SharePoint サイトテンプレートで情報共有をもっとスムーズに！テンプレートの作り方徹底解説
SharePoint は、チームでの情報共有や共同作業を強力にサポートしてくれる便利なツールですが、使いこなせていますか？特に、サイトの構成やデザインを毎回ゼロから作るのが面倒…と感じている方もいるのではないでしょうか。そんな悩みを解決するのが「SharePoint サイトテンプレート」です。
今回は、SharePoint サイトテンプレートの基礎知識から、実際にテンプレートを作成する方法まで、初心者の方にもわかりやすく解説します。テンプレートを活用することで、情報共有の効率化、サイトデザインの統一、そして作業時間の短縮が実現できます！
なぜ SharePoint サイトテンプレートが必要なの？
SharePoint サイトテンプレートは、サイトの構成、デザイン、コンテンツなどをあらかじめ定義した「ひな形」のようなものです。これを利用することで、以下のメリットが得られます。
- 効率化: サイトを毎回ゼロから構築する手間を省き、迅速にサイトを作成できます。
- 統一性: 複数のサイトで統一されたデザインや構成を維持し、ブランドイメージを向上させます。
- 標準化: 情報共有のプロセスを標準化し、チーム全体の作業効率を高めます。
- 属人化の排除: 担当者が変わっても、テンプレートがあれば同じ品質のサイトを維持できます。
テンプレートを作る前に考えるべきこと
テンプレート作り始める前に、以下の点を明確にしておくことが重要です。
- 目的: どのような情報を共有し、どのようなタスクを遂行するためのサイトなのかを明確にします。
- 対象ユーザー: 誰がサイトを利用するのか、そのユーザー層を把握します。
- 必要な要素: どのようなコンテンツや機能が必要なのかを洗い出します。
これらの要素を明確にすることで、より効果的なテンプレートを作成することができます。
テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
SharePoint サイトテンプレートを作成する上で、考慮すべき要素とデザインのポイントは以下の通りです。
必要な要素
- サイト構造: ナビゲーション、ライブラリ、リストなど、サイト全体の構造を定義します。
- コンテンツ: テキスト、画像、ドキュメントなど、サイトに掲載するコンテンツの種類を決定します。
- 機能: カレンダー、タスクリスト、アンケートなど、必要な機能を洗い出します。
- セキュリティ: サイトへのアクセス権限を定義します。
- メタデータ: ドキュメントやリストアイテムに付与するメタデータを定義し、検索性を向上させます。
デザインのポイント
- シンプルで見やすいレイアウト: 情報が整理され、直感的に操作できるレイアウトを心がけましょう。
- 統一感のある配色とフォント: ブランドイメージに合わせた配色とフォントを選択し、統一感を演出します。
- アクセシビリティ: 高齢者や障害者にも配慮したデザインを心がけましょう。
- レスポンシブデザイン: スマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスに対応できるデザインを採用します。
テンプレート作成の流れ：ステップ形式で解説
SharePoint サイトテンプレートを作成する手順を、ステップ形式で解説します。
ステップ1：サイトの作成
まず、テンプレートのベースとなるサイトを作成します。SharePoint Online であれば、「チームサイト」または「コミュニケーションサイト」を選択します。
ステップ2：必要な要素の追加
サイトに必要なライブラリ、リスト、ページなどを追加していきます。それぞれの要素に適切な名前をつけ、メタデータを定義します。
ステップ3：デザインの調整
サイトのテーマ、配色、フォントなどを調整し、デザインを整えます。Web パーツを活用して、コンテンツを効果的に表示します。
ステップ4：コンテンツの追加
サンプルとなるコンテンツを追加します。例えば、ドキュメントライブラリにはサンプルドキュメントを、リストにはサンプルアイテムを追加します。
ステップ5：テンプレートとして保存
完成したサイトをテンプレートとして保存します。SharePoint Online では、「サイトテンプレートとして保存」という機能を使用します。
ステップ6：テンプレートの利用
保存したテンプレートを使用して、新しいサイトを作成します。テンプレートを使用することで、同じ構成のサイトを簡単に作成することができます。
テンプレート作成時の注意点
- バージョン管理: テンプレートを更新する際は、バージョン管理を徹底しましょう。
- ドキュメント化: テンプレートの内容や利用方法をドキュメント化し、共有しましょう。
- 定期的な見直し: テンプレートは定期的に見直し、最新の状態に保ちましょう。
使う場面：どんな時にテンプレートが役立つ？
SharePoint サイトテンプレートは、以下のような場面で特に役立ちます。
- プロジェクト管理: プロジェクトの進捗状況を共有するためのサイトを作成する際に、テンプレートを使用することで、必要な情報が一目でわかるサイトを構築できます。
- 部門ポータル: 各部門の情報や活動を共有するためのサイトを作成する際に、テンプレートを使用することで、部門間の情報共有を促進できます。
- ナレッジベース: 組織内の知識やノウハウを集約するためのサイトを作成する際に、テンプレートを使用することで、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。
- 新入社員向けサイト: 新入社員が入社時に必要な情報を提供するサイトを作成する際に、テンプレートを使用することで、スムーズなオンボーディングを支援できます。
実践！サンプルテンプレート：プロジェクト管理サイト
SharePoint サイトテンプレートの例として、プロジェクト管理サイトのサンプルをご紹介します。
■ サンプルテンプレート：プロジェクト管理サイト
【タイトル】 プロジェクト管理サイト
【項目1】 プロジェクト概要
【項目2】 タスクリスト
【項目3】 ドキュメントライブラリ
【項目4】 進捗状況ダッシュボード
【備考】 タスクリストには、担当者、期日、進捗状況などの情報を登録し、進捗状況ダッシュボードで可視化します。
まとめ：SharePoint サイトテンプレートで効率的な情報共有を実現しよう！
SharePoint サイトテンプレートを活用することで、情報共有の効率化、サイトデザインの統一、そして作業時間の短縮が実現できます。今回の記事を参考に、ぜひ自社に最適なテンプレートを作成し、SharePoint をより有効活用してください。
