出勤簿無料テンプレート

出勤簿無料テンプレート：必要な要素から作り方、注意点まで徹底解説！

「出勤簿、毎回手書きで記入するのが面倒…」「もっと効率的に出勤管理をしたいけど、専用のシステムは高くて手が出せない…」

そんなお悩みをお持ちではありませんか？

実は、ExcelやGoogleスプレッドシートを使えば、簡単に自分だけの出勤簿テンプレートを作成できるんです！

今回は、無料で使える出勤簿テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、注意点まで、初心者の方にも分かりやすく徹底解説します。

1. なぜ出勤簿が必要なの？

出勤簿は、従業員の労働時間を正確に記録するための重要な書類です。労働基準法によって、企業は従業員の労働時間を適切に管理する義務があり、出勤簿はその証拠となります。

給与計算の基礎: 出勤簿は、残業時間や休日出勤など、給与計算の根拠となる重要な情報源です。
労務管理の適正化: 従業員の労働時間を把握することで、長時間労働の是正や適切な人員配置など、労務管理の適正化に役立ちます。
トラブル防止: 万が一、従業員との間で労働時間に関するトラブルが発生した場合、出勤簿は有力な証拠となります。

2. 出勤簿テンプレートを作る前に：必要な要素を確認しよう！

出勤簿テンプレートを作成する前に、必要な要素を確認しておきましょう。

日付: 出勤日を特定するために必須です。
曜日: 出勤日を特定しやすくするために記載しましょう。
氏名: 誰の出勤簿であるかを特定するために必須です。
出勤時間: 始業時間を正確に記録します。
退勤時間: 終業時間を正確に記録します。
休憩時間: 労働時間から休憩時間を差し引くために記録します。
労働時間: 実際の労働時間を計算して記載します。
残業時間: 残業時間を計算して記載します。
備考: 遅刻、早退、有給休暇取得など、特記事項があれば記載します。
承認欄: 上長などが承認したことを示す欄です。

これらの要素を基本とし、必要に応じて項目を追加・変更しましょう。

3. 出勤簿テンプレート作りのステップ：実践的な手順

それでは、実際にExcelやGoogleスプレッドシートを使って、出勤簿テンプレートを作成してみましょう。

ステップ1：新規シートを開く

ExcelまたはGoogleスプレッドシートで、新しいシートを開きます。

ステップ2：項目名を入力する

A1セルから順に、上記の必要な要素を項目名として入力します。例えば、「日付」、「曜日」、「氏名」、「出勤時間」、「退勤時間」、「休憩時間」、「労働時間」、「残業時間」、「備考」、「承認」など。

ステップ3：書式設定を行う

日付: 「日付」列には、日付形式を設定します。
時間: 「出勤時間」、「退勤時間」、「休憩時間」列には、時間形式を設定します。
計算式: 「労働時間」と「残業時間」列には、自動計算されるように計算式を入力します。
- 労働時間: =IF(OR(ISBLANK(D2),ISBLANK(E2)),"",E2-D2-F2) (D2:出勤時間、E2:退勤時間、F2:休憩時間)
- 残業時間: =IF(G2>8/24,G2-8/24,0) (G2:労働時間、8/24は8時間を意味します)
罫線: 表全体に罫線を設定して見やすくします。

ステップ4：デザインを整える

フォント: 見やすいフォントを選びます。
色: 背景色や文字色を設定して、視認性を高めます。
列幅・行高: 各項目の内容に合わせて、列幅や行高を調整します。

ステップ5：保護設定（必要に応じて）

数式が誤って変更されないように、数式が入力されたセルを保護します。

4. デザインのポイント：見やすく、使いやすく

出勤簿テンプレートは、毎日使うものなので、見やすく、使いやすいデザインにすることが大切です。

色使い: 派手な色使いは避け、目に優しい色を選びましょう。
フォント: ゴシック体よりも明朝体など、読みやすいフォントを選びましょう。
罫線: 罫線を使って、項目を区切り、視認性を高めましょう。
余白: 適度な余白を設けることで、見やすくなります。
フォントサイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切なサイズに設定しましょう。

5. 出勤簿テンプレートを使う場面

中小企業: 従業員数が少ない企業では、手軽に導入できる出勤簿テンプレートが便利です。
個人事業主: 従業員を雇用している個人事業主も、出勤簿テンプレートを使って労働時間を管理できます。
シフト制勤務: シフト制勤務の場合、出勤時間や退勤時間が不規則になるため、出勤簿で正確に記録する必要があります。
在宅勤務: 在宅勤務の場合、自己申告による労働時間管理が必要になるため、出勤簿でしっかりと記録しましょう。

6. 注意点：法律を遵守し、正確に記録する

出勤簿は、労働基準法に基づいて作成・保管する必要があります。

正確な記録: 労働時間を正確に記録することが重要です。
保管期間: 出勤簿は、原則として3年間保管する必要があります。
改ざん防止: 出勤簿の改ざんは、法律で禁じられています。
個人情報保護: 出勤簿には、従業員の個人情報が含まれるため、適切な管理が必要です。

7. サンプルテンプレート

以下に、出勤簿のサンプルテンプレートを掲載します。ぜひ参考にしてみてください。

■ サンプルテンプレート（出勤簿の例）【タイトル】出勤簿（2024年4月）

【項目1】日付：2024年4月1日

【項目2】曜日：月

【項目3】氏名：山田太郎

【項目4】出勤時間：9:00

【項目5】退勤時間：18:00

【項目6】休憩時間：1:00

【項目7】労働時間：8:00

【項目8】残業時間：0:00

【項目9】備考：

【項目10】承認：

【備考】上記はサンプルであり、必要に応じて項目を追加・変更してください。

まとめ

今回は、無料で使える出勤簿テンプレートの作り方を解説しました。

ExcelやGoogleスプレッドシートを使えば、簡単に自分だけの出勤簿テンプレートを作成できます。

この記事を参考に、ぜひオリジナルの出勤簿テンプレートを作成し、効率的な労働時間管理を実現してください。