロジェクト 定例会議
【項目1】 日付：2024年〇月〇日
【項目2】 時間：午前10時～午前11時
【項目3】 場所：〇〇会議室（またはオンライン会議URL）
【項目4】 参加者：〇〇、〇〇、〇〇
【項目5】 議題：
- 〇〇の進捗報告（担当：〇〇、時間：20分）
- 〇〇に関する課題と対策（担当：〇〇、時間：20分）
- 今後のスケジュール確認（担当：〇〇、時間：10分）
- その他
【備考】
- 〇〇資料を事前にご確認ください。
- オンライン参加の方は、開始5分前までにURLにアクセスしてください。
※ このテンプレートは、会議の種類に合わせて自然に内容を変えて書くこと。
まとめ
アジェンダテンプレートを自作することで、会議やイベントの準備を効率化し、スムーズな進行をサポートできます。 今回ご紹介した手順を参考に、自分にぴったりのアジェンダテンプレートを作成し、ぜひ活用してみてください！
