相談記録テンプレート作成ガイド：効果的な記録で相談業務をスムーズに！
相談業務において、記録は非常に重要な役割を果たします。相談内容を正確に記録することで、後々の振り返りや情報共有がスムーズになり、より質の高い支援に繋がるでしょう。しかし、毎回ゼロから記録を作成するのは手間がかかります。そこで役立つのが「相談記録テンプレート」です。この記事では、効果的な相談記録テンプレートの作り方を解説します。
なぜ相談記録テンプレートが必要なのか？
相談記録テンプレートを利用することで、以下のようなメリットがあります。
- 業務効率化: 記録にかかる時間を短縮できます。
- 記録の質向上: 記録内容に一貫性を持たせることができます。
- 情報共有の円滑化: チーム内での情報共有がスムーズになります。
- 振り返りの容易化: 過去の相談内容を容易に振り返ることができます。
- 抜け漏れの防止: 必要な項目を網羅することで、記録の抜け漏れを防ぎます。
相談記録テンプレートの作り方：5つのステップ
相談記録テンプレートを作るにあたって、闇雲に項目を羅列するのではなく、以下のステップに沿って進めることで、より効果的なテンプレートを作成できます。
ステップ１：必要な要素の一覧を洗い出す
まず、どのような情報を記録する必要があるのかを明確にしましょう。相談内容や対象者、相談日時など、記録すべき項目をリストアップします。
必要な要素の例:
- 相談日時
- 相談者情報（氏名、年齢、所属など）
- 相談方法（対面、電話、オンラインなど）
- 相談概要
- 相談内容詳細
- 相談者の状況（表情、感情など）
- 対応内容
- 今後の対応
- 担当者
- 備考
ステップ２：デザインのポイントを押さえる
記録しやすいように、見やすいデザインを心がけましょう。フォントサイズや行間、余白などを調整し、情報を整理して記載できるレイアウトを検討します。
デザインのポイント:
- フォント: 読みやすいゴシック体や明朝体を使用する。
- フォントサイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切なサイズを選ぶ（10.5pt～12pt程度）。
- 行間: 広すぎず、狭すぎない程度に設定し、読みやすくする。
- 余白: 適度な余白を設けることで、記録内容が見やすくなる。
- 罫線: 罫線を使って項目を区切ることで、情報を整理する。
- 色: 必要に応じて、色を使って項目を強調する（ただし、使いすぎには注意）。
ステップ３：書き方の流れを意識する
相談の流れに沿って、記録項目を配置することで、スムーズに記録することができます。時系列順に項目を配置したり、相談のフェーズごとに項目をまとめるなど、工夫してみましょう。
書き方の流れの例:
- 相談者情報（氏名、年齢、所属など）
- 相談日時、相談方法
- 相談概要（相談に至った経緯や目的など）
- 相談内容詳細（具体的な相談内容、相談者の発言など）
- 相談者の状況（表情、感情など）
- 対応内容（具体的なアドバイス、提案など）
- 今後の対応（次回の相談予定、関係機関との連携など）
- 担当者
- 備考
ステップ４：使う場面を想定する
相談の種類や対象者によって、必要な記録項目が異なる場合があります。様々な場面を想定し、汎用性の高いテンプレートを作成しましょう。必要に応じて、項目を追加したり、削除したりできるように、柔軟性を持たせることも重要です。
使う場面の例:
- 児童相談
- 高齢者相談
- 就労相談
- 生活困窮者相談
- メンタルヘルス相談
ステップ５：注意点を意識する
記録内容の正確性や客観性、個人情報の保護など、記録する際の注意点を意識しましょう。また、記録した内容を適切に管理し、情報漏洩を防ぐための対策も講じる必要があります。
注意点:
- 正確な記録: 事実に基づいた正確な情報を記録する。
- 客観的な記録: 感情的な表現は避け、客観的な視点で記録する。
- 個人情報の保護: 個人情報保護法に基づき、個人情報を適切に管理する。
- 守秘義務: 相談内容に関する守秘義務を遵守する。
- 記録の保管: 記録した内容を適切に保管し、紛失や破損を防ぐ。
実践的な手順：相談記録テンプレート作成ステップ
実際にテンプレートを作成する手順を、ステップ形式で具体的に解説します。
ステップ１：記録項目のリストアップ
上記で説明した「必要な要素の一覧」を参考に、記録したい項目をリストアップします。
ステップ２：項目の整理・分類
リストアップした項目を、相談の流れや内容に合わせて整理・分類します。
ステップ３：レイアウトの作成
リストアップした項目を、見やすく整理されたレイアウトに配置します。表計算ソフト（Excelなど）やワープロソフト（Wordなど）を使用すると便利です。
ステップ４：項目の設定
各項目に、入力形式（テキスト、数値、日付など）や入力制限などを設定します。
ステップ５：テスト入力
実際に相談内容を入力し、テンプレートの使いやすさや項目の過不足などを確認します。
ステップ６：修正・改善
テスト入力の結果を踏まえ、テンプレートを修正・改善します。
サンプルテンプレート：相談記録テンプレートの例
■ サンプルテンプレート（相談記録テンプレートの例）
【タイトル】 相談記録テンプレート
【相談日時】 ○○○○年○○月○○日 ○○時○○分
【相談者情報】 氏名：○○○○ 年齢：○○歳 所属：○○○○
【相談概要】 ○○○○（簡潔に相談内容を記述）
【相談内容詳細】 ○○○○（具体的な相談内容を記述）
【相談者の状況】 ○○○○（表情、感情などを記述）
【対応内容】 ○○○○（具体的なアドバイス、提案などを記述）
【今後の対応】 ○○○○（次回の相談予定、関係機関との連携などを記述）
【担当者】 ○○○○
【備考】 ○○○○（特記事項などを記述）
※ このテンプレートはあくまで一例です。相談内容や対象者に応じて、項目を適宜変更してください。
まとめ：相談記録テンプレートを活用して、相談業務をより効果的に！
相談記録テンプレートは、相談業務を効率化し、質の高い支援を提供する上で不可欠なツールです。この記事で紹介した手順やポイントを参考に、ぜひオリジナルの相談記録テンプレートを作成し、日々の業務に役立ててください。効果的な記録は、相談者の方々へのより良い支援に繋がるはずです。
