給与支払証明書無料テンプレート

給与支払証明書無料テンプレート：自分で簡単に作成する方法と注意点

給与支払証明書は、従業員が金融機関から融資を受ける際や、確定申告を行う際に必要となる重要な書類です。企業側は従業員からの依頼に応じて速やかに発行する必要があります。この記事では、給与支払証明書を無料で簡単に作成できるテンプレートと、その作り方を分かりやすく解説します。

なぜ給与支払証明書が必要なの？

給与支払証明書は、従業員の収入を証明する公的な書類です。主に以下のような場面で必要となります。

住宅ローンや自動車ローンなどの融資審査: 金融機関は、融資の審査において返済能力を判断するために、収入を証明する書類を求めます。給与支払証明書は、その有力な証明書となります。
クレジットカードの申し込み: クレジットカード会社も、申し込み者の返済能力を確認するために収入証明を求めることがあります。
保育園の入園申請: 保育園の入園審査では、家庭の収入状況を把握するために給与支払証明書が必要となる場合があります。
確定申告: 確定申告で医療費控除や住宅ローン控除などを受ける場合、給与所得の証明として添付書類を求められる場合があります。
転職活動: 新しい会社に給与額を伝える際、以前の給与を証明する書類として提出を求められることがあります。

給与支払証明書のテンプレートを作る前に

給与支払証明書のテンプレートを作る前に、まず必要な要素を確認しましょう。

必要な要素一覧

発行日: 証明書を発行する日付
会社名: 証明書を発行する会社名
所在地: 会社の本社所在地
連絡先: 会社の電話番号など
従業員名: 証明対象となる従業員の氏名
生年月日: 証明対象となる従業員の生年月日
住所: 証明対象となる従業員の住所
給与支払期間: 証明対象となる給与の支払期間（例：2023年1月1日～2023年12月31日）
支払金額: 支払期間中の給与総額
所得税額: 支払期間中に源泉徴収した所得税の総額
備考: 必要に応じて、扶養人数やその他の特記事項

デザインのポイント

シンプルで見やすいデザイン: 複雑な装飾は避け、必要な情報がすぐにわかるようにシンプルにまとめましょう。
フォントの統一: 読みやすいフォントを選び、全体を通して統一感のあるデザインにしましょう。
余白の活用: 適度な余白を設けることで、見やすくスッキリとした印象になります。
会社のロゴの挿入: 会社のロゴを挿入することで、公式書類としての信頼性が高まります。

書き方の流れ

必要事項の入力: 上記の「必要な要素一覧」に沿って、各項目に正確な情報を入力します。
金額の確認: 支払金額や所得税額など、金額に関わる情報は特に注意して確認しましょう。
誤字脱字のチェック: 記入漏れや誤字脱字がないか、再度確認しましょう。
捺印: 会社の角印を捺印します。

使う場面

従業員からの依頼があった場合
従業員が退職した場合
その他、従業員の収入証明が必要な場合

注意点

個人情報の保護: 給与支払証明書には、従業員の個人情報が記載されています。厳重に管理し、第三者に漏洩することのないように注意しましょう。
正確な情報の記載: 記載する情報は、必ず正確なものでなければなりません。誤った情報を記載すると、従業員に不利益が生じる可能性があります。
保管義務: 給与支払証明書は、税法上の保管義務があります。発行後一定期間は、適切に保管しましょう。

給与支払証明書の作り方：実践的な手順

以下のステップに従って、自分で給与支払証明書のテンプレートを作成してみましょう。

ステップ1：使用するソフトを選ぶ

Microsoft Word: 一般的なオフィスソフトで、多くの人が使い慣れているため、簡単にテンプレートを作成できます。
Microsoft Excel: 表計算ソフトですが、レイアウトを調整すれば、給与支払証明書を作成することも可能です。特に、金額の計算が必要な場合に便利です。
Googleドキュメント: 無料で利用できるオンラインの文書作成ツールです。どこからでもアクセスできるため、便利です。
その他： 経理ソフトの中には、給与支払証明書を作成する機能が搭載されているものもあります。

ステップ2：テンプレートを作成する

使用するソフトを決め、上記の「必要な要素一覧」を参考に、テンプレートを作成します。以下のサンプルテンプレートを参考に、レイアウトやフォントを調整しましょう。

ステップ3：必要事項を入力する

従業員の氏名、住所、給与支払期間、支払金額、所得税額などの必要事項を正確に入力します。

ステップ4：確認と印刷

入力内容に誤りがないか、再度確認し、印刷します。

ステップ5：捺印

会社の角印を捺印します。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（給与支払証明書無料テンプレートの例）

【タイトル】給与支払証明書

【発行日】 2024年5月16日

【会社名】株式会社〇〇〇〇

【所在地】東京都〇〇区〇〇町〇丁目〇番〇号

【連絡先】 03-XXXX-XXXX

【従業員名】〇〇〇〇

【生年月日】 19XX年X月X日

【住所】東京都〇〇区〇〇町〇丁目〇番〇号

【給与支払期間】 2023年1月1日～2023年12月31日

【支払金額】金〇〇〇〇円

【所得税額】金〇〇〇〇円

【備考】扶養人数：〇名

※ 上記内容は証明に相違ありません。

株式会社〇〇〇〇代表取締役〇〇〇〇

[会社の角印]

【備考】必要に応じて、社会保険料や雇用保険料などの項目を追加してください。

まとめ

給与支払証明書は、従業員にとって重要な書類です。この記事で紹介したテンプレートと作り方を参考に、正確で分かりやすい給与支払証明書を作成しましょう。テンプレートを上手に活用すれば、時間と手間を大幅に削減できます。