はい、承知いたしました。作業依頼書テンプレートの作り方について、必須要素と形式を満たした記事を作成します。
作業依頼書テンプレート：これであなたもプロ！作り方からサンプルまで徹底解説
「作業依頼書ってどう書けばいいの？」「毎回同じ内容を書くのが面倒…」そんな悩みを抱えていませんか？作業依頼書は、相手に依頼する内容を明確に伝え、スムーズな業務遂行を促すための大切なツールです。今回は、誰でも簡単に作れる作業依頼書テンプレートの作り方を、具体的なステップとサンプル付きで解説します！
なぜ作業依頼書が必要なの？
作業依頼書を作成することで、依頼内容の認識齟齬を防ぎ、後々のトラブルを回避できます。また、依頼内容、納期、必要な情報などが明確になるため、相手はスムーズに作業に取り掛かることができます。
作業依頼書テンプレートの作り方：５つのポイント
作業依頼書テンプレートを作る上で重要なポイントは以下の５つです。
- 必要な要素の一覧： 何を記載すべきか？
- デザインのポイント： 見やすく、わかりやすいデザインとは？
- 書き方の流れ： 効率的に書くための構成は？
- 使う場面： どんな時に使うべきか？
- 注意点： トラブルを避けるために気をつけることは？
1. 必要な要素の一覧：何を記載すべきか？
作業依頼書に含めるべき主な要素は以下の通りです。
- 依頼日： 作成日を記載します。
- 依頼者情報： 部署名、氏名、連絡先などを記載します。
- 依頼先情報： 部署名、担当者名、連絡先などを記載します。
- 件名： 依頼内容を簡潔に表すタイトルを記載します。（例：〇〇資料作成依頼）
- 依頼内容： 具体的に何をしてほしいかを詳細に記載します。曖昧な表現は避け、明確な指示を心がけましょう。
- 納期： いつまでに作業を完了してほしいかを明記します。
- 納品方法： 成果物の提出方法を指定します。（例：メール添付、共有フォルダへのアップロードなど）
- 備考： 特記事項や補足情報などを記載します。
- 添付資料： 必要な資料があれば添付し、その旨を記載します。
2. デザインのポイント：見やすく、わかりやすいデザインとは？
作業依頼書は、相手に内容を正確に伝えることが目的です。そのため、デザインはシンプルで見やすく、わかりやすいものを心がけましょう。
- フォント： ゴシック体や明朝体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- 文字サイズ： 適切な文字サイズを使用し、視認性を高めましょう。
- レイアウト： 各項目が整理されて見やすいように、適切なレイアウトを心がけましょう。
- 色使い： シンプルな色使いで、情報を整理しましょう。
3. 書き方の流れ：効率的に書くための構成は？
以下の流れで書くと、効率的に作業依頼書を作成できます。
- テンプレートの準備： 後述するサンプルテンプレートを参考に、基本となるテンプレートを用意します。
- 依頼内容の確認： 依頼内容を具体的に整理し、必要な情報を洗い出します。
- 各項目の入力： テンプレートに沿って、必要な情報を入力します。
- 内容の確認： 入力した内容に誤りがないか、抜け漏れがないかを確認します。
- 提出： 作成した作業依頼書を相手に提出します。
4. 使う場面：どんな時に使うべきか？
作業依頼書は、社内外を問わず、様々な場面で活用できます。
- 社内での部署間連携： 異なる部署に作業を依頼する場合。
- 社内での上司から部下への指示： 上司が部下に作業を指示する場合。
- 外部委託先への依頼： 外部の業者やフリーランスに作業を依頼する場合。
5. 注意点：トラブルを避けるために気をつけることは？
作業依頼書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 曖昧な表現を避ける： 具体的な指示を心がけ、誤解が生じないようにしましょう。
- 納期を明確にする： 納期を具体的に記載し、遅延を防ぎましょう。
- 必要な情報を全て記載する： 作業に必要な情報を漏れなく記載し、相手が困らないようにしましょう。
- 丁寧な言葉遣いを心がける： 相手への敬意を払い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作ってみよう！
それでは、実際に作業依頼書テンプレートを作ってみましょう。
ステップ1：テンプレートの準備
まずは、WordやExcelなどの文書作成ソフトを開き、新しいドキュメントを作成します。
ステップ2：基本情報の入力
依頼日、依頼者情報、依頼先情報、件名などの基本情報を入力するための枠を作成します。
ステップ3：依頼内容の入力欄の作成
依頼内容を詳細に記述するための入力欄を作成します。箇条書きなどを活用すると、見やすくなります。
ステップ4：納期、納品方法、備考欄の作成
納期、納品方法、備考欄を作成します。
ステップ5：書式設定
フォント、文字サイズ、レイアウトなどを調整し、見やすい書式に設定します。
ステップ6：テンプレートとして保存
作成したドキュメントをテンプレートとして保存します。
サンプルテンプレート：作業依頼書テンプレートの例
■ サンプルテンプレート（作業 依頼 書 テンプレート の例）
【タイトル】 〇〇資料作成依頼書
【項目1：依頼日】 2023年12月27日
【項目2：依頼者】 〇〇株式会社 △△部 □□
【項目3：依頼先】 〇〇株式会社 ◇◇部 ◎◎
【項目4：依頼内容】 添付資料に基づき、〇〇に関する資料を作成してください。資料には、以下の内容を含めてください。
- 〇〇の概要
- 〇〇の市場動向
- 〇〇の競合分析
【項目5：納期】 2024年1月15日
【項目6：納品方法】 メールにてPDFファイルで提出
【項目7：備考】 不明な点があれば、遠慮なくご連絡ください。
【備考】 このテンプレートは、あくまで一例です。依頼内容に合わせて、項目を追加・修正してください。
まとめ：テンプレートを活用して業務効率化！
今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、ぜひあなただけの作業依頼書テンプレートを作成してみてください。テンプレートを活用することで、作業依頼にかかる時間を大幅に削減し、業務効率化に繋げることができます。
