従業員借用書テンプレート

従業員借用書テンプレートの作り方：これで安心！失敗しない作成ガイド

従業員から物品や金銭を借りる際に必要な「従業員借用書」。会社として、また従業員との信頼関係を保つためにも、しっかりと作成しておきたいですよね。でも、何を書けばいいのか、どんな点に注意すればいいのか、意外と迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、従業員借用書のテンプレートの作り方を、誰でも簡単に理解できるように解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式でご紹介。すぐに使えるサンプルテンプレートもご用意しました。この記事を読めば、もう従業員借用書の作成で悩むことはありません！

従業員借用書とは？どんな時に必要？

従業員借用書は、会社が従業員から私物や金銭を借り受ける際に、その内容を明確にするための書類です。

使う場面の例：

従業員から私物の工具を一時的に借りる場合
従業員から立て替えてもらった経費を、後日精算する場合
従業員の個人的な貯蓄から、一時的に資金を借り受ける場合

従業員借用書を作成することで、借りた物や金額、返却期日などを明確にし、後々のトラブルを防止することができます。また、会社としての責任を明確にし、従業員との信頼関係を構築する上でも重要な役割を果たします。

従業員借用書テンプレートを作る前に：必要な要素を確認

テンプレートを作る前に、まずは従業員借用書に必要な要素を確認しましょう。

必要な要素の一覧：

日付: 借用書を作成した日付
借用者: 会社名と代表者名
貸与者: 従業員名
借用物/借用金額: 具体的な品名、数量、金額
借用理由: なぜ借りる必要があるのか
返却期日/返済期日: いつまでに返すのか、いつまでに支払うのか
返却方法/返済方法: どのように返すのか、どのように支払うのか
利息の有無 (金銭の場合): 利息を支払うかどうか、利率
署名/捺印: 借用者と貸与者の署名と捺印

これらの要素を網羅することで、従業員借用書としての効力を発揮し、トラブルを未然に防ぐことができます。

デザインのポイント：シンプルで見やすく

従業員借用書は、法的な書類としての側面も持ちます。そのため、デザインはシンプルで、誰が見ても分かりやすいものを心がけましょう。

デザインのポイント：

フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを使用
文字サイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切なサイズ
レイアウト: 余白を十分に設け、見やすく配置
罫線: 必要に応じて罫線を使用し、項目を区切る

複雑なデザインや派手な色使いは避け、シンプルで見やすいテンプレートを作成しましょう。

書き方の流れ：抜け漏れを防ぐために

テンプレートに基づいて、従業員借用書を作成する際の流れを解説します。

書き方の流れ：

日付を記入: 借用書を作成した日付を記入します。
借用者と貸与者の情報を記入: 会社名、代表者名、従業員名を正確に記入します。
借用物/借用金額を詳細に記入: 品名、数量、金額など、具体的な内容を記載します。
借用理由を明確に記入: なぜ借りる必要があるのか、具体的な理由を記載します。
返却期日/返済期日を明記: いつまでに返すのか、いつまでに支払うのか、明確な期日を記載します。
返却方法/返済方法を明記: どのように返すのか、どのように支払うのか、具体的な方法を記載します。
利息の有無を明記 (金銭の場合): 利息を支払う場合は、利率も明記します。
署名/捺印: 借用者と貸与者が署名し、捺印します。

上記の手順に沿って記入することで、抜け漏れを防ぎ、正確な従業員借用書を作成することができます。

注意点：トラブルを避けるために

従業員借用書を作成する上で、特に注意すべき点をいくつかご紹介します。

注意点：

内容を明確に: 借用物や金額、期日など、曖昧な表現は避け、具体的な内容を記載しましょう。
利息の制限 (金銭の場合): 利息を支払う場合は、利息制限法に違反しない範囲で設定しましょう。
従業員の同意を得る: 強制的に借りるのではなく、必ず従業員の同意を得てから作成しましょう。
控えを保管する: 作成した従業員借用書は、会社と従業員それぞれが控えを保管しましょう。

これらの点に注意することで、従業員とのトラブルを未然に防ぐことができます。

実践的な手順：テンプレートを使って作成してみよう

それでは、実際にテンプレートを使って、従業員借用書を作成してみましょう。

ステップ1：テンプレートをダウンロード/作成

この記事で紹介しているサンプルテンプレートを参考に、自分に合ったテンプレートを作成、もしくはダウンロードします。

ステップ2：必要事項を記入

テンプレートに沿って、上記で説明した必要な要素を記入していきます。内容をよく確認し、間違いがないように注意しましょう。

ステップ3：従業員に内容を確認してもらう

記入が終わったら、必ず従業員に内容を確認してもらいましょう。不明な点や疑問点があれば、丁寧に説明し、相互理解を深めることが大切です。

ステップ4：署名/捺印

従業員が内容に同意したら、借用者と貸与者が署名/捺印します。

ステップ5：控えを保管

署名/捺印が終わったら、会社と従業員それぞれが控えを保管します。

この手順に沿って作成することで、スムーズに従業員借用書を作成することができます。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（従業員借用書テンプレートの例）

【タイトル】従業員借用書

【日付】 YYYY年MM月DD日

【借用者】株式会社〇〇　代表取締役　〇〇〇〇　印

【貸与者】〇〇〇〇　印

【借用物/借用金額】〇〇 (品名、数量、金額を明記)

【借用理由】〇〇 (具体的な理由を記載)

【返却期日/返済期日】 YYYY年MM月DD日

【返却方法/返済方法】〇〇 (具体的な方法を記載)

【利息の有無 (金銭の場合)】無 / 有 (利率: ○○%)

【備考】必要に応じて文章や注意点を追加

※ 上記のサンプルはあくまで一例です。状況に合わせて適宜変更してください。

まとめ：従業員借用書は信頼関係を築くためのツール

従業員借用書は、単なる形式的な書類ではありません。会社と従業員の信頼関係を築き、より良い関係を維持するための重要なツールです。この記事でご紹介した内容を参考に、適切な従業員借用書を作成し、円滑な企業運営に役立ててください。