回覧板テンプレートをWordで作ろう！簡単ステップでオリジナル回覧板を作成
回覧板、皆さんの会社や地域でも使われていますよね？でも、毎回同じようなフォーマットで回覧していませんか？少し手を加えるだけで、もっと見やすく、伝わりやすい回覧板になるんです！今回は、Wordを使って簡単にオリジナルの回覧板テンプレートを作る方法をご紹介します。
なぜ回覧板テンプレートを自作するの？
- 見た目が良くなる: テンプレートを使うことで、統一感のある、整理された印象を与えることができます。
- 情報伝達がスムーズになる: 必要な情報をわかりやすく配置することで、読み手にとって理解しやすくなります。
- 時間短縮: 毎回同じ項目を入力する手間が省けます。
- オリジナリティ: 自分たちの組織に合ったデザインや項目を取り入れることができます。
回覧板テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
まず、どんな回覧板を作りたいか、イメージを膨らませてみましょう。必要な要素とデザインのポイントを整理することで、スムーズに作成できます。
必要な要素の一覧
- タイトル: 「回覧」であることと、回覧の目的がわかるように記載します。
- 回覧日: 回覧を開始する日付を記載します。
- 回覧先: 回覧する順番を明確にするために、部署名や氏名を記載します。
- 回覧内容: 回覧する内容を簡潔に記載します。
- 確認欄: 読んだ人が確認したことを示すためのチェックボックスやサイン欄を設けます。
- 備考欄: 補足事項や注意書きなどを記載するスペースです。
デザインのポイント
- シンプルで見やすいレイアウト: 情報が整理されていることが大切です。
- フォントの種類とサイズ: 読みやすいフォントを選び、適切なサイズに調整しましょう。
- 色使い: 目立たせたい部分にアクセントカラーを使うと効果的です。ただし、色数を増やしすぎると逆に見づらくなってしまうので注意が必要です。
- 罫線や囲み: 情報の区切りを明確にするために活用しましょう。
- イラストやロゴ: 必要に応じて、会社のロゴやイラストなどを挿入すると、よりオリジナリティのある回覧板になります。
書き方の流れ
- 目的を明確にする: どんな情報を回覧したいのかを明確にしましょう。
- 項目を洗い出す: 必要な情報をリストアップします。
- レイアウトを決める: 情報をどのように配置するか、大まかなレイアウトを考えます。
- Wordで作成: Wordの機能を使って、テンプレートを作成します。
- テスト: 実際に回覧して、使い勝手を確認します。
使う場面
- 社内のお知らせ: 新規制度の導入、イベント告知、休暇のお知らせなど。
- 地域のお知らせ: 防災訓練のお知らせ、イベント告知、清掃活動のお知らせなど。
- 学校からのお知らせ: 行事のお知らせ、PTA活動のお知らせ、休校のお知らせなど。
注意点
- 個人情報の取り扱い: 回覧板には個人情報が含まれる可能性があるため、取り扱いに注意しましょう。
- 回覧期間: 回覧期間を設ける場合は、期間を明記しましょう。
- 緊急時の対応: 緊急性の高い情報は、回覧板だけでなく、他の手段でも伝えるようにしましょう。
- 内容の正確性: 回覧する情報は、必ず正確な情報であることを確認しましょう。
実践的な手順：Wordで回覧板テンプレートを作ってみよう！
それでは、実際にWordを使って回覧板テンプレートを作ってみましょう。以下の手順で進めてください。
ステップ1: Wordを起動し、新しいドキュメントを開く
Wordを起動し、「白紙の文書」を選択して新しいドキュメントを開きます。
ステップ2: 用紙サイズを設定する
「レイアウト」タブから「サイズ」を選択し、用途に合わせた用紙サイズ（A4など）を設定します。
ステップ3: タイトルを入力する
「挿入」タブから「テキストボックス」を選択し、タイトルを入力します。フォントの種類やサイズ、色などを調整して、見やすいタイトルにしましょう。
ステップ4: 回覧情報を入力する
回覧日、回覧先、回覧内容、確認欄、備考欄などの項目を、テキストボックスや表を使って配置します。
ステップ5: デザインを整える
罫線、囲み、色などを活用して、見やすいデザインにしましょう。必要に応じて、会社のロゴやイラストを挿入します。
ステップ6: テンプレートとして保存する
「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Wordテンプレート(*.dotx)」として保存します。
サンプルテンプレート（社内回覧の例）
■ サンプルテンプレート（回覧 板 テンプレート word の例） 【タイトル】 【重要】〇〇プロジェクトに関する回覧
【回覧日】 2024年〇月〇日
【回覧先】
- 開発部
- 営業部
- 広報部
【回覧内容】 〇〇プロジェクトの進捗状況と今後のスケジュールについて
【確認欄】 □ 確認しました（氏名： ）
【備考】 ご不明な点がございましたら、〇〇までご連絡ください。
※ このテンプレートは、社内回覧の例として作成しました。必要に応じて内容を調整してください。
まとめ
いかがでしたでしょうか？Wordを使えば、誰でも簡単にオリジナルの回覧板テンプレートを作成することができます。今回の記事を参考に、ぜひ自分だけの回覧板テンプレートを作ってみてください。きっと、情報伝達がスムーズになり、業務効率もアップするはずです！
