はい、承知いたしました。word送付状テンプレートを主要キーワードとし、テンプレートの作り方を扱う長文の検索向け記事を作成します。以下に記事全文を記載します。
簡単！Word送付状テンプレートの作り方：ビジネスシーンで差をつける！
送付状って、なんだか難しそう…と思っていませんか？ でも大丈夫！Wordを使えば、誰でも簡単に、しかも見栄えの良い送付状テンプレートを作ることができるんです。今回は、ビジネスシーンで好印象を与える送付状テンプレートの作り方を、わかりやすく丁寧に解説していきます。
なぜ送付状が必要なの？送付状の役割と使う場面
送付状は、ただ書類を送るためだけのものではありません。相手に「誰が」「何を」「なぜ」送るのかを伝える、大切なコミュニケーションツールなんです。
- 挨拶代わり: 丁寧な言葉遣いで、相手への敬意を伝えることができます。
- 内容の明確化: 書類の内容や目的を伝えることで、相手がスムーズに書類を確認できるようにします。
- 信頼感の向上: きちんと作成された送付状は、あなたの仕事に対する姿勢をアピールし、信頼感を高めます。
送付状は、以下のような場面で必要になります。
- 履歴書や職務経歴書を送付する時
- 契約書や請求書などのビジネス書類を送付する時
- 資料やサンプルなどを送付する時
送付状テンプレートに必要な要素
送付状テンプレートを作る前に、必要な要素を確認しておきましょう。
- 日付: 送付状を作成した日付を記載します。
- 宛先: 送付先の会社名、部署名、役職名、氏名を記載します。株式会社などを（株）と省略しないように注意しましょう。
- 差出人: 自分の会社名、部署名、氏名、連絡先（住所、電話番号、メールアドレス）を記載します。
- 件名: 送付する書類の内容を簡潔に記載します。例：「〇〇に関する資料送付のご案内」
- 本文:
- 頭語（拝啓、謹啓など）
- 時候の挨拶（例：〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます）
- 書類を送付する旨の記述（例：つきましては、〇〇に関する資料を同封いたしましたので、ご査収ください。）
- 結びの言葉（敬具、謹白など）
- 同封書類: 送付する書類の種類と枚数を記載します。
デザインのポイント：シンプルで見やすいレイアウトを心がけよう
送付状のデザインは、シンプルで見やすいレイアウトを心がけましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- フォントサイズ: 本文は10.5pt～12pt程度、宛先や差出人は少し小さめのフォントにすると見やすくなります。
- 余白: 適度な余白を設けることで、すっきりとした印象になります。
- 罫線: 必要に応じて、罫線を使って情報を区切ると、さらに見やすくなります。
送付状の書き方の流れ：基本は守って、状況に合わせてアレンジ！
送付状の書き方は、基本的に決まっていますが、状況に合わせてアレンジすることも可能です。
- 日付、宛先、差出人を記載する。
- 件名を記載する。
- 頭語、時候の挨拶、書類を送付する旨の記述、結びの言葉を記載する。
- 同封書類を記載する。
ポイント:
- 送付状は、手書きではなく、Wordなどのソフトで作成するのが一般的です。
- 誤字脱字がないか、必ず確認しましょう。
- 状況に合わせて、本文の内容をアレンジしましょう。例えば、お詫び状であれば、お詫びの言葉を丁寧に述べることが大切です。
送付状テンプレート作成時の注意点
- 言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「～ください」ではなく、「～願います」などの表現を使うと、より丁寧な印象になります。
- 誤字脱字: 誤字脱字は、相手に失礼な印象を与えてしまいます。作成後には、必ず確認しましょう。
- 企業や団体のルール: 企業や団体によっては、送付状のフォーマットが決まっている場合があります。事前に確認しておきましょう。
- テンプレートの流用: テンプレートを流用する場合は、宛先や内容をきちんと修正してから使用しましょう。
実践！Wordで送付状テンプレートを作るステップ
それでは、実際にWordで送付状テンプレートを作成してみましょう。
ステップ1: Wordを起動し、「白紙の文書」を選択します。
ステップ2: ページ設定を行います。
- 「レイアウト」タブをクリックし、「サイズ」から「A4」を選択します。
- 「余白」から「標準」を選択します。
ステップ3: 送付状の要素を入力します。
- 日付、宛先、差出人、件名、本文、同封書類を、上記の「送付状テンプレートに必要な要素」を参考に、入力していきます。
ステップ4: レイアウトを調整します。
- フォントの種類やサイズ、余白などを調整して、見やすいレイアウトに整えます。
ステップ5: 保存します。
- 「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
- ファイル名を入力し、「ファイルの種類」から「Wordテンプレート（*.dotx）」を選択して保存します。
これで、オリジナルの送付状テンプレートが完成しました！
サンプルテンプレート（履歴書送付時の例）
■ サンプルテンプレート（word 送付 状 テンプレート の例）
【タイトル】 履歴書送付状
【日付】 2023年10月27日
【宛先】 〇〇株式会社 人事部 〇〇様
【差出人】 〇〇 〇〇 〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇町〇〇 電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
【件名】 履歴書送付のご案内
【本文】 拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、この度、貴社のホームページにて募集されておりました〇〇職に応募したく、履歴書および職務経歴書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
私は、〇〇の経験があり、貴社の〇〇という理念に共感し、ぜひ〇〇職を通して貢献したいと考えております。
面接の機会をいただけましたら幸いです。
ご多忙中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
【同封書類】
- 履歴書 1通
- 職務経歴書 1通
【備考】 本文は、応募する企業や職種に合わせて、具体的に記述することが重要です。自己PRや志望動機を簡潔にまとめ、熱意を伝えましょう。
まとめ
今回は、Wordで簡単に作れる送付状テンプレートの作り方をご紹介しました。送付状は、あなたの第一印象を左右する大切なツールです。ぜひ、今回ご紹介した方法を参考に、オリジナルの送付状テンプレートを作成し、ビジネスシーンで活用してくださいね！
