fax 注文書テンプレート無料

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fax注文書テンプレート無料！ビジネスで使える簡単作成ガイド＆サンプル付き

ビジネスシーンで意外とまだまだ活躍するFAX。FAX注文書を毎回手書きで作るのは面倒ですよね。そこで今回は、無料で使えるFAX注文書テンプレートと、自分で簡単にテンプレートを作成する方法をご紹介します。初心者でもわかりやすく、ビジネスシーンで役立つ情報満載です！

なぜFAX注文書テンプレートが必要なの？

FAX注文書テンプレートがあると、毎回同じ内容を手書きする必要がなく、時間と労力を大幅に削減できます。さらに、記入ミスを防ぎ、相手に正確な情報を伝えることができるため、ビジネス効率化に繋がります。

FAX注文書テンプレートの作り方

自分でテンプレートを作成することで、自社のビジネススタイルに合わせたオリジナルのFAX注文書を作成できます。難しそうに感じるかもしれませんが、ポイントを押さえれば意外と簡単です。

必要な要素の一覧

FAX注文書に必要な要素は以下の通りです。

送信日: 注文日を記載します。
送信先: 相手先の会社名、部署名、担当者名を記載します。
送信元: 自社の会社名、部署名、担当者名、電話番号、FAX番号を記載します。
注文番号: 注文を特定するための番号です。
件名: 「注文書」など、FAXの内容を簡潔に記載します。
注文内容: 商品名、型番、数量、単価、金額を記載します。
合計金額: 注文内容の合計金額を記載します。
備考: 納期、支払い方法、その他特記事項を記載します。

デザインのポイント

見やすさ: 文字の大きさやフォント、行間などを調整し、見やすいデザインを心がけましょう。
シンプルさ: 情報が整理されていて、必要な情報がすぐにわかるように、シンプルなデザインにしましょう。
統一感: 会社名やロゴなどを記載し、自社のブランドイメージに合わせたデザインにしましょう。

書き方の流れ

ヘッダー部分の作成: 送信日、送信先、送信元などを記載します。
注文内容のテーブル作成: 商品名、型番、数量、単価、金額などを記載するテーブルを作成します。
合計金額の計算: 注文内容の合計金額を計算し、記載します。
備考欄の作成: 納期や支払い方法など、特記事項を記載します。

使う場面

FAX注文書は、主に以下の場面で使用します。

対面営業が難しい場合: 電話やメールでの注文が難しい場合に、FAXで注文内容を伝えます。
紙ベースでの記録が必要な場合: 注文内容を紙ベースで記録する必要がある場合に、FAXで注文書を送ります。
古い取引先とのやり取り: まだFAXを主流とする取引先とのやり取りで使用します。

注意点

誤字脱字の確認: 送信する前に、誤字脱字がないか確認しましょう。
文字の濃さ: 薄い文字だと読みにくくなるため、濃い文字で印刷しましょう。
送付状の同封: 注文内容の概要を記載した送付状を同封すると、相手に親切です。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成

以下のステップに従って、FAX注文書テンプレートを作成してみましょう。ここでは、Microsoft Wordを使用する例で説明します。

ステップ1: Wordを起動し、新規ドキュメントを作成

Wordを起動し、白紙のドキュメントを開きます。

ステップ2: ヘッダー部分の作成

「挿入」タブから「ヘッダー」を選択し、任意のスタイルを選択します。
送信日、送信先、送信元などの情報を入力します。会社ロゴなどを挿入することも可能です。

ステップ3: 注文内容のテーブル作成

「挿入」タブから「テーブル」を選択し、必要な行数と列数を選択します。
商品名、型番、数量、単価、金額などの項目名を入力します。
テーブルのデザインを調整し、見やすく整えます。

ステップ4: 合計金額の計算欄作成

テーブルの下に「合計金額」と記載し、計算式を入力します。（Wordの計算機能を使用）
または、手動で計算し、金額を入力します。

ステップ5: 備考欄の作成

テーブルの下に「備考」と記載し、テキストボックスなどを挿入して、自由に書き込める欄を作成します。

ステップ6: デザインの調整

フォントの種類やサイズ、色などを調整し、見やすいデザインにします。
罫線の種類や色を調整し、テーブルを綺麗に整えます。

ステップ7: 保存

「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、テンプレートとして保存します。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（fax 注文書テンプレート無料の例）

【タイトル】 FAX注文書

【項目1】送信日: 2024年10月27日

【項目2】送信先: 株式会社〇〇営業部〇〇様

【項目3】送信元: 株式会社△△ 購買部〇〇

電話番号: 03-1234-5678 FAX番号: 03-9876-5432

【注文内容】

商品名	型番	数量	単価	金額
商品A	AAA-123	10	1000円	10000円
商品B	BBB-456	5	2000円	10000円

【合計金額】 20000円

【備考】納期: ○月○日まで支払い方法: 銀行振込

※ このテンプレートは、必要に応じて項目を追加したり、デザインを変更したりして、自社のビジネススタイルに合わせてカスタマイズしてください。

まとめ

FAX注文書テンプレートを作成することで、業務効率化を図ることができます。今回ご紹介した情報を参考に、ぜひオリジナルのテンプレートを作成してみてください。無料テンプレートをダウンロードして利用するのも良いですが、自社に合ったテンプレートを作成することで、よりスムーズなビジネスコミュニケーションが可能になります。