辞令テンプレート枠で迷わない！失敗しないテンプレートの作り方ガイド
人事担当者の皆さん、あるいは辞令を出す機会のある皆さん、辞令の作成でお困りではありませんか？ 毎回ゼロから作るのも大変だし、書式がバラバラになるのも避けたいですよね。そこで今回は、辞令テンプレート枠を有効活用し、誰でも簡単に、かつ、失敗しないテンプレートを作成する方法を徹底解説します！
なぜ辞令テンプレートが必要なの？
辞令は、従業員の異動や昇進など、会社としての重要な決定を伝える公式文書です。だからこそ、正確性はもちろん、統一感のあるフォーマットで作成することが重要になります。
- 効率化： 毎回ゼロから作成する手間を省き、時間短縮につながります。
- 正確性： 必要な項目を網羅し、記載漏れを防ぎます。
- 統一感： 社内の辞令の書式を統一し、企業イメージを向上させます。
- 法的な証拠： 後々のトラブルを防ぐための証拠書類としての役割も担います。
テンプレート作成前に知っておきたいこと
テンプレートを作る前に、どんな場面で、誰に、どのような内容を伝えたいのかを明確にしておくことが重要です。
1. 必要な要素を洗い出す
辞令に必要な要素は、異動の種類や企業の規定によって異なります。一般的に含まれる要素は以下の通りです。
- 発令日: 辞令が発令される日付。
- 被発令者: 辞令の対象となる従業員の氏名と所属。
- 発令者: 辞令を発令する役職と氏名。
- 辞令内容: 異動、昇進、転勤などの具体的な内容。
- 発令根拠: 異動や昇進の理由（例：組織改編、人事評価など）。
- 備考: その他特記事項（例：着任日、引継ぎ事項など）。
2. デザインのポイント
辞令は公式文書であるため、シンプルで読みやすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、見やすいフォントを選びましょう。
- 文字サイズ: 適切な文字サイズを設定し、全体が見やすいように調整しましょう。
- レイアウト: 余白を十分に確保し、文字が詰まりすぎないようにしましょう。
- 社印: 社印の場所を考慮し、バランスの取れた配置にしましょう。
3. 書き方の流れ
- ヘッダー： 辞令のタイトルを記載します（例：「辞令」）。
- 宛名： 被発令者の氏名と所属を記載します（例：「〇〇部 〇〇様」）。
- 本文： 辞令内容を簡潔に記載します（例：「貴殿を〇〇部に異動を命ず」）。
- 発令日： 発令日を記載します（例：「令和〇年〇月〇日」）。
- 発令者： 発令者の役職と氏名を記載し、社印を押印します。
- 備考： 必要に応じて特記事項を記載します。
4. テンプレートを使う場面
- 異動辞令： 部門異動、部署異動など。
- 昇進辞令： 役職の昇進など。
- 転勤辞令： 他の事業所や支店への転勤など。
- 出向辞令： 関連会社や取引先への出向など。
5. 注意点
- 誤字脱字のチェック： 重要な文書なので、誤字脱字がないか必ず確認しましょう。
- 法的な問題： 労働基準法などの法律に違反しない内容であることを確認しましょう。
- 個人情報保護： 個人情報保護の観点から、適切な管理を徹底しましょう。
- 社内規定の確認： 辞令に関する社内規定がある場合は、それに沿って作成しましょう。
実践！ステップ形式でテンプレートを作ってみよう
ここでは、一般的な異動辞令のテンプレートを例に、具体的な作成手順を解説します。
ステップ1：使用するソフトを選ぶ
Word、Excel、Pagesなど、普段使い慣れているソフトを選びましょう。Wordが最も一般的で、書式設定も簡単です。
ステップ2：必要な要素を書き出す
上記の「必要な要素を洗い出す」で確認した項目を、メモなどに書き出します。
ステップ3：テンプレート枠を作成する
ソフトを立ち上げ、以下の要素を配置していきます。
- ヘッダー： 「辞令」と記載。フォントサイズは大きめに。
- 宛名： 「〇〇部 〇〇様」と記載。（〇〇は後で入力）
- 本文： 「貴殿を〇〇部に異動を命ず」と記載。（〇〇は後で入力）
- 発令日： 「令和〇年〇月〇日」と記載。（〇〇は後で入力）
- 発令者： 「株式会社〇〇 代表取締役 〇〇」と記載。（〇〇は後で入力）
- 社印欄： 社印を押す場所を確保。（四角い枠などを設けると便利）
- 備考： 必要に応じて「着任日：令和〇年〇月〇日」などを追記。（〇〇は後で入力）
ステップ4：書式を整える
フォント、文字サイズ、レイアウトなどを調整し、見やすい書式に整えます。
ステップ5：保存する
テンプレートとして保存します。ファイル名は「異動辞令テンプレート」など、分かりやすい名前にしましょう。
サンプルテンプレート：異動辞令
■ サンプルテンプレート（辞令 テンプレート 枠 の例） 【タイトル】 辞令
【宛名】 〇〇部 〇〇様
【本文】 貴殿を〇〇部に異動を命ず。
【発令日】 令和〇年〇月〇日
【発令者】 株式会社〇〇 代表取締役 〇〇
【社印欄】 (ここに社印)
【備考】 着任日：令和〇年〇月〇日
※ このテンプレートは異動辞令の例です。昇進辞令など、他の種類の辞令を作成する場合は、本文などを適宜変更してください。
まとめ
辞令テンプレート枠を活用すれば、辞令作成の負担を大幅に軽減できます。今回ご紹介した手順を参考に、自社に合ったテンプレートを作成し、効率的かつ正確な辞令作成を実現してください。
