保険証返却の添え状テンプレート：作り方と書き方のポイントを徹底解説！【例文付き】
会社を退職した際や、家族の扶養から外れた際など、保険証を返却する必要がある場面は意外と多いもの。そんな時に便利なのが添え状です。でも、「どう書けばいいの？」「何を書けばいいの？」と悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。
この記事では、保険証返却の添え状テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、わかりやすく解説します。さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートも掲載！この記事を読めば、誰でも簡単に添え状を作成できるようになりますよ！
なぜ添え状が必要なの？
「ただ保険証を送るだけじゃダメなの？」と思う方もいるかもしれません。しかし、添え状を添えることで、相手に丁寧な印象を与え、スムーズな手続きを促すことができます。
- 礼儀として: 何かを送る際には、感謝の気持ちや挨拶を添えるのがマナーです。
- 内容物の確認: 添え状があることで、内容物がきちんと揃っているかを確認してもらいやすくなります。
- 誤送付の防止: 宛先や返却理由を明確に記載することで、誤送付を防ぎ、スムーズな処理につながります。
添え状テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
添え状は、相手に失礼のないように、必要事項をきちんと記載し、丁寧な印象を与えるように作成することが大切です。
1. 必要な要素の一覧
添え状に記載すべき基本的な要素は以下の通りです。
- 日付: 添え状を作成した日付
- 宛先: 保険証の返却先（会社名、部署名、担当者名など）
- 差出人: 自分の氏名、住所、連絡先
- 件名: 添え状の目的（例: 保険証返却の件）
- 本文: 返却理由、返却する保険証の種類と枚数、簡単な挨拶など
- 結びの言葉: 相手への感謝の気持ちや、今後の手続きへの協力姿勢を示す言葉（例: 今後ともよろしくお願いいたします。）
- 署名: 自分の氏名
2. デザインのポイント
添え状のデザインは、シンプルで読みやすいものがおすすめです。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- 文字サイズ: 大きすぎず、小さすぎない、適切な文字サイズを設定しましょう。
- レイアウト: 余白を十分に設け、全体的にバランスの取れたレイアウトにしましょう。
- 色: 基本的には黒色のインクを使用し、特別な場合を除き、色数は控えめにしましょう。
3. 書き方の流れ
添え状は、以下の流れで書くのが一般的です。
- 日付と宛先: 添え状を作成した日付と、保険証の返却先を記載します。
- 差出人: 自分の氏名、住所、連絡先を記載します。
- 件名: 添え状の目的を簡潔に記載します。（例: 保険証返却の件）
- 本文: 返却理由、返却する保険証の種類と枚数、簡単な挨拶などを記載します。
- 結びの言葉: 相手への感謝の気持ちや、今後の手続きへの協力姿勢を示す言葉を添えます。（例: 今後ともよろしくお願いいたします。）
- 署名: 自分の氏名を署名します。
4. 使う場面
添え状は、以下のような場面で使用します。
- 退職時: 会社を退職する際に、保険証を返却する。
- 扶養から外れる時: 家族の扶養から外れる際に、保険証を返却する。
- 保険証の再発行時: 新しい保険証が発行された際に、古い保険証を返却する。
5. 注意点
添え状を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 誤字脱字がないか確認する: 誤字脱字があると、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。
- 丁寧な言葉遣いを心がける: 相手に失礼のないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 返却理由を明確に記載する: なぜ保険証を返却するのかを明確に記載することで、スムーズな手続きを促すことができます。
- 個人情報の取り扱いに注意する: 添え状には、自分の氏名や住所などの個人情報が記載されています。取り扱いには十分に注意しましょう。
実践的な手順：ステップ形式で添え状を作ってみよう！
それでは、実際に添え状を作成してみましょう。以下の手順に従って、自分だけの添え状テンプレートを作ってみてください。
ステップ1: テキストエディタまたはワープロソフトを起動する
Word、Googleドキュメント、メモ帳など、テキストを入力できるソフトなら何でもOKです。
ステップ2: 必要な要素を書き出す
まずは、添え状に必要な要素を書き出します。上記で説明した「必要な要素の一覧」を参考にしてください。
ステップ3: 各要素に具体的な内容を記入する
書き出した要素に、具体的な内容を記入していきます。
- 日付: 今日、または保険証を発送する日を記入します。
- 宛先: 保険証の返却先を正確に記入します。会社名、部署名、担当者名などを省略せずに記入しましょう。
- 差出人: 自分の氏名、住所、連絡先を記入します。
- 件名: 「保険証返却の件」など、添え状の目的を簡潔に記入します。
- 本文: 返却理由、返却する保険証の種類と枚数、簡単な挨拶などを丁寧に記入します。
- 結びの言葉: 感謝の気持ちや、今後の手続きへの協力姿勢を示す言葉を添えます。
- 署名: 自分の氏名を署名します。
ステップ4: デザインを整える
フォントの種類や文字サイズ、レイアウトなどを調整し、読みやすく、丁寧な印象を与えるデザインにしましょう。
ステップ5: 誤字脱字がないか確認する
作成した添え状に誤字脱字がないか、もう一度確認しましょう。
ステップ6: 印刷する
添え状を印刷します。白いA4サイズの用紙を使用するのが一般的です。
ステップ7: 保険証と一緒に封筒に入れる
添え状と保険証を封筒に入れ、封をして、宛先を記入して発送します。
サンプルテンプレート（保険 証 返却 添え 状 テンプレート の例）
■ サンプルテンプレート（保険 証 返却 添え 状 テンプレート の例） 【タイトル】 保険 証 返却 添え 状 テンプレート
【日付】 令和6年5月15日
【宛先】 株式会社〇〇 人事部 〇〇様
【差出人】 〇〇 〇〇 〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇町〇〇 電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
【件名】 保険証返却の件
【本文】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 さて、この度、退職に伴い、下記保険証を返却いたします。 お手数をおかけいたしますが、ご確認くださいますようお願い申し上げます。
記
- 健康保険被保険者証 1枚
敬具
【結びの言葉】 在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。 今後ともよろしくお願い申し上げます。
【署名】 〇〇 〇〇
【備考】
- 退職以外の理由で返却する場合は、本文の内容を適宜変更してください。
- 扶養家族の保険証も一緒に返却する場合は、保険証の種類と枚数を明記してください。
- 連絡先は、日中連絡が取りやすい電話番号を記入してください。
まとめ
この記事では、保険証返却の添え状テンプレートの作り方を解説しました。添え状は、ちょっとした手間ですが、相手に丁寧な印象を与え、スムーズな手続きを促すために非常に有効です。ぜひこの記事を参考に、自分だけの添え状テンプレートを作成し、気持ちよく保険証を返却してくださいね！
