「只今席を外しております」テンプレート：誰でも簡単！作り方ガイド＆例文集
「ちょっと席を外したいけど、誰かに伝えておきたい…」そんな時に役立つのが「只今席を外しております」テンプレートです。急な電話対応やトイレ休憩、会議などで席を立つ際、このテンプレートがあれば、周囲の人に迷惑をかけることなく、スムーズに情報を伝えられます。
この記事では、誰でも簡単に自分だけの「只今席を外しております」テンプレートを作成できるよう、必要な要素からデザインのポイント、具体的な手順まで、丁寧に解説していきます。
なぜ「只今席を外しております」テンプレートが必要なの？
- スムーズな情報伝達: 席を外している間、誰に連絡すれば良いのか、いつ戻る予定なのかを明確に伝えられます。
- 周囲への配慮: 連絡を取りたい人が困らないように、不在理由や連絡先を伝えることで、相手への配慮を示せます。
- 業務効率化: 頻繁に席を外す場合、毎回同じ内容を伝える手間を省けます。
- プロフェッショナルな印象: きちんと情報を伝えることで、相手に誠実な印象を与え、信頼関係を築けます。
「只今席を外しております」テンプレートの作り方
1. 必要な要素の一覧
効果的なテンプレートを作成するために、以下の要素を盛り込みましょう。
- タイトル: 「只今席を外しております」など、不在を知らせる明確なタイトル
- 不在理由: 簡単な理由（例：会議、外出、休憩）
- 戻り予定時刻: 具体的な時間、または「〇〇分後に戻ります」など
- 連絡先: 緊急連絡先（例：同僚の電話番号、メールアドレス）
- 伝言の有無: 伝言が必要な場合の指示（例：「〇〇様からの電話があったら、折り返しご連絡くださいとお伝えください」）
2. デザインのポイント
- 見やすさ: 大きく読みやすいフォントを使用し、重要な情報を強調する（例：太字、色分け）。
- シンプルさ: 情報過多にならないように、必要な要素を絞り込む。
- 統一感: 職場の雰囲気に合わせたデザインにする（例：会社のロゴを入れる、コーポレートカラーを使用する）。
- 設置場所: 誰が見ても分かりやすい場所に設置する（例：デスクの正面、パソコンの画面）。
3. 書き方の流れ
- タイトル: 一番上に大きく「只今席を外しております」と記載。
- 不在理由: 簡潔に理由を記載（例：会議のため、外出中）。
- 戻り予定時刻: 具体的な時間を記載（例：15時まで、〇〇分後に戻ります）。
- 連絡先: 緊急時の連絡先を記載（例：〇〇（同僚名）までご連絡ください）。
- 伝言: 必要に応じて、伝言の内容を記載（例：〇〇様からの電話がありましたら、〇〇までご連絡くださいとお伝えください）。
4. 使う場面
- オフィス: 会議、外出、休憩など、席を離れる際。
- リモートワーク: 一時的に作業から離れる際。
- イベント: 会場を離れる際。
5. 注意点
- 正確な情報: 戻り予定時刻や連絡先は正確に記載すること。
- 最新情報: 状況が変わったら、速やかに内容を更新すること。
- プライバシー: 個人的な情報を書きすぎないこと。
- 敬語: 相手に失礼のない丁寧な言葉遣いを心がけること。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成
ステップ1：基本情報の準備
- 紙とペン、またはパソコンとテキストエディタを用意します。
- 必要な要素（タイトル、不在理由、戻り予定時刻、連絡先）を書き出します。
ステップ2：テンプレートの作成
- 用意したツールを使って、以下の例文を参考にテンプレートを作成します。
- フォントや色、レイアウトを調整して、見やすくデザインします。
ステップ3：印刷またはデジタル化
- 作成したテンプレートを印刷して、デスクに設置します。
- デジタルデータとして保存し、パソコンのデスクトップに表示したり、チャットツールに共有したりすることも可能です。
ステップ4：実際に使用してみる
- 席を離れる際に、作成したテンプレートを設置します。
- 周囲の反応を参考に、改善点があれば修正しましょう。
サンプルテンプレート：「只今席を外しております」テンプレートの例
■ サンプルテンプレート（只今 席 を 外し て おり ます テンプレート の例） 【タイトル】 只今、席を外しております。
【項目1】 会議のため、14時30分まで席を外しております。
【項目2】 急ぎのご連絡は、〇〇（同僚名）までお願いいたします。（電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇）
【項目3】 伝言がございましたら、お気軽にお申し付けください。
【備考】 14時30分以降は通常通り対応可能です。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
まとめ
「只今席を外しております」テンプレートは、周囲への配慮と業務効率化に役立つ便利なツールです。この記事でご紹介した情報をもとに、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作成し、快適な職場環境を実現してください。
