残業申請書テンプレート

残業申請書テンプレート作成ガイド：もう残業で悩まない！テンプレートの作り方とサンプル付き

残業、誰でもできれば避けたいですよね。でも、どうしても必要な時もあります。そんな時、スムーズに申請できる残業申請書があれば、余計なストレスを抱えずに済みます。この記事では、使いやすい残業申請書のテンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、具体的な手順まで、わかりやすく解説します。さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートもご用意しました！

なぜ残業申請書が必要なの？

残業申請書は、会社が従業員の労働時間を管理し、適切な給与を支払うために重要な書類です。また、残業の必要性を明確にすることで、不要な残業を減らす効果も期待できます。

労働時間の管理: 会社は従業員の労働時間を正確に把握し、労働基準法を遵守する必要があります。
適切な給与の支払い: 残業手当の計算に必要な情報を記録します。
残業の抑制: 残業の理由や必要性を明確にすることで、残業に対する意識を高め、無駄な残業を減らすことができます。

残業申請書テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

まずは、残業申請書に必要な要素を確認しましょう。

必要な要素一覧

申請日: 申請書を提出する日付
所属部署: 申請者の所属部署
氏名: 申請者の氏名
社員番号: 申請者の社員番号
残業予定日: 残業を行う予定の日付
残業時間: 残業を行う予定の時間（開始時間と終了時間）
残業理由: 残業が必要な理由を具体的に記載
業務内容: 残業時に行う具体的な業務内容
上長承認欄: 上長の承認を得るためのサインまたは捺印欄
備考: その他、特記事項など

デザインのポイント

見やすさ: 項目が整理されていて、情報がすぐに見つけられるようにする。
シンプルさ: シンプルなデザインで、入力しやすいようにする。
会社の規定に準拠: 会社の規定に合わせた項目や形式にする。

残業申請書の書き方の流れと使う場面

残業申請書は、残業を行う前に提出するのが一般的です。書き方の流れは以下の通りです。

申請日、所属部署、氏名、社員番号などの基本情報を記入します。
残業予定日、残業時間、残業理由、業務内容を具体的に記入します。
上長に提出し、承認を得ます。

残業申請書は、以下のような場面で使用します。

通常の業務時間内に業務が完了しない場合
緊急の対応が必要な場合
プロジェクトの締め切りが迫っている場合

残業申請書作成の注意点

残業理由を具体的に書く: 「業務多忙」だけではなく、具体的な業務内容を記載しましょう。
正確な時間を記入する: 予定時間を正確に記入し、後で変更があった場合は速やかに報告しましょう。
上長の承認を得る: 必ず上長の承認を得てから残業を行いましょう。
会社の規定を確認する: 会社によって申請書の形式や提出期限が異なる場合があるので、必ず確認しましょう。

実践的な手順：残業申請書テンプレートを作ってみよう！

ここでは、WordやExcelなどを使って、自分で残業申請書のテンプレートを作成する手順を解説します。

ステップ1：WordまたはExcelを起動する

まずは、使い慣れたWordまたはExcelを起動します。

ステップ2：表を作成する

必要な項目を表形式で作成します。Wordの場合は「挿入」タブから「表」を選択し、必要な行数と列数を指定します。Excelの場合は、必要なセルを選択し、罫線を追加します。

ステップ3：項目名を入力する

必要な項目名を入力します。例えば、「申請日」「所属部署」「氏名」「社員番号」「残業予定日」「残業時間」「残業理由」「業務内容」「上長承認欄」「備考」などです。

ステップ4：入力欄を作成する

各項目に対応する入力欄を作成します。Wordの場合は、テキストボックスや線などを利用します。Excelの場合は、セルに直接入力できるようにします。

ステップ5：書式を整える

フォントサイズや配置などを調整し、見やすい書式に整えます。

ステップ6：保存する

テンプレートとして保存します。Wordの場合は「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Wordテンプレート (.dotx)」または「Word 97-2003 テンプレート (.dot)」にします。Excelの場合は、「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Excelテンプレート (.xltx)」または「Excel 97-2003 テンプレート (.xlt)」にします。

サンプルテンプレート：残業申請書

■ サンプルテンプレート（残業申請書テンプレートの例）【タイトル】残業申請書

【項目1】申請日：○○○○年○○月○○日

【項目2】所属部署：○○部

【項目3】氏名：○○ ○○

【項目4】社員番号：○○○○

【項目5】残業予定日：○○○○年○○月○○日

【項目6】残業時間：○○：○○～○○：○○（○時間○分）

【項目7】残業理由：○○○○

【項目8】業務内容：○○○○

【項目9】上長承認：

【備考】・残業時間に変更があった場合は、速やかに報告してください。・残業理由を具体的に記載してください。

※ このテンプレートは、会社の規定に合わせて適宜修正してください。

まとめ：残業申請書をスムーズに作成して、より良い働き方を！

この記事では、残業申請書のテンプレートの作り方を解説しました。ぜひ、自分に合ったテンプレートを作成して、スムーズな残業申請を実現してください。効率的な残業申請は、無駄なストレスを減らし、より集中して業務に取り組むための第一歩です。テンプレートを活用して、より良い働き方を実現しましょう！