連絡書テンプレート：簡単作成ガイド！必要な要素からデザイン、書き方、注意点まで徹底解説
連絡書って、意外と書く機会が多いですよね。社内でのちょっとした情報共有から、お客様への丁寧なご報告まで、様々な場面で必要になります。でも、毎回ゼロから書くのは面倒…。そこで今回は、誰でも簡単に使える連絡書テンプレートの作り方を徹底解説します！必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点…全てまとめてお届けしますので、ぜひこの記事を参考に、自分だけの最強テンプレートを作り上げてくださいね！
なぜ連絡書テンプレートが必要なの？
- 時間の節約: 毎回ゼロから書く手間を省き、効率的に業務を進めることができます。
- 品質の均一化: 誰が書いても一定のクオリティを保て、企業イメージの向上にも繋がります。
- ミスの削減: 必須項目をテンプレートに含めることで、記入漏れや誤記を防ぐことができます。
- 情報共有の円滑化: フォーマットが統一されているため、受け取る側も内容を理解しやすくなります。
連絡書テンプレート作成のステップ
ステップ1：必要な要素を洗い出す
まずは、どんな情報を伝えたいのか、どんな場面で使うのかを明確にしましょう。連絡書に必要な要素は、目的や用途によって異なりますが、一般的には以下の要素が含まれます。
- 宛名: 誰に宛てた連絡書なのかを明記します。部署名、役職、個人名などを記載しましょう。
- 差出人: 誰が連絡書を作成したのかを明記します。所属部署、役職、氏名などを記載しましょう。
- 日付: 作成日を記載します。
- 件名: 連絡書の概要を簡潔に示します。一目で内容がわかるように、具体的なキーワードを含めましょう。
- 本文: 連絡事項を具体的に記載します。結論を最初に書き、理由や詳細を後から記述すると、読みやすくなります。
- 結び: 締めくくりの言葉を記載します。「以上、よろしくお願いいたします」などが一般的です。
- 署名: 必要に応じて、署名または押印をします。
ステップ2：デザインのポイント
連絡書は、内容だけでなく見た目も大切です。読みやすく、見やすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいフォント（明朝体、ゴシック体など）を選びましょう。
- フォントサイズ: 本文は10.5pt～12pt程度が一般的です。
- 行間: 適度な行間を空けることで、読みやすさが向上します。
- 余白: 用紙の上下左右に適切な余白を設けることで、スッキリとした印象になります。
- 色: 基本的には白黒で使用しますが、必要に応じてアクセントカラーを使用しても良いでしょう。ただし、使いすぎには注意が必要です。
- 罫線: 必要な箇所に罫線を入れることで、情報を整理しやすくなります。
ステップ3：書き方の流れ
- 件名: 簡潔かつ具体的に、連絡内容を要約します。
- 宛名: 正式な役職名と氏名を記載します。
- 挨拶: 時候の挨拶は省略しても構いません。「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶で十分です。
- 本文: 結論を最初に述べ、理由や詳細を具体的に説明します。箇条書きや段落分けを活用すると、読みやすくなります。
- 結び: 締めくくりの言葉を添え、署名または押印をします。
ステップ4：使う場面を想定する
連絡書は、様々な場面で使用されます。
- 社内連絡: 部署間の情報共有、会議の報告、業務指示など。
- 社外連絡: お客様への報告、取引先への連絡、問い合わせへの回答など。
それぞれの場面に合わせて、テンプレートを使い分けましょう。例えば、お客様への連絡書は、より丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。
ステップ5：注意点
- 正確性: 誤字脱字がないか、内容に誤りがないか、十分に確認しましょう。
- 簡潔性: 冗長な表現を避け、簡潔に情報を伝えましょう。
- 丁寧な言葉遣い: 相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 機密情報: 取り扱う情報によっては、セキュリティに配慮する必要があります。
実践的な手順：Wordで簡単テンプレート作成！
ここでは、Wordを使って連絡書テンプレートを作成する手順を解説します。
- Wordを起動し、新しいドキュメントを作成します。
- ページ設定で、用紙サイズ、余白などを調整します。
- ヘッダーに会社名やロゴなどを挿入します。（必要に応じて）
- 以下の要素をWordに入力します。
- 宛名
- 差出人
- 日付
- 件名
- 本文
- 結び
- 署名
- フォント、フォントサイズ、行間などを調整します。
- 必要な箇所に罫線や表を挿入します。
- テンプレートとして保存します。（ファイル → 名前を付けて保存 → ファイルの種類を「Wordテンプレート(*.dotx)」に選択）
これで、あなただけのオリジナル連絡書テンプレートが完成です！
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（社内連絡の例） 【タイトル】 【社内連絡】〇〇プロジェクト進捗状況について
【宛名】 〇〇部長
【差出人】 〇〇部 〇〇課 〇〇
【日付】 2024年〇月〇日
【本文】 〇〇プロジェクトの進捗状況について、下記の通りご報告いたします。
- 〇〇の進捗：〇〇
- 〇〇の課題：〇〇
- 今後の対応：〇〇
【結び】 以上、よろしくお願いいたします。
【備考】 進捗状況は、必要に応じて詳細を追記してください。
まとめ
連絡書テンプレートは、業務効率化に役立つだけでなく、企業イメージの向上にも繋がります。この記事を参考に、ぜひ自分だけの最強テンプレートを作り上げてくださいね！
