はい、承知いたしました。SharePoint テンプレートの作り方に関する長文記事を作成します。以下、記事全文です。
SharePoint テンプレートで業務効率化！簡単作成ガイド
SharePoint を活用している皆さん、テンプレートを使っていますか？ テンプレートを活用することで、資料作成の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させることができます。今回は、SharePoint テンプレートの作り方を分かりやすく解説します！
なぜ SharePoint テンプレートが必要なのか？
毎回同じような資料を作成するのって、時間も手間もかかって大変ですよね。テンプレートがあれば、あらかじめ必要な項目やデザインが設定されているため、ゼロから作る必要がありません。必要な情報を入力するだけで、あっという間に完成度の高い資料を作成できます。
SharePoint テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
SharePoint テンプレートを作成する上で、重要な要素とデザインのポイントをまとめました。
1. 必要な要素の一覧
まず、どのような情報をテンプレートに含めるかを明確にしましょう。
- 共通項目: 部署名、作成日、担当者など、多くの資料で共通して使用する項目
- 固有項目: 資料の種類によって異なる、その資料特有の項目 (例: 議事録なら議題、決定事項など)
2. デザインのポイント
見やすく、使いやすいテンプレートにするためには、デザインも重要です。
- フォント: 統一感のあるフォントを使用し、読みやすさを重視しましょう。
- 色: コーポレートカラーなどを取り入れ、ブランドイメージを表現しましょう。ただし、色の使いすぎは逆に見づらくなるので注意が必要です。
- レイアウト: 情報を整理しやすく、視覚的に分かりやすいレイアウトを心がけましょう。
3. 書き方の流れ
テンプレートを作成する際の流れは以下の通りです。
- 目的の明確化: どのような資料を作成するためのテンプレートなのかを明確にします。
- 要素の洗い出し: 必要な項目をリストアップします。
- デザインの決定: フォント、色、レイアウトなどを決定します。
- テンプレートの作成: SharePoint 上でテンプレートを作成します。
- テスト: 実際に使用してみて、使いやすさや改善点を確認します。
- 修正: テスト結果に基づいて、テンプレートを修正します。
4. 使う場面
SharePoint テンプレートは、様々な場面で活用できます。
- 会議議事録: 会議の内容を記録するためのテンプレート
- プロジェクト計画書: プロジェクトの計画を立てるためのテンプレート
- 報告書: 定期的な報告を行うためのテンプレート
- 申請書: 各種申請を行うためのテンプレート
5. 注意点
テンプレートを作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 汎用性: 様々な場面で使えるように、汎用性の高いテンプレートにしましょう。
- メンテナンス: 定期的にメンテナンスを行い、常に最新の状態を保ちましょう。
- 権限: テンプレートへのアクセス権限を適切に設定しましょう。
実践的な手順：会議議事録テンプレートの作り方
ここでは例として、会議議事録のテンプレートを実際に作成する手順をステップ形式でご紹介します。
ステップ1：SharePoint サイトにアクセス
SharePoint サイトにアクセスし、テンプレートを作成したいライブラリを開きます。
ステップ2：新しいドキュメントの作成
「新規」ボタンをクリックし、「Word文書」など、テンプレートの基となるドキュメントの種類を選択します。
ステップ3：テンプレートの作成
新しいドキュメントが開いたら、会議議事録のテンプレートを作成します。
- 必須項目: 会議名、開催日時、場所、参加者、議題、決定事項、次回開催予定など
- デザイン: 見出し、表、箇条書きなどを活用し、見やすく整理されたレイアウトにしましょう。
ステップ4：テンプレートとして保存
作成したドキュメントをテンプレートとして保存します。
- 「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
- ファイルの種類を「Wordテンプレート (*.dotx)」に変更します。
- 保存場所を選択し、ファイル名を付けて保存します。
ステップ5：テンプレートの適用
作成したテンプレートを SharePoint で使用できるように設定します。
- SharePoint ライブラリの設定画面を開きます。
- 「コンテンツの種類」セクションで、「新しいコンテンツの種類を追加」をクリックします。
- 新しいコンテンツの種類に名前を付け (例: 会議議事録)、親コンテンツの種類を選択します (例: ドキュメント)。
- 「詳細設定」セクションで、「ドキュメントテンプレートのURL」に、先ほど保存したテンプレートファイルのパスを入力します。
これで、会議議事録のテンプレートが SharePoint で使用できるようになりました！
サンプルテンプレート：会議議事録テンプレート
■ サンプルテンプレート（SharePoint 会議議事録テンプレートの例）
【タイトル】 会議議事録
【会議名】 ○○会議
【開催日時】 2023年○月○日 ○時○分～○時○分
【場所】 ○○会議室
【参加者】 ○○、○○、○○
【議題】
- ○○について
- ○○について
- ○○について
【決定事項】
- ○○については、○○と決定
- ○○については、○○と決定
- ○○については、○○と決定
【次回開催予定】 2023年○月○日 ○時○分～○時○分
【備考】 必要に応じて、上記項目以外にも自由に追加してください。
※ このテンプレートはあくまでサンプルです。会議の種類や目的に合わせて項目を調整してください。
