Word 2010で簡単！FAXテンプレート作成ガイド：ビジネスシーンで差をつける！
FAX、まだ使ってる？意外と重要なビジネスツールですよね。今回は、Word 2010を使って、誰でも簡単に、しかも見栄えの良いFAXテンプレートを作成する方法を徹底解説します。ビジネスシーンで差をつける、洗練されたFAXを送ってみませんか？
テンプレート作成の必要要素とは？
FAXテンプレートを作る上で、まず押さえておくべき要素を見ていきましょう。
- 送信元情報: 会社名、住所、電話番号、FAX番号、部署名、担当者名は必須です。
- 送信先情報: 会社名、部署名、担当者名などを記載します。
- 日付: 送信日を記載します。
- 件名: FAXの内容を簡潔に表す件名を記載します。
- 本文: 伝えたいメッセージを分かりやすく記載します。
- 送信枚数: 全体の枚数と現在のページ数を記載します。(例: 1/3)
- 備考: 特記事項があれば記載します。
- 緊急度: 必要に応じて「至急」「重要」などを記載します。
デザインのポイント：見やすさ、伝わりやすさを重視！
デザインは、ただおしゃれなだけでなく、見やすさ、伝わりやすさを意識しましょう。
- フォント: ゴシック体や明朝体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- 文字サイズ: 本文は10.5pt～12pt程度が見やすいでしょう。
- レイアウト: 情報を整理し、見やすいレイアウトを心がけましょう。罫線や表を活用するのも有効です。
- 余白: 適度な余白を設けることで、見やすさが向上します。
- 色: 色を使いすぎるとごちゃごちゃして見づらくなるので、落ち着いた色を控えめに使用しましょう。
書き方の流れ：ビジネス文書としての基本を守る！
- 挨拶: 必要に応じて「拝啓」「敬具」などの頭語・結語を使用します。ただし、緊急性の高いFAXの場合は省略しても構いません。
- 要件: 伝えたい内容を簡潔に記載します。
- 結び: 状況に応じて「ご検討のほどよろしくお願いいたします」「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認をお願いいたします」などの言葉を添えます。
- 署名: 会社名、部署名、担当者名を記載します。
使う場面：どんな時にFAXを使う？
FAXは、以下のような場面で利用されます。
- 契約書、申込書などの重要書類の送付: 正式な書類のやり取りが必要な場合。
- 図面、設計図などの送付: 図や表を正確に伝えたい場合。
- 手書きの書類の送付: 手書きのサインや図が必要な場合。
- インターネット環境がない相手との連絡: インターネットが利用できない環境にいる相手との連絡手段として。
注意点：誤字脱字、情報漏洩に注意！
FAXを送る際は、以下の点に注意しましょう。
- 誤字脱字: 誤字脱字がないか、送信前に必ず確認しましょう。
- 送信先の確認: 送信先のFAX番号を間違えないように注意しましょう。
- 情報漏洩: 機密情報を含むFAXは、取り扱いに注意しましょう。誤送信を防ぐために、送信前に宛先を再確認しましょう。
- 個人情報の保護: 個人情報が含まれる場合は、プライバシー保護に配慮した書き方を心がけましょう。
実践！Word 2010でFAXテンプレートを作る手順（ステップ形式）
さあ、実際にWord 2010を使ってFAXテンプレートを作ってみましょう。
ステップ1：Word 2010を起動し、「白紙の文書」を選択します。
ステップ2：ページ設定を行います。「ページレイアウト」タブ→「サイズ」→「A4」を選択します。
ステップ3：ヘッダーとフッターを設定します。「挿入」タブ→「ヘッダー」または「フッター」を選択し、必要な情報を入力します。会社名、住所、電話番号、FAX番号などを記載すると良いでしょう。
ステップ4：表を作成します。「挿入」タブ→「表」を選択し、必要な行数と列数を選択します。
ステップ5：表に情報を入力します。送信元情報、送信先情報、日付、件名などを入力します。
ステップ6：本文を入力します。伝えたいメッセージを分かりやすく記載します。
ステップ7：フッターにページ番号を入力します。「挿入」タブ→「ページ番号」を選択し、表示形式を設定します。
ステップ8：デザインを整えます。フォント、文字サイズ、レイアウトなどを調整し、見やすいように整えます。
ステップ9：完成したテンプレートを保存します。「ファイル」タブ→「名前を付けて保存」を選択し、ファイル形式を「Wordテンプレート(*.dotx)」として保存します。
サンプルテンプレート（Word FAXテンプレート 2010 の例）
■ サンプルテンプレート（word fax テンプレート 2010 の例）
【タイトル】 FAX送信状
【送信日】 2023年10月27日
【送信先】 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
【送信元】 株式会社△△ □□部 □□（担当者名） 電話番号：03-XXXX-XXXX FAX番号：03-YYYY-YYYY
【件名】 〇〇に関する資料送付のご案内
【本文】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先日お打ち合わせさせていただきました〇〇に関する資料を、下記のとおりお送りいたします。 ご査収くださいますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
敬具
【備考】 全3ページ（1/3）
※このテンプレートは、あくまで一例です。必要に応じて項目を追加したり、デザインを変更したりしてください。
まとめ：Word 2010でオリジナルのFAXテンプレートを作成して、業務効率をアップ！
Word 2010を使えば、簡単にオリジナルのFAXテンプレートを作成できます。今回のガイドを参考に、見やすく、使いやすいテンプレートを作成し、ビジネスシーンで活用してください。テンプレートを上手く活用することで、業務効率がアップし、よりスムーズなコミュニケーションが可能になるはずです！
