運転者台帳テンプレート

運転者台帳テンプレートの作り方：安全運転のために必要な情報を一元管理！

「運転者台帳って必要？」「どうやって作ればいいの？」

安全運転を徹底するため、企業や事業所では運転者台帳の作成・管理が重要です。しかし、初めて作成する担当者の方にとっては、何を書けばいいのか、どんな書式にすればいいのか迷ってしまうことも多いのではないでしょうか。

この記事では、運転者台帳の必要性から、テンプレートの作り方、具体的な記入例まで、初心者にもわかりやすく解説します。この記事を読めば、自社に合った運転者台帳をスムーズに作成・運用できるようになりますよ！

運転者台帳とは？なぜ必要なの？

運転者台帳とは、業務で自動車を運転する従業員の情報を記録・管理するためのものです。道路交通法に基づいて作成が義務付けられており、安全運転管理者は必ず備え付けておく必要があります。

運転者台帳を作成・管理することで、以下のメリットがあります。

安全運転の意識向上: 運転者の情報を把握することで、安全運転に対する意識を高めることができます。
事故防止: 運転者の健康状態や運転技能を把握することで、事故のリスクを減らすことができます。
法令遵守: 道路交通法に基づいた記録を保持することで、法令遵守を徹底できます。
リスク管理: 万が一、事故が発生した場合でも、運転者の情報を速やかに把握し、適切な対応をとることができます。

運転者台帳テンプレートの作り方：必要な要素とポイント

ここからは、運転者台帳テンプレートの作り方をステップごとに解説していきます。

1. 必要な要素の一覧

まず、運転者台帳に必要な要素をリストアップしましょう。以下の項目は必須項目となります。

運転者の情報:
- 氏名
- 生年月日
- 住所
- 運転免許証の種類・番号・有効期限
- 運転経歴
健康状態:
- 健康診断の結果
- 服用薬の有無
- 病歴
安全運転に関する情報:
- 運転適性検査の結果
- 運転技能講習の受講状況
- 過去の事故歴・違反歴
- 安全運転に関する誓約書
その他:
- 緊急連絡先
- その他特記事項

これらの項目に加えて、自社の業務内容や安全管理体制に合わせて必要な項目を追加しましょう。例えば、長距離運転が多い場合は、睡眠時間や疲労度に関する項目を追加することも有効です。

2. デザインのポイント

運転者台帳は、情報を正確に記録・管理するために、見やすく、使いやすいデザインにすることが重要です。以下のポイントを参考に、デザインを検討しましょう。

シンプルで見やすいレイアウト: 情報が探しやすく、入力しやすいように、シンプルなレイアウトを心がけましょう。
フォントの種類とサイズ: 見やすいフォントを選び、適切なサイズに設定しましょう。
色使い: 色分けすることで、情報を区別しやすくなります。ただし、色を使いすぎると見づらくなるため、注意が必要です。
記入欄の広さ: 各項目の内容に合わせて、十分な広さの記入欄を確保しましょう。
電子化を考慮: Excelなどの表計算ソフトで作成する場合、関数やマクロを活用することで、入力作業を効率化できます。

3. 書き方の流れ

運転者台帳の書き方は、以下の流れで進めましょう。

新規採用時: 新規採用時に、運転免許証の確認、健康状態の確認、安全運転に関する誓約書の提出などを行います。これらの情報を元に、運転者台帳を作成します。
定期的な更新: 定期的に、健康診断の結果や運転免許証の更新状況などを確認し、運転者台帳を更新します。
事故・違反発生時: 事故や違反が発生した場合は、速やかに情報を記録し、原因究明や再発防止策に役立てます。

4. 使う場面

運転者台帳は、以下の場面で活用されます。

安全運転管理者による定期的な確認: 安全運転管理者は、運転者台帳を定期的に確認し、運転者の健康状態や運転技能を把握します。
事故発生時の原因究明: 事故が発生した場合、運転者台帳を参考に、事故の原因を究明します。
運転指導: 運転者の運転技能が不足している場合は、運転者台帳を参考に、適切な運転指導を行います。
監査対応: 監査の際には、運転者台帳を提出し、安全運転管理体制を説明します。

5. 注意点

運転者台帳を作成・管理する際には、以下の点に注意しましょう。

個人情報保護: 運転者台帳には、個人情報が含まれます。個人情報保護法に基づき、適切な管理を行いましょう。
正確な情報の記録: 運転者台帳には、正確な情報を記録しましょう。虚偽の情報を記録すると、法律違反となる可能性があります。
定期的な更新: 運転者台帳は、定期的に更新し、最新の状態を保ちましょう。
安全運転管理者による確認: 安全運転管理者は、運転者台帳を定期的に確認し、問題点があれば速やかに改善しましょう。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成！

それでは、実際に運転者台帳のテンプレートを作成してみましょう。ここでは、Excelを使った簡単な例を紹介します。

ステップ1: Excelを開き、新しいシートを作成します。

ステップ2: 以下の項目を入力します。（A列から順番に入力）

A列: 氏名
B列: 生年月日
C列: 住所
D列: 運転免許証の種類
E列: 運転免許証番号
F列: 運転免許証有効期限
G列: 健康診断結果 (日付)
H列: 服用薬の有無
I列: 過去の事故歴 (有/無)
J列: 過去の違反歴 (有/無)
K列: 特記事項

ステップ3: 各項目の列幅を調整します。

ステップ4: 見出しを太字にするなど、書式を整えます。

ステップ5: 必要に応じて、入力規則を設定します。（例: 服用薬の有無は「有」「無」のみ選択可能にする）

ステップ6: テンプレートを保存します。（例: 運転者台帳テンプレート.xlsx）

これで、基本的な運転者台帳テンプレートが完成しました。必要に応じて、項目の追加やデザインの変更を行い、自社に合ったテンプレートにカスタマイズしてください。

サンプルテンプレート：運転者台帳の例

■ サンプルテンプレート（運転者台帳テンプレートの例）【タイトル】運転者台帳テンプレート

【項目1】氏名：○○○○

【項目2】運転免許証番号：○○○○

【項目3】健康状態：良好（〇年〇月〇日健康診断受診）

【備考】定期的な健康チェックと安全運転講習の受講を推奨します。

まとめ

運転者台帳は、安全運転を徹底するための重要なツールです。この記事で紹介した情報を参考に、自社に合った運転者台帳を作成し、安全運転管理体制を強化しましょう。安全運転は、従業員の安全を守るだけでなく、企業の信頼性向上にもつながります。