個人情報取り扱い同意書テンプレート：作り方からサンプルまで徹底解説！
インターネットやアプリを利用する上で、個人情報を提供することは日常的になりました。だからこそ、企業やサービス提供者は、個人情報を適切に扱うための「個人情報取り扱い同意書」を作成し、ユーザーから同意を得る必要があります。
でも、「個人情報取り扱い同意書って難しそう…」「何を書けばいいのかわからない…」と感じている方もいるのではないでしょうか？
この記事では、個人情報取り扱い同意書テンプレートの作り方を分かりやすく解説します。必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点まで、ステップ形式でご紹介。記事の最後には、すぐに使えるサンプルテンプレートも掲載しているので、ぜひ参考にしてください。
なぜ個人情報取り扱い同意書が必要なの？
個人情報保護法に基づき、企業やサービス提供者は、ユーザーから個人情報を取得する際に、利用目的などを明確に伝え、同意を得る義務があります。
個人情報取り扱い同意書は、この義務を果たすための重要なツールです。同意書を通じて、ユーザーは自分の個人情報がどのように利用されるのかを理解し、安心してサービスを利用できるようになります。
個人情報取り扱い同意書テンプレートの作り方
ここからは、実際に個人情報取り扱い同意書テンプレートを作るための具体的なステップを見ていきましょう。
1. 必要な要素の一覧
まず、個人情報取り扱い同意書に必ず記載すべき項目を確認しましょう。
- 個人情報取扱事業者の名称: 企業名やサービス名などを明記します。
- 取得する個人情報の項目: 氏名、住所、メールアドレス、電話番号など、具体的にどのような情報を取得するのかを記載します。
- 利用目的: 取得した個人情報をどのような目的で使用するのかを明確に記載します。例えば、「商品発送」「メールマガジン配信」「サービス改善」など。
- 個人情報の第三者提供: 個人情報を第三者に提供する場合、提供先の名称、提供する情報、提供目的などを記載します。
- 個人情報の取扱いの委託: 個人情報の取り扱いを外部に委託する場合、委託先の名称、委託する業務内容などを記載します。
- 個人情報の開示・訂正・削除等の請求: ユーザーが自分の個人情報の開示、訂正、削除などを請求できる権利があることを記載します。
- 同意しない場合の取り扱い: 同意いただけない場合、サービスの一部または全部が利用できない可能性があることを記載します。
- お問い合わせ窓口: 個人情報に関する問い合わせ先（電話番号、メールアドレスなど）を記載します。
- 日付と署名欄: 同意日を記載する欄と、ユーザーが署名する欄を用意します。
2. デザインのポイント
同意書は内容だけでなく、デザインも重要です。ユーザーが読みやすく、理解しやすいデザインを心がけましょう。
- 見出しを明確にする: 各項目に見出しをつけ、内容を整理します。
- フォントサイズを適切に: 小さすぎると読みにくいので、適切なフォントサイズを選びましょう。
- 改行や余白を効果的に使う: 文章が詰まっていると読みにくいので、適度な改行や余白を入れましょう。
- 重要な箇所は強調する: 太字やアンダーラインを使って、特に重要な箇所を強調しましょう。
- 専門用語を避ける: なるべく平易な言葉を使い、専門用語を使う場合は解説を加えましょう。
3. 書き方の流れ
具体的な書き方の流れを以下のステップで解説します。
ステップ1：個人情報取扱事業者の特定
企業名やサービス名など、個人情報を取り扱う事業者を明確に記載します。
ステップ2：取得する個人情報の項目の列挙
取得する個人情報を具体的に列挙します。例：氏名、住所、メールアドレス、電話番号、年齢、性別、購入履歴など。
ステップ3：利用目的の明示
取得した個人情報をどのような目的で使用するのかを明確に記載します。できるだけ具体的に、かつ網羅的に記載することが重要です。例：商品発送、メールマガジン配信、サービス改善、アンケート調査、キャンペーン告知など。
ステップ4：第三者提供に関する記述
個人情報を第三者に提供する場合、提供先の名称、提供する情報、提供目的などを記載します。提供しない場合は、その旨を明記します。
ステップ5：取扱いの委託に関する記述
個人情報の取り扱いを外部に委託する場合、委託先の名称、委託する業務内容などを記載します。委託しない場合は、その旨を明記します。
ステップ6：開示・訂正・削除等の請求に関する記述
ユーザーが自分の個人情報の開示、訂正、削除などを請求できる権利があることを記載し、その手続き方法を説明します。
ステップ7：同意しない場合の取り扱いに関する記述
同意いただけない場合、サービスの一部または全部が利用できない可能性があることを記載します。
ステップ8：お問い合わせ窓口の明示
個人情報に関する問い合わせ先（電話番号、メールアドレスなど）を記載します。
ステップ9：日付と署名欄の用意
同意日を記載する欄と、ユーザーが署名する欄を用意します。
4. 使う場面
個人情報取り扱い同意書は、以下のような場面で必要となります。
- Webサイトの会員登録: 新規会員登録時に、個人情報を提供してもらう際に同意を得ます。
- アプリケーションの利用: アプリケーションをインストールし、利用開始する際に同意を得ます。
- 商品の購入: オンラインショップで商品を購入する際に、個人情報を提供してもらう際に同意を得ます。
- アンケート調査: アンケートに回答してもらう際に、個人情報を提供してもらう際に同意を得ます。
- イベントへの参加: イベントに参加する際に、個人情報を提供してもらう際に同意を得ます。
5. 注意点
個人情報取り扱い同意書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 法律を遵守する: 個人情報保護法などの関連法規を遵守し、違反する内容が含まれていないかを確認しましょう。
- 最新の情報に更新する: 個人情報保護法は改正されることがあるため、定期的に内容を見直し、最新の情報に更新しましょう。
- ユーザーにわかりやすく説明する: 専門用語を避け、平易な言葉で分かりやすく説明することを心がけましょう。
- 同意を得ることを明確にする: ユーザーが内容を理解した上で同意していることを明確にするために、チェックボックスや署名欄を用意しましょう。
- 記録を保管する: 同意を得た記録を適切に保管し、万が一のトラブルに備えましょう。
■ サンプルテンプレート（Webサイト会員登録時の例）
【タイトル】 個人情報取り扱い同意書
株式会社〇〇（以下「当社」といいます）は、お客様の個人情報を以下のとおり取り扱います。
【項目1】取得する個人情報の項目
- 氏名
- メールアドレス
- 電話番号
- 住所
- 年齢
- 性別
【項目2】利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。
- 会員登録、ログイン認証、会員管理
- 商品やサービスに関する情報提供
- メールマガジン配信
- アンケート調査
- キャンペーン告知
- お問い合わせ対応
- サービス改善
【項目3】第三者提供
当社は、以下の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはありません。
- 法令に基づく場合
- お客様の同意がある場合
- その他、個人情報保護法で認められる場合
【項目4】取扱いの委託
当社は、個人情報の取り扱いの一部を外部に委託する場合があります。委託先については、個人情報保護に関する契約を締結し、適切な管理を行います。
【項目5】開示・訂正・削除等の請求
お客様は、ご自身の個人情報について、開示、訂正、削除等を請求することができます。ご希望される場合は、下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。
【項目6】同意しない場合の取り扱い
お客様が本同意書の内容に同意されない場合、会員登録を行うことができません。
【項目7】お問い合わせ窓口
株式会社〇〇 個人情報お問い合わせ窓口
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
上記内容に同意します。
日付：＿＿＿＿年＿＿＿＿月＿＿＿＿日
署名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【備考】
- 上記はあくまでサンプルです。お客様の事業内容やサービスに合わせて、内容を調整してください。
- 弁護士や専門家にご相談の上、内容を最終確認することをお勧めします。
- 個人情報保護法は改正されることがあるため、定期的に内容を見直し、最新の情報に更新してください。
まとめ
個人情報取り扱い同意書の作成は、ユーザーとの信頼関係を築き、安心してサービスを利用してもらうために非常に重要です。
この記事を参考に、自社のサービスに合った個人情報取り扱い同意書テンプレートを作成し、適切に運用してください。
