不具合報告書テンプレートの作り方：スムーズな報告で迅速な問題解決を！
システムや製品、サービスに不具合が発生した際、その情報を的確に伝えるためには、整理された不具合報告書が不可欠です。しかし、「何を書けばいいかわからない…」「どんな項目が必要なの？」と悩む方もいるのではないでしょうか。
この記事では、不具合報告書テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、初心者でも分かりやすく解説します。さらに、実際に使えるテンプレートのサンプルもご紹介！この記事を読めば、誰でも簡単に効果的な不具合報告書を作成し、問題解決をスムーズに進めることができるようになります。
なぜ不具合報告書が必要なのか？
不具合報告書は、以下の点で重要な役割を果たします。
- 問題の明確化: 不具合の内容、発生状況、影響範囲などを明確にすることで、関係者間での認識のずれを防ぎます。
- 効率的な対応: 必要な情報が整理されていることで、原因究明や対策検討を迅速に進めることができます。
- 記録と分析: 過去の不具合事例を記録し、分析することで、再発防止や品質向上に役立てることができます。
不具合報告書テンプレートの作り方：５つのステップ
不具合報告書テンプレートを作成する上で、以下のステップを踏むことで、効果的なテンプレートを作ることができます。
ステップ１：必要な要素の一覧
まず、どんな情報を報告する必要があるのかを洗い出します。一般的に、以下の要素は必須項目となります。
- 報告日: いつ報告されたのかを明確にする。
- 報告者: 誰が報告したのかを特定する。
- 製品/システム名: どの製品やシステムに関する不具合なのかを特定する。
- バージョン: 製品やシステムのバージョンを特定する。
- 不具合の概要: 一目で不具合の内容がわかる簡潔な説明。
- 詳細な状況: 不具合が発生した時の具体的な状況（操作手順、エラーメッセージ、発生頻度など）。
- 発生条件: 不具合が発生する条件（特定の環境、操作など）。
- 期待される動作: 本来どのような動作をするべきだったのか。
- 実際の結果: 実際にどのような結果になったのか。
- 影響範囲: 不具合が及ぼす影響範囲（一部機能の停止、全体システムの停止など）。
- 添付資料: スクリーンショット、ログファイルなど、不具合の内容を理解するための補足資料。
- 重要度: 不具合の重要度（緊急、高、中、低など）。
ステップ２：デザインのポイント
- 見やすさ: 情報を探しやすく、理解しやすいように、フォントやレイアウトに配慮する。
- 簡潔さ: 必要最低限の項目に絞り、冗長な表現は避ける。
- 統一感: 全体的なデザインに統一感を持たせることで、プロフェッショナルな印象を与える。
- 入力しやすさ: 記入欄は十分なスペースを確保し、選択式の項目を設けるなど、入力しやすい工夫をする。
ステップ３：書き方の流れ
- 概要: 不具合の概要を簡潔に記述します。
- 詳細: 不具合が発生した状況を具体的に記述します。
- 条件: 不具合が発生する条件があれば記述します。
- 期待される動作/実際の結果: 本来の動作と実際の結果を比較して記述します。
- 影響範囲: 不具合が及ぼす影響範囲を記述します。
- 添付資料: スクリーンショットやログファイルなどを添付します。
ステップ４：使う場面
- ソフトウェア開発: バグの報告、テスト結果の報告。
- ハードウェア開発: 製品の不具合報告。
- カスタマーサポート: ユーザーからの問い合わせ内容の記録。
- 社内システム運用: システム障害の報告。
- サービス提供: サービスに関する不具合報告。
ステップ５：注意点
- 客観的な記述: 主観的な意見や感情的な表現は避け、客観的な事実を記述する。
- 正確な情報: 不確かな情報は避け、正確な情報を記述する。
- 丁寧な言葉遣い: 関係者への配慮を忘れず、丁寧な言葉遣いを心がける。
- 機密情報: 個人情報や社内機密情報など、不必要な情報は記述しない。
実践的な手順：テンプレートを作成してみよう
上記のステップを踏まえ、実際にテンプレートを作成してみましょう。ここでは、シンプルな不具合報告書テンプレートの作成手順をご紹介します。
- 表計算ソフト（Excel, Googleスプレッドシートなど）を開く。
- 必要な項目を洗い出し、見出しとして入力する。（例：報告日、報告者、製品名、不具合の概要など）
- 各項目の記入欄を作成する。（セルを結合するなどして、十分なスペースを確保する）
- 選択式の項目（重要度など）を作成する場合は、ドロップダウンリストを設定する。
- レイアウトを整え、見やすいデザインにする。（フォント、色、罫線などを調整する）
- テンプレートとして保存する。（Excelの場合は「.xltx」形式で保存する）
サンプルテンプレート（ソフトウェアの不具合報告書の例）
■ サンプルテンプレート（不具合 報告 書 テンプレート の例）
【タイトル】 ソフトウェア不具合報告書
【項目1】 報告日：○○○○年○○月○○日
【項目2】 報告者：○○○○
【項目3】 ソフトウェア名：○○○○
【項目4】 バージョン：○○○○
【項目5】 不具合の概要：○○○○
【項目6】 詳細な状況：○○○○
【項目7】 発生条件：○○○○
【項目8】 期待される動作：○○○○
【項目9】 実際の結果：○○○○
【項目10】 影響範囲：○○○○
【項目11】 添付資料：□あり □なし（ファイル名：○○○○）
【項目12】 重要度：□緊急 □高 □中 □低
【備考】 必要に応じて文章や注意点を追加
※ このテンプレートは、ソフトウェアの不具合報告書に合わせて内容を調整しています。
まとめ：不具合報告書テンプレートを活用して、スムーズな問題解決を！
この記事では、不具合報告書テンプレートの作り方について詳しく解説しました。効果的なテンプレートを作成し、活用することで、不具合発生時の対応を迅速化し、問題解決をスムーズに進めることができます。
ぜひ、この記事を参考に、自社やチームに最適な不具合報告書テンプレートを作成し、品質向上に役立ててください。
