稟議書テンプレート作成ガイド：もう書類作成で悩まない！必要な要素から書き方、サンプルまで徹底解説
日々の業務で必ずと言っていいほど発生する稟議。毎回同じような内容を書くのは時間も手間もかかりますよね。そこで今回は、稟議書テンプレートを作成する方法を徹底解説します！必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点など、テンプレート作成に必要な情報を網羅。さらに、実践的な手順やサンプルテンプレートも掲載しているので、この記事を読めば、あなたも簡単にオリジナルテンプレートを作成できます。もう稟議書作成で悩む必要はありません！
1. 稟議書テンプレート作成の必要性：なぜテンプレートが必要なのか？
稟議書は、社内で重要な意思決定を行うための正式な文書です。しかし、毎回ゼロから作成していては、時間も手間もかかります。そこで、テンプレートを活用することで、以下のようなメリットが得られます。
- 時間短縮: 必要な項目が予め設定されているため、効率的に作成できます。
- 記入漏れ防止: 必要な項目が網羅されているため、記入漏れを防ぎます。
- 質の均一化: テンプレートを使用することで、稟議書の質が均一化され、審査の公平性が保たれます。
- 承認プロセスの迅速化: 必要な情報が明確に記載されているため、承認プロセスがスムーズに進みます。
2. 稟議書テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
テンプレートを作成する上で、まず重要なのは必要な要素を洗い出すことです。
2.1. 必要な要素の一覧
最低限、以下の要素は含めるようにしましょう。
- 申請日: 稟議書を作成した日付
- 申請者: 申請者の所属部署と氏名
- 件名: 稟議の内容を簡潔に表すタイトル
- 稟議内容: 具体的な内容、目的、背景などを詳細に記述
- 理由: 稟議に至った理由や根拠
- 費用: 必要な費用とその内訳 (見積書などを添付)
- 期待される効果: 稟議が承認された場合に期待できる効果
- 添付資料: 稟議内容を補足する資料 (企画書、見積書など)
- 承認欄: 承認者の役職と氏名、承認日
- 備考: 特記事項や補足説明
2.2. デザインのポイント
- シンプルで見やすいレイアウト: 情報が見やすく整理されていることが重要です。
- フォントの統一: 全体を通して同じフォントを使用し、統一感を出す。
- 重要な箇所は強調: 太字や下線、色などを効果的に使用し、重要な箇所を強調する。
- 余白の活用: 適度な余白を設けることで、読みやすい文書にする。
- 会社ロゴの挿入: 必要に応じて会社ロゴを挿入する。
3. 稟議書の書き方の流れ：迷わず書ける！
テンプレートができたら、実際に稟議書を書いてみましょう。以下の流れで進めるとスムーズです。
- 件名の記入: 稟議の内容を簡潔に表す件名を記入する。
- 稟議内容の詳細記述: 具体的な内容、目的、背景などを詳細に記述する。5W1H (いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように) を意識すると書きやすいです。
- 理由の説明: 稟議に至った理由や根拠を明確に説明する。客観的なデータや具体的な事例などを提示すると、説得力が増します。
- 費用の明記: 必要な費用とその内訳を詳細に明記する。見積書などの添付資料を忘れずに。
- 期待される効果の記述: 稟議が承認された場合に期待できる効果を具体的に記述する。数値目標などを設定すると、より効果的です。
- 添付資料の準備: 稟議内容を補足する資料 (企画書、見積書など) を準備する。
- 承認欄の確認: 承認者の役職と氏名、承認日を確認する。
- 最終確認: 誤字脱字や内容の矛盾がないか、最終確認を行う。
4. 稟議書を使う場面：どんな時に必要？
稟議書は、以下のような場面で必要となります。
- 新規プロジェクトの立ち上げ: 新しいプロジェクトを始める際に、上長の承認を得るために必要となります。
- 予算の申請: 新しい備品を購入したり、研修に参加するために予算を申請する際に必要となります。
- 人事異動: 社員の異動や昇進を決定する際に必要となります。
- 契約書の締結: 新しい取引先と契約を結ぶ際に必要となります。
- 社内規定の変更: 社内規定を変更する際に必要となります。
5. 稟議書の注意点：承認を得るために
- 正確な情報を記載する: 誤った情報や不確かな情報を記載しないように注意しましょう。
- 根拠となる資料を添付する: 稟議内容を裏付ける根拠となる資料を添付することで、説得力が増します。
- 丁寧に記述する: 読み手が理解しやすいように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 事前に相談する: 承認者に事前に相談することで、承認を得やすくなります。
- 承認者の立場を理解する: 承認者がどのようなことを重視しているのかを理解し、それに合わせた説明を心がけましょう。
6. 実践的な手順：テンプレート作成ステップ
- 既存の稟議書を参考に分析する: 過去に承認された稟議書を参考に、必要な項目や書き方を分析します。
- 必要な項目を洗い出す: 稟議の内容に応じて、必要な項目を洗い出します。
- テンプレートを作成する: ワードやエクセルなどのソフトを使って、テンプレートを作成します。
- デザインを調整する: 見やすく、使いやすいように、デザインを調整します。
- テスト運用する: 実際にテンプレートを使用してみて、使い勝手や改善点を確認します。
- 改善する: テスト運用の結果をもとに、テンプレートを改善します。
7. サンプルテンプレート：稟議書（備品購入）
■ サンプルテンプレート（稟議書 テンプレート の例） 【タイトル】 備品購入稟議書
【申請日】 2024年10月27日
【申請者】 〇〇部 〇〇 〇〇
【件名】 高性能ノートPC購入のお願い
【稟議内容】 業務効率向上のため、高性能ノートPCの購入を申請いたします。現在使用しているPCの処理速度が遅く、業務に支障をきたしております。
【理由】 動画編集作業やデザイン作業など、高負荷な作業を行う機会が増加しており、現在のPCでは処理能力が不足しているため、業務効率が低下しています。高性能ノートPCを導入することで、これらの作業時間を短縮し、生産性を向上させることが期待できます。
【費用】 〇〇〇〇〇円（見積書添付）
【期待される効果】
- 動画編集作業時間の〇〇%短縮
- デザイン作業時間の〇〇%短縮
- 全体的な業務効率の〇〇%向上
【添付資料】
- 見積書
- 製品カタログ
【承認欄】 〇〇部 部長 〇〇 〇〇 承認日：
【備考】 迅速な承認をお願いいたします。
※ このテンプレートは、備品購入の稟議書例として自然に内容を変えて書いています。
さあ、この記事を参考に、あなたもオリジナルの稟議書テンプレートを作成して、日々の業務を効率化しましょう！
