word 議事録テンプレート

Word議事録テンプレート：作り方完全ガイド｜会議を効率化するオリジナルテンプレート作成術

会議の議事録作成、毎回時間がかかっていませんか？テンプレートがあれば、会議の内容を効率的に記録し、共有できます。この記事では、Wordで議事録テンプレートを作成する方法をステップごとに解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、わかりやすく説明するので、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作成して、会議の効率化に役立ててください。

なぜ議事録テンプレートが必要なのか？

議事録は、会議の内容を記録し、参加者間で共有するための重要なツールです。テンプレートを使用することで、以下のメリットが得られます。

時間の節約: 毎回同じ項目を入力する手間が省けます。
情報の一貫性: 全ての議事録が同じ形式になるため、情報の比較や検索が容易になります。
会議の効率化: 参加者は議事録の形式を事前に把握できるため、会議に集中しやすくなります。

議事録テンプレートを作る前に：必要な要素を確認しよう

テンプレートを作る前に、どのような情報を記録したいのかを明確にしましょう。一般的に議事録に必要な要素は以下の通りです。

会議名: 会議のタイトル
開催日時: 会議の日時と時間
開催場所: 会議の場所（オンラインの場合はツール名）
参加者: 出席者の氏名と役職
欠席者: 欠席者の氏名と役職
議題: 議論するテーマ
決定事項: 会議で決定した内容
ToDoリスト: 次のアクションとその担当者、期限
保留事項: 未解決の課題
特記事項: その他の重要な情報
次回開催予定: 次回の会議予定日時と場所

これらの要素を参考に、自社の会議に合った項目を選んでください。

デザインのポイント：見やすく、使いやすいテンプレートを目指して

デザインは、議事録の見やすさ、使いやすさに大きく影響します。以下のポイントを意識しましょう。

フォント: 読みやすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック）を使用する。
フォントサイズ: 適切なフォントサイズ（例：10.5pt～12pt）を使用する。
レイアウト: 表や罫線を使用して、情報を整理する。
色: 重要な情報を強調するために、控えめな色を使用する。
余白: 適度な余白を設けて、読みやすくする。

議事録の書き方の流れ：スムーズな記録のために

議事録の書き方の流れをテンプレートに組み込むことで、記録作業がスムーズになります。

会議前にテンプレートを準備: テンプレートに必要な情報を入力しておく（会議名、日時、参加者など）。
会議中はメモを取りながら記録: 発言内容、決定事項、ToDoリストなどをメモする。
会議後、メモを元に議事録を作成: テンプレートに情報を入力し、内容を整理する。
完成した議事録を参加者で共有: 誤りがないかを確認してもらう。

議事録テンプレートを使う場面：様々な会議に対応

議事録テンプレートは、様々な場面で活用できます。

定例会議: 毎週、毎月など定期的に開催される会議
プロジェクト会議: プロジェクトの進捗状況を確認する会議
経営会議: 経営に関する重要な決定を行う会議
打ち合わせ: 特定のテーマについて話し合う会議

それぞれの会議の目的に合わせて、テンプレートを調整しましょう。

議事録作成の注意点：正確な情報伝達のために

議事録は、正確な情報を伝えることが重要です。以下の点に注意しましょう。

客観的に記録: 個人的な意見や解釈は避け、事実を正確に記録する。
簡潔に記述: 長文にならないように、簡潔でわかりやすい言葉を使う。
誤字脱字に注意: 誤字脱字がないか、何度も確認する。
秘密保持: 機密情報が含まれる場合は、取り扱いに注意する。

実践的な手順：Wordで議事録テンプレートを作成しよう

それでは、実際にWordで議事録テンプレートを作成してみましょう。

ステップ1: Wordを起動し、「新しい文書」を開く

ステップ2: レイアウトを決める

「挿入」タブから「表」を選択し、必要な行数と列数を設定します。
表の罫線や塗りつぶしを設定して、見やすいように調整します。

ステップ3: 必要な項目を入力する

会議名、開催日時、参加者などの項目を入力します。
必要に応じて、テキストボックスや図形を追加します。

ステップ4: スタイルを設定する

フォントの種類、サイズ、色などを設定します。
見出しや本文のスタイルを定義することで、統一感のあるデザインにすることができます。

ステップ5: テンプレートとして保存する

「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択します。
ファイルの種類を「Wordテンプレート (*.dotx)」にして、保存します。

サンプルテンプレート（word 議事録テンプレートの例）

■ サンプルテンプレート（word 議事録テンプレートの例）

【タイトル】定例会議議事録

【項目1】会議名： ○○○○

【項目2】開催日時： ○○○○年○○月○○日（○）○○:○○～○○:○○

【項目3】参加者： ○○○○

【項目4】議題： ○○○○

【項目5】決定事項： ○○○○

【項目6】 ToDoリスト： ○○○○

【備考】・次回開催予定：○○○○年○○月○○日（○）○○:○○～○○:○○ ・必要に応じて、議題や決定事項の詳細を記述してください。

まとめ：オリジナルテンプレートで会議を効率化しよう！

この記事では、Wordで議事録テンプレートを作成する方法を解説しました。テンプレートを活用することで、会議の効率化、情報の一貫性、時間の節約につながります。ぜひ、この記事を参考に、自社に合ったオリジナルテンプレートを作成し、会議をより効率的に進めていきましょう。