フォーマット、テンプレート、違い？迷わず使えるテンプレートの作り方！
テンプレートって便利だけど、フォーマットとどう違うの？いざ作ろうと思っても、何から始めたらいいかわからない…。そんなあなたのために、この記事では、フォーマットとテンプレートの違いから、実際に使えるテンプレートの作り方まで、わかりやすく解説します！
1. フォーマットとテンプレートの違いを理解しよう
「フォーマット」と「テンプレート」は、どちらも文書作成でよく使われる言葉ですが、少し意味合いが異なります。
- フォーマット: 文書全体の構成や体裁、例えばフォントの種類やサイズ、余白、行間などを指します。
- テンプレート: 特定の用途に合わせて、あらかじめフォーマットや基本的な文章、図表などが設定された雛形のことです。
つまり、フォーマットは「見た目」を整えるもので、テンプレートは「中身」も準備されたもの、と考えるとわかりやすいでしょう。
2. テンプレートを作るメリット
テンプレートを使うと、以下のようなメリットがあります。
- 時間短縮: 毎回同じような文書を作成する手間が省けます。
- 品質の均一化: 誰が作っても、一定の品質を保てます。
- ミスの削減: 誤字脱字や記載漏れを防ぎます。
- 属人化の解消: 誰でも簡単に文書を作成できます。
3. テンプレートの作り方：実践ステップ
それでは、実際にテンプレートを作ってみましょう。
3.1. 必要な要素を洗い出す
まず、どんな情報を盛り込む必要があるか、リストアップしましょう。例えば、議事録テンプレートなら、日付、参加者、議題、決定事項などが必要です。
3.2. デザインのポイント：見やすく、使いやすく
テンプレートは、誰が見てもわかりやすく、使いやすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 見やすいフォントを選び、統一する。
- 色使い: 重要な箇所は色を変えるなど、メリハリをつける。
- レイアウト: 情報を整理し、見やすい配置にする。
- 空白: 適度な空白を設けることで、読みやすさを向上させる。
3.3. 書き方の流れ：スムーズな記入をサポート
テンプレートは、記入する人のことを考えて、スムーズに書けるように工夫しましょう。
- 指示: 記入例や注意書きを添える。
- 選択肢: 選択式の項目を設ける。
- 入力欄: 適切なサイズで入力欄を用意する。
3.4. 使う場面を想定する
どんな場面で使うテンプレートなのかを具体的にイメージすることで、必要な要素やデザインが見えてきます。例えば、社内向けの報告書テンプレートと、顧客向けの提案書テンプレートでは、必要な情報やトーンが異なります。
3.5. 注意点：汎用性と柔軟性を意識する
テンプレートは、汎用性があり、様々な状況に対応できるように、柔軟性を持たせておきましょう。
- カスタマイズ: 必要な項目は、簡単に編集できるようにする。
- 汎用性: 特定の状況だけでなく、様々な場面で使えるようにする。
- 更新: 定期的に見直し、最新の情報に更新する。
4. テンプレート作成：ステップバイステップ
ステップ1：目的を決める
どんな文書のテンプレートを作りたいのか、目的を明確にしましょう。例えば、「会議の議事録を作成するためのテンプレート」などです。
ステップ2：必要な項目をリストアップ
目的に合わせて、必要な項目をリストアップします。議事録なら、日付、参加者、議題、決定事項、次回アクションなどが必要です。
ステップ3：フォーマットを決める
フォントの種類、サイズ、余白、行間など、文書全体のフォーマットを決めます。見やすく、統一感のあるフォーマットを心がけましょう。
ステップ4：テンプレートを作成する
ワープロソフトや表計算ソフトなどを使って、実際にテンプレートを作成します。リストアップした項目を配置し、必要な指示や選択肢などを追加します。
ステップ5：テストする
作成したテンプレートを実際に使ってみて、使い勝手や不備がないか確認します。必要に応じて修正を行い、完成度を高めます。
5. サンプルテンプレート：議事録
■ サンプルテンプレート（フォーマット テンプレート 違い の例） 【タイトル】 議事録
【日付】 YYYY年MM月DD日
【参加者】 （役職）氏名、（役職）氏名、（役職）氏名
【議題】
- 議題1：○○○○
- 議題2：○○○○
【決定事項】
- 議題1：○○○○
- 議題2：○○○○
【次回アクション】
- 担当者：氏名、内容：○○○○、期限：YYYY年MM月DD日
【備考】 必要に応じて文章や注意点を追加
※ このテンプレートは、議事録の種類に合わせて自然に内容を変えて書くこと。
6. まとめ：テンプレートを使いこなして、業務効率アップ！
この記事では、フォーマットとテンプレートの違いから、実際に使えるテンプレートの作り方まで解説しました。テンプレートを上手に活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます。ぜひ、この記事を参考に、あなただけのオリジナルテンプレートを作成してみてください！
