株主総会議事録テンプレート作成ガイド：初心者でも簡単！
株主総会、なんだか難しそう…議事録なんてどう書けばいいの？そんな風に思っていませんか？大丈夫！この記事では、株主総会議事録のテンプレートの作り方を、初心者さんでもわかりやすく解説します。テンプレートがあれば、議事録作成がグッと楽になりますよ！
なぜ株主総会議事録が必要なの？
株主総会は、会社の重要な意思決定を行う場。その内容を記録する議事録は、法律で作成が義務付けられています。議事録は、株主総会で行われた議論や決定事項を正確に記録し、後々トラブルが発生した際の証拠となる大切な書類です。
株主総会議事録テンプレート作成に必要な要素
テンプレートを作る前に、どんな要素が必要なのかを把握しておきましょう。
- 日時と場所: 株主総会が開催された日時と場所を正確に記載します。
- 出席者: 出席者の氏名、役職を記載します。議長や、重要な発言をした株主の名前は特に重要です。
- 議事の経過と結果: 株主総会で議論された内容、提案された議案、そしてその結果（賛成、反対の数など）を具体的に記載します。
- 特記事項: 議事録に特に記載すべき事項（例えば、監査役の意見など）があれば記載します。
- 署名: 議長と出席取締役（または代表取締役）が署名または記名押印します。
議事録テンプレートのデザインポイント
見やすさ、使いやすさを意識してデザインしましょう。
- シンプルで見やすいレイアウト: ごちゃごちゃせず、情報を探しやすく。
- フォントと文字サイズ: 読みやすいフォントを選び、適切な文字サイズに。
- 余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさが向上します。
- 重要な部分は強調: 太字や下線を使って、重要な部分を目立たせましょう。
株主総会議事録の書き方の流れ
- 株主総会前にテンプレートを用意: 空欄にしておける部分は空欄にしておき、日時や場所など事前に分かっている情報を入力しておきましょう。
- 株主総会でメモを取る: 議事の進行に合わせて、発言内容や議決結果などをメモします。ICレコーダーで録音しておくのも有効です。
- テンプレートに情報を入力: メモや録音を参考に、テンプレートの空欄を埋めていきます。
- 誤字脱字、内容の確認: 入力が終わったら、誤字脱字がないか、内容に間違いがないかを確認します。
- 署名・押印: 議長と出席取締役（または代表取締役）が署名または記名押印します。
株主総会議事録テンプレートを使う場面
- 毎年の定時株主総会: 決算報告や役員選任など、毎年行われる定時株主総会の記録。
- 臨時株主総会: 重要な意思決定が必要な場合（合併、会社分割など）に開催される臨時株主総会の記録。
株主総会議事録作成の注意点
- 正確性: 事実に基づき、正確に記載することが最も重要です。
- 客観性: 個人的な意見や感情は避け、客観的な記述を心がけましょう。
- 法律・定款の遵守: 会社法や定款に定められたルールに従って作成する必要があります。
- 保存期間: 会社法により、議事録は一定期間（10年間）保存する義務があります。
株主総会議事録テンプレート作成：実践的な手順
ステップ形式で、テンプレート作成を完全サポートします！
ステップ1：基本構成を決める
まずは、議事録の基本構成を決めましょう。上記で説明した「必要な要素」を参考に、必要な項目をリストアップします。
ステップ2：項目を整理・配置する
リストアップした項目を、議事録の流れに沿って整理し、配置します。日付、場所、出席者、議事内容…といった順番が一般的です。
ステップ3：テンプレートを作成する
WordやExcelなどのソフトを使って、テンプレートを作成します。見出し、表、罫線などを活用して、見やすく、使いやすいデザインにしましょう。
ステップ4：サンプルデータを入力する
架空の株主総会を想定して、サンプルデータを入力してみましょう。実際に使ってみることで、使い勝手や改善点が見えてきます。
ステップ5：改善を繰り返す
サンプルデータを入力した結果を踏まえ、テンプレートを改善します。使いにくい部分、分かりにくい部分を修正し、より使いやすいテンプレートを目指しましょう。
株主総会議事録は会社の「歴史」
株主総会議事録は、単なる記録ではありません。会社の「歴史」を語る大切な資料です。丁寧に作成し、適切に管理することで、会社の成長を支える力となるでしょう。
サンプルテンプレート（株主 総会 議事 録 テンプレート の例）
■ サンプルテンプレート（株主 総会 議事 録 テンプレート の例）
【タイトル】 株式会社〇〇 第〇期 定時株主総会議事録
【日時】 〇〇年〇〇月〇〇日（〇）〇〇時〇〇分～〇〇時〇〇分
【場所】 〇〇県〇〇市〇〇町〇〇番地 〇〇ビル〇階 〇〇会議室
【出席者】
- 取締役 〇〇 〇〇（議長）
- 取締役 〇〇 〇〇
- 監査役 〇〇 〇〇
- 株主 〇〇 〇〇 ほか〇名
【議事の経過と結果】 第1号議案 剰余金の処分に関する件
- 議長より、別添の剰余金処分案について説明がなされた。
- 株主〇〇より、配当性向に関する質問があり、取締役〇〇が回答した。
- 審議の結果、本議案は原案通り承認可決された。
第2号議案 取締役〇〇選任に関する件
- 議長より、取締役候補者〇〇について説明がなされた。
- 質疑応答の後、投票により、〇〇は取締役に選任された。
【特記事項】 監査役〇〇より、会計監査に関する意見表明があった。
【備考】 本議事録が正確であることを証するため、議長及び出席取締役は、これに署名または記名押印する。
議長 取締役 〇〇 〇〇 印 出席取締役 取締役 〇〇 〇〇 印
このテンプレートはあくまで一例です。会社の規模や業種、株主総会の内容に合わせて、自由にカスタマイズしてください。
