商品 注文 書 テンプレート

商品注文書テンプレート作成ガイド：初心者でも簡単！必要な要素と作り方を徹底解説

商品注文書、手書きで毎回作成していませんか？ 効率化のためには、テンプレートの活用がおすすめです。本記事では、商品注文書のテンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、実際の書き方まで、初心者の方にも分かりやすく解説します。この記事を読めば、あなたも簡単にオリジナルの商品注文書テンプレートを作成し、業務効率を大幅に向上させることができます。

商品注文書テンプレートが必要な理由

商品注文書は、商品を購入する際に、販売者に対して正式な注文内容を伝えるための書類です。テンプレートを使用することで、以下のメリットがあります。

• 業務効率の向上: 毎回同じ内容を記載する手間が省けます。
• 記載漏れの防止: 必要な項目が予め設定されているため、記載漏れを防ぎます。
• 統一感のある書類作成: 会社のフォーマットに合わせて統一されたデザインで作成できます。
• 誤字脱字の減少: テンプレートを使用することで、誤字脱字のリスクを減らすことができます。

商品注文書テンプレートの作り方：5つのステップ

商品注文書のテンプレート作成は、以下のステップで進めるのがおすすめです。

1. 必要な要素の一覧
2. デザインのポイント
3. 書き方の流れ
4. 使う場面
5. 注意点

ステップ1：必要な要素の一覧

まずは、商品注文書に含めるべき必須項目を確認しましょう。以下の項目は必ず含めるようにしましょう。

• 注文番号: 注文を特定するための番号。自動採番機能などを活用すると便利です。
• 注文日: 注文を発行した日付。
• 納品希望日: 商品の納品を希望する日付。
• 発注者情報: 会社名、部署名、担当者名、住所、電話番号、メールアドレス。
• 納品先情報: 会社名、部署名、担当者名、住所、電話番号。発注者と納品先が異なる場合に記載。
• 商品情報: 商品名、型番、数量、単価、金額。
• 合計金額: 商品の合計金額。
• 備考: 特記事項や要望などがあれば記載。
• 承認欄: 承認者の署名または捺印欄。

ステップ2：デザインのポイント

デザインは、見やすさと企業のイメージを考慮して決定しましょう。

• フォント: 読みやすいフォント（ゴシック体、明朝体など）を使用する。
• 配色: 企業のイメージカラーを使用したり、シンプルで落ち着いた色合いにする。
• レイアウト: 項目が見やすいように、適切な余白を設け、整理されたレイアウトにする。
• ロゴ: 会社のロゴを配置することで、企業ブランディングに繋がる。

ステップ3：書き方の流れ

商品注文書の書き方の流れは、以下のようになります。

1. ヘッダー情報: 注文番号、注文日、納品希望日を記載する。
2. 発注者情報: 発注者の会社名、部署名、担当者名などを記載する。
3. 納品先情報: 納品先の会社名、部署名、担当者名などを記載する。（発注者と同一の場合は省略可）
4. 商品情報: 商品名、型番、数量、単価、金額を記載する。
5. 合計金額: 商品の合計金額を記載する。
6. 備考: 特記事項や要望があれば記載する。
7. 承認欄: 承認者の署名または捺印欄を用意する。

ステップ4：使う場面

商品注文書は、以下のような場面で使用します。

• 商品の発注時: 販売者に対して、商品の注文を行う際に使用します。
• 見積もり依頼時: 見積もりを依頼する際に、希望する商品の情報を伝えるために使用することもあります。
• 社内承認時: 注文内容を社内で承認を得る際に、承認ルートを回覧するために使用します。

ステップ5：注意点

テンプレート作成時には、以下の点に注意しましょう。

• 自社の業務フローに合わせた項目を設定する。
• 必要な情報を漏れなく記載できるようにする。
• 法的に問題がないか確認する。（個人情報保護など）
• 定期的に見直し、改善を行う。

実践的な手順：商品注文書テンプレートを作成してみよう

ここでは、Microsoft Excelを使用して、商品注文書テンプレートを作成する手順を解説します。

1. Excelを起動し、新しいシートを開く。
2. 必要な項目をセルに入力する。（注文番号、注文日、発注者情報、商品情報など）
3. フォント、配色、レイアウトを調整する。
4. 罫線や枠線を設定し、見やすくする。
5. 数式を入力し、合計金額を自動計算できるようにする。（SUM関数など）
6. テンプレートとして保存する。（ファイル形式：.xltx）

サンプルテンプレート（商品注文書）

■ サンプルテンプレート（商品注文書 の例）

【タイトル】 商品注文書

【項目1】 注文番号：○○○○

【項目2】 注文日：○○○○年○○月○○日

【項目3】 発注者：株式会社○○　○○部　○○様

【項目4】 商品名：○○○○　型番：○○○○　数量：○○個　単価：○○○○円

【項目5】 合計金額：○○○○円

【備考】 納品希望日は○○○○年○○月○○日です。

※ このテンプレートは、あくまで一例です。自社の業務に合わせて項目を追加・修正してください。

まとめ：商品注文書テンプレートを活用して業務効率を向上させよう！

商品注文書のテンプレートを作成し、活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます。この記事で紹介した手順を参考に、ぜひオリジナルの商品注文書テンプレートを作成してみてください。テンプレートを定期的に見直し、改善することで、さらに業務効率を高めることができます。