5W1H報告書テンプレート：誰でも簡単に作れる！書き方から活用場面まで徹底解説
仕事や勉強で、報告書作成に苦労していませんか？「何を書けばいいのかわからない」「時間がかかって大変」と感じる方も多いはず。そんな悩みを解決するのが、5W1H報告書テンプレートです。
この記事では、5W1H報告書テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、初心者にもわかりやすく解説します。さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートも掲載。この記事を読めば、あなたも簡単に5W1H報告書を作成できるようになります！
5W1H報告書テンプレートとは？
5W1Hとは、「Who（誰が）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の頭文字をとったフレームワークです。このフレームワークを活用することで、情報を整理し、抜け漏れなく、分かりやすい報告書を作成できます。
5W1H報告書テンプレートは、このフレームワークに基づいた報告書作成の型です。あらかじめ必要な項目が用意されているため、スムーズに報告書を作成できます。
5W1H報告書テンプレートを作るメリット
- 情報整理が簡単： 5W1Hに沿って情報を整理することで、必要な情報を漏れなく記述できます。
- 伝わりやすい： 情報を構造化することで、読み手が理解しやすい報告書を作成できます。
- 時間短縮： テンプレートを活用することで、報告書作成にかかる時間を短縮できます。
- 質の向上： テンプレートを活用することで、報告書の質を一定に保てます。
5W1H報告書テンプレートの作り方：ステップ形式で解説
ここからは、実際に5W1H報告書テンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。
ステップ1：必要な要素の一覧を作成する
まず、5W1Hの各項目について、報告書に必要な要素を洗い出します。例えば、以下のような要素が考えられます。
- Who（誰が）： 報告者、関係者
- When（いつ）： 発生日時、報告日時
- Where（どこで）： 場所、部署
- What（何を）： 内容、結果
- Why（なぜ）： 目的、背景
- How（どのように）： 手段、方法
ステップ2：デザインのポイント
見やすく、使いやすいテンプレートにするために、以下の点を意識しましょう。
- シンプルなデザイン： 色数を少なくし、ゴチャゴチャしないようにする。
- フォント： 読みやすいフォントを選ぶ。明朝体よりもゴシック体がおすすめ。
- レイアウト： 各項目の配置を工夫し、情報の流れをスムーズにする。
- 余白： 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上させる。
ステップ3：書き方の流れ
報告書を作成する際は、以下の流れを意識しましょう。
- 目的を明確にする： 報告書を作成する目的を明確にすることで、内容がぶれるのを防ぎます。
- 情報を収集する： 必要な情報を集め、整理します。
- 5W1Hに沿って記述する： 収集した情報を、5W1Hの各項目に当てはめて記述します。
- 見直しを行う： 誤字脱字や内容の矛盾がないか確認します。
- 提出する： 上司や関係者に提出します。
ステップ4：使う場面
5W1H報告書テンプレートは、様々な場面で活用できます。
- 業務報告： 日々の業務内容や進捗状況を報告する。
- 会議報告： 会議の内容や決定事項を報告する。
- トラブル報告： 発生したトラブルの内容や対応状況を報告する。
- 調査報告： 調査結果や分析結果を報告する。
ステップ5：注意点
- 正確な情報を記述する： 誤った情報を記述しないように注意する。
- 客観的な視点で記述する： 個人的な感情や主観的な意見を排除する。
- 簡潔に記述する： 無駄な情報を省き、簡潔に記述する。
- 専門用語を避ける： 専門用語を使う場合は、わかりやすく解説する。
サンプルテンプレート：すぐに使える！
ここでは、5W1H報告書テンプレートのサンプルを掲載します。必要に応じて項目を修正し、自由に活用してください。
■ サンプルテンプレート（5W1H報告書テンプレートの例）
【タイトル】 業務報告書
【項目1】 Who（誰が）
- 報告者：〇〇 〇〇
- 所属部署：〇〇部
- 報告先：〇〇 〇〇
【項目2】 When（いつ）
- 報告日：2024年〇月〇日
- 対象期間：2024年〇月〇日～2024年〇月〇日
【項目3】 Where（どこで）
- 場所：〇〇（オフィス、現場など）
- 関連部署：〇〇部
【項目4】 What（何を）
- 実施内容：〇〇業務、〇〇作業、〇〇会議
- 成果：〇〇件完了、〇〇達成、〇〇改善
【項目5】 Why（なぜ）
- 目的：〇〇改善のため、〇〇達成のため
- 背景：〇〇の課題解決のため、〇〇の要求に応えるため
【項目6】 How（どのように）
- 方法：〇〇の手法で、〇〇のツールを使用
- プロセス：〇〇の順序で、〇〇の体制で実施
【備考】
- 特記事項：〇〇について、〇〇の課題が発生
- 今後の予定：〇〇について、〇〇の対策を実施予定
※ このテンプレートはあくまで一例です。報告内容に合わせて項目を調整してください。
まとめ
5W1H報告書テンプレートを活用することで、報告書作成の効率化、質の向上を図ることができます。この記事で紹介した作り方を参考に、ぜひ自分だけのテンプレートを作成してみてください。
テンプレート作成に慣れてきたら、用途に合わせて項目を増やしたり、デザインをアレンジしたりして、さらに使いやすいテンプレートに進化させていきましょう。
