講演依頼書テンプレート

講演依頼書テンプレートの作り方：初めてでも安心！スムーズな講演実現のために

講演会やイベントを企画する際、講師の方に講演を依頼する上で欠かせないのが「講演依頼書」です。失礼なく、かつ必要な情報を漏れなく伝えるためには、しっかりとしたテンプレートを用意しておくことが重要です。この記事では、初めての方でも簡単に講演依頼書を作成できるように、テンプレートの作り方を丁寧に解説します。

講演依頼書テンプレートを作る前に知っておくべきこと

講演依頼書は、単なる依頼の文書ではなく、講師の方との信頼関係を築くための大切なツールです。丁寧な文章と必要な情報を提供することで、講演への理解を深め、スムーズな準備につなげることができます。

なぜテンプレートが必要なのか？

毎回ゼロから作成するのは手間がかかりますし、必要な情報を漏らしてしまう可能性もあります。テンプレートがあれば、必要な情報を整理し、効率的に依頼書を作成できます。また、フォーマットを統一することで、イベント全体のプロフェッショナルな印象を与えることができます。

講演依頼書テンプレートの作り方：5つのステップ

ここでは、読者の方が自分で講演依頼書を作成できるように、実践的な手順をステップ形式で解説していきます。

ステップ1：必要な要素を洗い出す

まず、講演依頼書に必要な要素をリストアップしましょう。以下の項目は必須です。

宛名: 講師の方のお名前（役職も記載するとより丁寧です）
差出人: 依頼する側の情報（会社名/団体名、部署名、担当者名、連絡先）
日付: 依頼書作成日
講演タイトル: 講演テーマ
講演日時: 具体的な日時、時間
講演場所: 会場名、住所
講演時間: 講演時間と質疑応答時間
講演料: 謝礼の金額（交通費や宿泊費の負担についても明記）
講演内容: 講演の概要、目的、対象者
依頼の背景: なぜその講師に依頼したいのか、講演の目的や期待
その他: 必要な機材、資料提供のお願い、連絡先など
締めの言葉: 承諾のお願いと感謝の言葉

ステップ2：デザインのポイント

講演依頼書は、内容だけでなく見た目も重要です。以下の点に注意して、読みやすく、好印象を与えるデザインを心がけましょう。

フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選ぶ
文字サイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切なサイズ
余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上
レイアウト: 情報が整理され、見やすいレイアウトにする
色使い: 基本的に白黒で構いませんが、必要に応じて企業ロゴの色などをアクセントとして使う

ステップ3：書き方の流れ

上記の要素を盛り込み、以下の流れで文章を作成します。

挨拶: 丁寧な挨拶から始める（例：「拝啓〇〇先生におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」）
自己紹介: 依頼者の会社/団体名、部署名、担当者名を明記
依頼内容: 講演タイトル、日時、場所、時間、講演料などを具体的に記載
依頼の背景: なぜその講師に依頼したいのか、講演の目的や期待を説明
講演内容: 講演の概要、対象者、期待する効果などを具体的に記載
その他: 必要な機材、資料提供のお願い、連絡先などを記載
締めの言葉: 承諾のお願いと感謝の言葉を述べる（例：「ご多忙中恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」）

ステップ4：使う場面

講演依頼書は、主に以下の場面で使用します。

講演会、セミナー、イベント: 講師を招いて講演を行う場合
研修会: 社員向けの研修を外部講師に依頼する場合
学会、シンポジウム: 研究発表や講演を依頼する場合

ステップ5：注意点

丁寧な言葉遣いを心がける: 講師の方への敬意を払い、失礼のないように注意する
誤字脱字をチェックする: 誤字脱字は相手に失礼な印象を与えるので、必ず確認する
事前に講師のスケジュールを確認する: 講演日時を一方的に決めるのではなく、事前に講師の都合を確認する
講演料や交通費、宿泊費などを明確にする: 後々のトラブルを避けるため、事前に明確にしておく
依頼書を送る前に、一度目を通してもらう: 上司や同僚に目を通してもらい、客観的な意見をもらう

サンプルテンプレート：講演依頼書

ここでは、記事タイトルに合った講演依頼書のサンプルテンプレートを紹介します。

■ サンプルテンプレート（講演依頼書の例）【タイトル】講演依頼書

【宛名】〇〇〇〇様

【差出人】株式会社△△ □□部　山田太郎連絡先：03-1234-5678

【日付】 2024年10月27日

【講演タイトル】「〇〇について」

【講演日時】 2024年11月27日（水）14:00～16:00（質疑応答含む）

【講演場所】株式会社△△　本社大会議室

【講演時間】講演：90分、質疑応答：30分

【講演料】〇〇円（税込） ※別途、交通費・宿泊費は弊社にて負担いたします。

【講演内容】〇〇の現状と今後の展望について、ご講演をお願いいたします。当社の社員向けに、わかりやすく解説していただけると幸いです。

【依頼の背景】〇〇様は、〇〇分野の第一人者であり、長年のご経験と豊富な知識をお持ちでいらっしゃいます。つきましては、当社の社員一同、〇〇様のご講演を通じて、〇〇に関する知識を深め、今後の業務に活かしたいと考えております。

【その他】・プロジェクター、スクリーン、マイクなどの機材は弊社にてご用意いたします。・講演資料につきましては、事前にご提供いただけますと幸いです。

【締めの言葉】ご多忙中恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

【備考】このテンプレートはあくまで一例です。講演内容や講師の方に合わせて、適宜内容を修正してください。

まとめ：スムーズな講演実現のために

講演依頼書は、講演を成功させるための第一歩です。この記事で解説したテンプレートの作り方を参考に、丁寧で分かりやすい依頼書を作成し、講師の方との良好な関係を築きましょう。適切な情報を伝えることで、講演の準備がスムーズに進み、素晴らしい講演会になることを願っています。