式次第テンプレート

式次第テンプレート作成ガイド：初めてでも安心！スムーズな進行のために

イベントや会議の成功には、しっかりとした式次第が不可欠です。でも、いざ作ろうとすると「何から始めたらいいの？」「どんな要素が必要なの？」と悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。

この記事では、「式次第テンプレート」 をキーワードに、初めての方でも安心して式次第を作成できるよう、テンプレートの作り方をステップ形式で解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、注意点まで、具体的にご紹介していきます。

1. 式次第とは？なぜ重要？

式次第とは、イベントや会議の進行順序、内容、担当者などをまとめたものです。参加者にとって、イベントの流れを把握するための羅針盤となり、主催者にとっては、スムーズな進行を助けるための頼れるツールとなります。

参加者にとってのメリット:
- イベント全体の流れを事前に把握できる
- 興味のあるセッションや登壇者を事前にチェックできる
- 時間配分を意識して参加できる
主催者にとってのメリット:
- 時間管理がしやすくなる
- 役割分担が明確になる
- 関係者との連携がスムーズになる
- 予期せぬトラブルへの対応がしやすくなる

2. 式次第テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

効果的な式次第を作るためには、必要な要素をしっかりと押さえ、見やすいデザインを心がけることが重要です。

2.1. 必要な要素一覧

式次第に含めるべき主な要素は以下の通りです。

イベント名: イベントの正式名称を記載します。
開催日時: イベントの開始日時と終了日時を記載します。
開催場所: 会場名と住所を記載します。オンラインイベントの場合は、参加URLを記載します。
プログラム: 各セッションのタイトル、時間、内容、担当者を記載します。休憩時間や質疑応答時間も明記しましょう。
参加者: 対象者（例：社員、学生、一般参加者など）を記載します。
主催者/共催者: イベントの主催者名、共催者名を記載します。
連絡先: 問い合わせ先（電話番号、メールアドレス）を記載します。
注意事項: イベントに関する注意事項（例：服装、持ち物、撮影許可など）を記載します。
地図: 会場の場所がわかりにくい場合は、地図を掲載すると親切です。
タイムテーブル: 一目で時間配分がわかるように、タイムテーブル形式で記載すると見やすくなります。

2.2. デザインのポイント

シンプルで見やすいレイアウト: 情報が整理され、一目で内容が把握できるようなレイアウトを心がけましょう。
フォントの統一: 使用するフォントの種類を絞り、統一感を出すことで、プロフェッショナルな印象を与えられます。
適切なフォントサイズ: 文字が小さすぎると読みにくくなるため、適切なフォントサイズを選びましょう。
色の使い分け: 重要箇所を強調するために、色を効果的に使いましょう。ただし、色数を増やしすぎると見にくくなるため、注意が必要です。
余白の活用: 適度な余白を設けることで、情報が詰まりすぎず、見やすくなります。

3. 式次第の書き方の流れ：ステップ形式で解説

ここでは、具体的な手順に沿って式次第を作成する方法を解説します。

ステップ1：イベントの情報を収集する

まずは、イベント名、開催日時、開催場所、プログラム内容、担当者などの情報を集めましょう。詳細な情報があればあるほど、正確で分かりやすい式次第を作成できます。

ステップ2：テンプレートを選ぶ/作成する

既存のテンプレートを利用するか、自分でテンプレートを作成するかを決めます。インターネット上には、無料で利用できるテンプレートが多数存在します。自分で作成する場合は、WordやExcelなどのソフトウェアを使用すると便利です。

ステップ3：情報を入力する

収集した情報をテンプレートに入力していきます。各項目の情報を正確に記載し、誤字脱字がないか確認しましょう。

ステップ4：デザインを調整する

フォントの種類、フォントサイズ、色の使い方などを調整し、見やすいデザインに仕上げていきます。

ステップ5：関係者と共有し、フィードバックをもらう

作成した式次第を関係者と共有し、内容に間違いがないか、分かりにくい箇所がないかなどを確認してもらいましょう。フィードバックを参考に、必要に応じて修正を行います。

ステップ6：印刷/配布する

最終確認が終わったら、式次第を印刷するか、参加者に配布します。オンラインイベントの場合は、事前にPDFファイルなどで配布すると良いでしょう。

4. 式次第を使う場面と注意点

式次第は、さまざまな場面で活用できます。

会議: 社内会議、役員会議、株主総会など
イベント: 講演会、セミナー、ワークショップ、展示会、式典など
結婚式: 披露宴、二次会など

式次第を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

参加者のレベルに合わせた内容にする: 専門用語を多用せず、誰にでも理解できる言葉を使うように心がけましょう。
時間配分を守る: 各セッションの時間を厳守し、予定通りに進行できるよう努めましょう。
変更があった場合は速やかに周知する: プログラム内容や時間が変更になった場合は、速やかに参加者に周知しましょう。
著作権に配慮する: 他の著作物を使用する場合は、著作権に配慮しましょう。
個人情報保護に配慮する: 参加者の個人情報を記載する場合は、個人情報保護法を遵守しましょう。

5. サンプルテンプレート：会議の式次第

ここでは、会議で使えるシンプルな式次第テンプレートをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（会議の式次第の例）

【タイトル】 〇〇会議式次第

【日時】 2023年〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分

【場所】〇〇会議室

【参加者】〇〇部各位

【プログラム】

開会挨拶（〇時〇分～〇時〇分）
- 〇〇部長
議事（〇時〇分～〇時〇分）
- 議題1：〇〇について
  - 発表者：〇〇
- 議題2：〇〇について
  - 発表者：〇〇
質疑応答（〇時〇分～〇時〇分）
休憩（〇時〇分～〇時〇分）
議事（〇時〇分～〇時〇分）
- 議題3：〇〇について
  - 発表者：〇〇
閉会挨拶（〇時〇分～〇時〇分）
- 〇〇部長

【備考】

会議資料は別途配布いたします。
ご質問は随時受け付けます。
お飲み物は各自でご用意ください。

まとめ：式次第作成でイベントを成功へ！

この記事では、式次第テンプレートの作り方について解説しました。ポイントを押さえれば、初めての方でもスムーズに、効果的な式次第を作成できます。ぜひこの記事を参考に、イベントや会議を成功に導いてください。