議事録テンプレート完全攻略！もう会議の記録で困らない！【無料サンプル付き】
会議の議事録作成、毎回大変だと思っていませんか？ 必要な情報を漏れなく記録したいけど、時間がかかるし、どこから手を付ければいいかわからない…そんな悩み、この記事で解決できます！ 議事録テンプレートを使えば、会議の内容を効率的にまとめられ、後で見返しやすい資料が簡単に作成できます。
この記事では、議事録テンプレートの作り方を徹底解説！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式でわかりやすく説明します。さらに、すぐに使える議事録テンプレートのサンプルもご用意しました。この記事を読めば、あなたも今日から議事録作成マスターです！
議事録テンプレートを作るメリットとは？
なぜ議事録テンプレートが必要なのでしょうか？ それは、以下のメリットがあるからです。
- 効率的な記録： あらかじめ必要な項目が用意されているので、会議中に迷うことなく情報を記録できます。
- 情報の網羅性： テンプレートに沿って記録することで、重要な情報の漏れを防ぎます。
- 共有のしやすさ： 形式が統一されているため、参加者全員が内容を理解しやすくなります。
- 振り返りの容易さ： 後から議事録を見返す際に、必要な情報にすぐにアクセスできます。
つまり、議事録テンプレートは、会議をより円滑に進め、その成果を最大限に活かすための強力なツールなのです。
議事録テンプレートの作り方：５つのステップ
それでは、実際に議事録テンプレートを作ってみましょう。以下の５つのステップで、あなたにぴったりのテンプレートを作成できます。
ステップ１：必要な要素を洗い出す
まず、どんな情報を記録したいのかを明確にしましょう。議事録に必要な要素は、会議の種類や目的によって異なります。一般的に必要な要素は以下の通りです。
- 会議名： 会議の正式名称を記載します。
- 開催日時： 会議が開催された日付と時間を記載します。
- 開催場所： 会議が行われた場所を記載します。（オンライン会議の場合は、使用したツール名などを記載）
- 参加者： 出席者の氏名を記載します。
- 欠席者： 欠席者の氏名を記載します。
- 議題： 会議で話し合われた議題を記載します。
- 決定事項： 会議で決定された内容を記載します。
- 保留事項： 今後検討が必要な事項を記載します。
- 次回開催予定： 次回の会議の予定日時と場所を記載します。（未定の場合は「未定」と記載）
- 担当者： 各議題の担当者や、決定事項を実行する担当者を記載します。
- 備考： その他、特記事項や補足情報を記載します。
ステップ２：デザインを決める
必要な要素を洗い出したら、テンプレートのデザインを決めましょう。デザインは、見やすさと使いやすさを重視することが重要です。
- フォント： 読みやすいフォントを選びましょう。ゴシック体や明朝体など、用途に合わせて使い分けるのもおすすめです。
- レイアウト： 各要素の配置を考えましょう。項目ごとに区切り線を引いたり、色分けしたりすると見やすくなります。
- 余白： 適度な余白を設けることで、情報を整理しやすくなります。
- 色使い： 色を使いすぎると見づらくなるため、シンプルにまとめるのがおすすめです。
ステップ３：書き方の流れを定める
テンプレートが決まったら、書き方の流れを定めましょう。テンプレートに記入する際のルールを決めておくことで、誰が書いても同じように情報を記録できます。
- 時系列順に記録： 会議の流れに沿って、時系列順に情報を記録しましょう。
- 箇条書きを活用： 要点を絞り、箇条書きで簡潔に記述しましょう。
- 具体的な表現： あいまいな表現は避け、具体的な言葉で記述しましょう。
- 発言者を明記： 誰が発言したのかを明確にすることで、責任の所在を明らかにできます。
ステップ４：使う場面を想定する
議事録テンプレートは、様々な場面で活用できます。会議の種類や目的に合わせて、テンプレートを使い分けましょう。
- 定例会議： 毎週、毎月など定期的に開催される会議向けのテンプレートです。進捗状況の確認や課題の共有などに役立ちます。
- プロジェクト会議： プロジェクトの進捗管理や課題解決を目的とした会議向けのテンプレートです。タスクの割り振りや進捗状況の把握に役立ちます。
- ブレインストーミング会議： 新しいアイデアを生み出すことを目的とした会議向けのテンプレートです。自由な発想を記録し、後から整理するのに役立ちます。
- 重要な意思決定会議： 重要な意思決定を行う会議向けのテンプレートです。決定事項や根拠を明確に記録し、後から振り返る際に役立ちます。
ステップ５：注意点を確認する
議事録を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 正確性： 誤った情報を記載しないように、正確な情報を記録しましょう。
- 客観性： 個人的な意見や感情を交えず、客観的に事実を記録しましょう。
- 簡潔性： 長文にならないように、簡潔に情報をまとめましょう。
- 機密性： 機密情報が含まれる場合は、取り扱いに注意しましょう。
- 迅速性： 会議終了後、速やかに議事録を作成し、共有しましょう。
サンプルテンプレート：すぐに使える議事録テンプレート
それでは、実際に使える議事録テンプレートのサンプルをご紹介します。
■ サンプルテンプレート（定例会議の議事録テンプレートの例） 【タイトル】 定例会議 議事録
【開催日時】 2024年10月27日 10:00～11:00
【開催場所】 オンライン（Zoom）
【参加者】 Aさん、Bさん、Cさん
【欠席者】 Dさん
【議題】
- 先月の売上報告
- 今月の目標設定
- 課題と対策
- その他
【決定事項】
- 今月の売上目標を10%アップ
- Aさんがマーケティング戦略を見直す
- Bさんが新規顧客開拓を行う
【保留事項】
- Dさんの業務分担について
【次回開催予定】 2024年11月3日 10:00～11:00
【担当者】
- マーケティング戦略見直し：Aさん
- 新規顧客開拓：Bさん
【備考】 特になし
※ このテンプレートは、定例会議の例です。会議の種類に合わせて内容を調整してください。
まとめ
議事録テンプレートは、会議の効率化に不可欠なツールです。この記事を参考に、あなたにぴったりのテンプレートを作成し、会議の質を向上させましょう！ そして、もう会議の記録で悩むことはありません。
