一人株主総会議事録テンプレートの作り方：これであなたも議事録マスター！
会社を経営する上で欠かせない株主総会。特に一人株主の場合、「形式的なものだし、どう書けばいいかわからない…」と感じる方もいるのではないでしょうか？ そんなあなたのために、本記事では一人株主総会議事録テンプレートの作り方を徹底解説！ 必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、そして具体的なサンプルまで、わかりやすくご紹介します。
なぜ議事録が必要なの？～一人株主だからこそ重要！
「一人株主なんだから、議事録なんて必要ないんじゃない？」 そう思うかもしれません。しかし、議事録は法律で作成が義務付けられている大切な書類です。
- 会社法上の義務: 会社法では、株主総会の議事について議事録を作成し、保存することが義務付けられています（会社法第318条）。
- 会社運営の証拠: 議事録は、会社の意思決定を記録し、後々のトラブルを防ぐための重要な証拠となります。例えば、税務調査の際などにも役立ちます。
- 将来のため: 今は一人株主でも、将来的に株主が増える可能性もあります。その際に、過去の議事録が会社の運営状況を示す重要な資料となります。
一人株主総会議事録テンプレートを作る前に～必要な要素をチェック！
議事録を作成する上で、盛り込むべき要素をきちんと把握しておくことが大切です。以下に、一人株主総会議事録に必須の要素をまとめました。
議事録の必須要素
- 開催日時: 年月日と開始時刻、終了時刻を正確に記載します。
- 開催場所: 本店所在地など、具体的な場所を記載します。
- 出席者: 株主（代表取締役）の名前を記載します。一人株主の場合は、その旨を明記しましょう。（例：「株主：〇〇〇〇（代表取締役）」）
- 議事の経過と結果: 議題、具体的な議論の内容、決議の結果（賛成・反対）を記載します。一人株主の場合は、通常、株主の賛成によって議事が決議されます。
- 議長および議事録作成者の氏名: 通常は代表取締役が議長となり、議事録作成者も兼ねます。
- その他特記事項: その他、重要な事項があれば記載します。
テンプレートのデザイン：シンプルで見やすいのが一番！
議事録は、見やすく、わかりやすいことが重要です。以下の点を意識してデザインを工夫しましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- レイアウト: 行間を空けたり、箇条書きを活用するなど、見やすいレイアウトを心がけましょう。
- 装飾: 過度な装飾は避け、シンプルで見やすいデザインにしましょう。
テンプレートの書き方：流れに沿ってスムーズに！
議事録は、以下の流れに沿って作成するとスムーズです。
- 開催日時、場所、出席者の記載: テンプレートの冒頭に、開催日時、場所、出席者を記載します。
- 議事の経過と結果の記載: 議題ごとに、議論の内容と決議の結果を記載します。
- 議長および議事録作成者の署名: 議長および議事録作成者が署名または記名押印します。
一人株主総会議事録テンプレートを使う場面
一人株主総会議事録テンプレートは、以下のような場面で役立ちます。
- 定時株主総会: 毎年度開催される定時株主総会で、決算報告や役員選任などを行います。
- 臨時株主総会: 必要に応じて開催される臨時株主総会で、定款変更や増資などを行います。
注意点：事実に基づいた正確な記載を！
議事録は、事実に基づいた正確な内容を記載することが重要です。虚偽の記載や誤った記載は、後々トラブルの原因となる可能性があります。
- 正確な情報: 開催日時、場所、出席者、議事の内容など、正確な情報を記載しましょう。
- 客観的な記述: 個人的な意見や感情を避け、客観的に記述しましょう。
- 法律の遵守: 会社法などの関連法規を遵守して作成しましょう。
さあ、作ってみよう！実践的な手順
- テンプレートの準備: 市販のテンプレートをダウンロードするか、自分で作成します。（後述のサンプルテンプレートを参考にしてみてください。）
- 必要事項の入力: テンプレートに、開催日時、場所、出席者、議事の内容などを入力します。
- 内容の確認: 入力した内容に誤りがないか、再度確認します。
- 署名・捺印: 議長および議事録作成者が署名または記名押印します。
- 保存: 作成した議事録は、会社の重要な書類として適切に保存しましょう。
サンプルテンプレート：これを使えば簡単！
ここでは、一人株主総会議事録のサンプルテンプレートをご紹介します。
■ サンプルテンプレート（一人 株主 総会 議事 録 テンプレート の例）
【タイトル】 株式会社〇〇〇〇 第〇期 定時株主総会議事録
【開催日時】 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日（〇）〇〇時〇〇分～〇〇時〇〇分
【開催場所】 株式会社〇〇〇〇 本店所在地
【出席者】 株主：〇〇〇〇（代表取締役）
【議事の経過及び結果】 第1号議案 〇〇〇〇に関する件 議長より、〇〇〇〇について説明がなされ、株主である〇〇〇〇は、これを承認した。 （以下、議案ごとに同様に記載）
【決議事項】 上記議案について、すべて原案どおり承認可決された。
【議長及び議事録作成者】 〇〇〇〇（代表取締役）
【備考】 特になし
※ このテンプレートはあくまでサンプルです。会社の状況に合わせて適宜修正してください。
まとめ：議事録は会社の成長を支える大切な記録
一人株主総会議事録の作成は、会社法上の義務であるだけでなく、会社の運営を円滑に進めるための大切な記録です。本記事でご紹介したテンプレートや作り方を参考に、ぜひ議事録作成にチャレンジしてみてください。 きちんと記録された議事録は、将来の会社運営において必ず役に立つはずです。
