講師依頼書のテンプレート作成ガイド：初めてでも安心！
「あの先生にぜひ講演してもらいたい！」そう思った時、まず必要になるのが講師依頼書です。でも、「どう書けばいいのか分からない…」「失礼のないように依頼したい」と悩む方も多いのではないでしょうか？
この記事では、そんなあなたのために、講師依頼書のテンプレート作成方法をわかりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式で丁寧に説明しますので、初めての方でも安心してオリジナルの依頼書を作成できます。
講師依頼書とは？なぜ必要？
講師依頼書は、講演や研修などで講師を招く際に、主催者側が講師に対して正式に依頼を申し込むための書類です。口頭での依頼も可能ですが、依頼内容を明確にし、後々のトラブルを防ぐためにも書面での依頼が一般的です。
依頼書には、講演の目的や日時、場所、報酬など、重要な情報が記載されます。講師はこの内容を確認し、依頼を受けるかどうか判断します。つまり、講師依頼書は、講師との信頼関係を築くための第一歩と言えるでしょう。
講師依頼書テンプレート作成に必要な要素
講師依頼書のテンプレートを作成する上で、必ず含めるべき要素があります。これらの要素を網羅することで、相手に失礼なく、かつ必要な情報をきちんと伝えることができます。
- 日付: 依頼書を作成した日付を記載します。
- 宛名: 講師の氏名（敬称付き）を記載します。
- 差出人: 主催者名、担当者名、連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載します。
- 件名: 「講師依頼書」であることが一目でわかるように記載します。例：「〇〇セミナー講師ご依頼のお願い」
- 依頼内容:
- 講演テーマ
- 講演日時
- 講演場所
- 講演時間
- 聴衆の対象
- 講演の目的・趣旨
- 報酬:
- 講演料
- 交通費
- 宿泊費（必要な場合）
- 源泉徴収の有無
- その他:
- 講演内容に関する要望（具体的な内容や構成の希望など）
- 資料の有無（資料提供の可否、必要な資料の種類など）
- 質疑応答の有無と時間
- 懇親会の有無（ある場合は詳細）
- 締めの言葉: 依頼に対する感謝の気持ちを込めた丁寧な言葉で締めくくります。例：「ご多忙中とは存じますが、ご検討いただけますと幸いです。」
- 署名: 差出人の氏名を署名または記名押印します。
デザインのポイント：見やすさ、読みやすさ、丁寧さを意識
講師依頼書は、内容だけでなく、見た目も重要です。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを使用しましょう。
- 文字サイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切なサイズを選びましょう。
- レイアウト: 余白を十分に設け、項目ごとに整理されたレイアウトにしましょう。
- 色: 基本的に黒を使用し、必要に応じてワンポイントで色を加える程度にしましょう。
- 書式: 箇条書きや表などを活用し、情報を整理して見やすくしましょう。
全体として、シンプルで見やすく、丁寧な印象を与えるデザインを心がけましょう。
書き方の流れ：ステップ形式で解説
- テンプレートの準備: 上記の必要な要素を参考に、テンプレートを作成します。
- 宛名、差出人情報を入力: 講師の氏名、主催者名、担当者名などを正確に入力します。
- 件名を入力: 「講師依頼書」であることが明確にわかる件名を入力します。
- 依頼内容を具体的に記述: 講演テーマ、日時、場所、時間、聴衆の対象、目的などを具体的に記述します。講師が依頼内容を理解しやすいように、できる限り詳細に説明しましょう。
- 報酬について明記: 講演料、交通費、宿泊費（必要な場合）などを明記します。金額だけでなく、支払い方法や時期についても記載しておくと、後々のトラブルを防ぐことができます。
- その他の要望を記述: 講演内容に関する要望、資料の有無、質疑応答の有無、懇親会の有無などを記述します。
- 締めの言葉を入力: 依頼に対する感謝の気持ちを込めた丁寧な言葉で締めくくります。
- 署名: 差出人の氏名を署名または記名押印します。
- 誤字脱字チェック: 作成した依頼書を再度確認し、誤字脱字がないかチェックします。
- 印刷・送付: 印刷し、封筒に入れて送付します。メールで送付する場合は、PDF形式で添付するのが一般的です。
使う場面：セミナー、講演会、研修など
講師依頼書は、主に以下のような場面で使用されます。
- セミナー: ビジネススキル向上セミナー、健康セミナーなど
- 講演会: 記念講演会、学術講演会など
- 研修: 新入社員研修、管理職研修など
- イベント: 企業イベント、地域イベントなど
注意点：失礼のないように、丁寧に
講師依頼書を作成する上で、特に注意すべき点があります。
- 言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。尊敬語、謙譲語、丁寧語を適切に使用し、失礼のない文章を作成しましょう。
- 正確な情報: 講演日時、場所、報酬など、正確な情報を記載しましょう。誤った情報を記載すると、講師との信頼関係を損ねる可能性があります。
- 余裕を持った依頼: 講師の都合も考慮し、できるだけ余裕を持って依頼しましょう。直前の依頼は、講師のスケジュールが埋まっている可能性が高く、断られることもあります。
- 感謝の気持ち: 依頼を受けてくれるかどうかに関わらず、感謝の気持ちを伝えましょう。
サンプルテンプレート：講演会講師依頼書
■ サンプルテンプレート（講師 依頼 書 テンプレート の例）
【タイトル】 講演会講師ご依頼のお願い
【宛名】 〇〇 〇〇様
【差出人】 〇〇株式会社 人事部 〇〇 〇〇 連絡先：03-XXXX-XXXX
【本文】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社では来る〇〇年〇〇月〇〇日に「〇〇」をテーマとした講演会を開催することとなりました。つきましては、長年にわたり〇〇分野でご活躍されておられます〇〇様に、ぜひ講師としてご登壇いただきたく、ご依頼申し上げます。
講演テーマ：〇〇について 講演日時：〇〇年〇〇月〇〇日（〇）〇〇時～〇〇時（〇〇分間） 講演場所：〇〇株式会社 〇〇会議室 聴衆対象：弊社社員〇〇名 講演料：〇〇円（交通費、宿泊費別途支給）
詳細につきましては、別途ご相談させていただきたく存じます。
ご多忙中とは存じますが、何卒ご検討いただけますようお願い申し上げます。
敬具
【署名】 〇〇株式会社 人事部 〇〇 〇〇
【備考】 ※ 本依頼書はあくまでサンプルです。貴社の状況に合わせて内容を適宜修正してください。 ※ 講演内容に関する詳細なご要望がある場合は、本文に追記してください。
まとめ：自信を持って講師依頼書を作成しよう！
この記事では、講師依頼書のテンプレート作成方法について解説しました。必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、注意点などを理解することで、自信を持ってオリジナルの講師依頼書を作成できるはずです。
ぜひ、この記事を参考に、魅力的な講師依頼書を作成し、素晴らしい講演会を実現してください！
