ファックス送付状テンプレート

はい、承知いたしました。以下に、ご指示いただいた内容に基づいて作成した記事全文を記載します。

ファックス送付状テンプレートの作り方：簡単ステップで自分だけのオリジナルを作成！

ファックスを送る際、送付状は相手に「誰から」「どんな内容の書類が」「何枚」送られてきたかを伝える大切なものです。ビジネスシーンでは特に、丁寧な印象を与えるために欠かせません。今回は、そんなファックス送付状のテンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式でわかりやすく解説します。

なぜ送付状が必要なの？送る意味と使う場面

送付状は、単に書類を送るだけでなく、相手への配慮を示すものでもあります。

相手への気配り： 誰から、どのような内容の書類が送られてきたのかを明確にすることで、相手がスムーズに内容を把握できるようにします。
誤送付の防止： 送付先や内容物を確認することで、誤送付を防ぎ、情報漏洩のリスクを減らします。
ビジネスマナー： 送付状を送ることは、相手への敬意を示すビジネスマナーの一つです。

送付状は、ビジネス文書だけでなく、履歴書や契約書などの重要な書類を送る際にも役立ちます。特に、複数の書類をまとめて送る場合は、送付状を添付することで、相手に内容物を整理して確認してもらうことができます。

送付状に必要な要素：何を書けばいいの？

送付状には、以下の要素を盛り込むようにしましょう。

日付： 送付状を作成した日付を記載します。
宛先： 送付先の会社名、部署名、役職名、氏名を記載します。（株式会社を（株）と省略しないように注意！）
差出人： 自分の会社名、部署名、氏名、連絡先（電話番号、FAX番号、メールアドレス）を記載します。
件名： 送付する書類の概要を記載します。（例：〇〇に関する資料送付のご案内）
頭語・結語： ビジネス文書では、「拝啓・敬具」などの頭語・結語を使用します。
本文： 送付する書類の内容や目的、簡単な挨拶などを記載します。
記書き： 送付する書類の名称と枚数を記載します。
（備考）： 必要に応じて、連絡事項や注意点を記載します。

送付状デザインのポイント：見やすく、伝わりやすく

デザインは、シンプルで分かりやすいものが基本です。

フォント： 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを使用しましょう。
レイアウト： 余白を十分に設け、項目ごとに区切りを明確にしましょう。
色使い： 基本的にはモノクロで作成し、必要に応じて会社のロゴなどを配置しましょう。

近年では、WordやExcelのテンプレートを利用して、デザイン性の高い送付状を作成することも可能です。しかし、デザインにこだわりすぎると、かえって読みにくくなってしまうこともあるので注意が必要です。

送付状の書き方：スムーズな流れで作成

送付状は、以下の流れで書くとスムーズに作成できます。

日付、宛先、差出人を記載する。
件名を記載する。
頭語・結語を記載する。
本文を記載する。（挨拶、書類の内容、目的など）
記書きを記載する。（書類名と枚数）
（備考）必要に応じて連絡事項を記載する。

本文は、簡潔に、分かりやすく書くように心がけましょう。

送付状作成時の注意点：失礼のないように

誤字脱字に注意する。 送信前に必ず確認しましょう。
宛先、差出人情報を正確に記載する。 特に、会社名や部署名は略さずに正式名称で記載しましょう。
敬語を正しく使用する。
封筒に入れる際は、三つ折りにして、宛名が上になるように入れる。

テンプレートを自分で作る！実践ステップ

ここではWordを使った基本的なテンプレートの作り方を解説します。

ステップ1：新規文書を開く

Wordを起動し、「白紙の文書」を選択して新規ファイルを開きます。

ステップ2：ヘッダーとフッターの設定

「挿入」タブから「ヘッダー」または「フッター」を選択し、会社名やロゴなどを挿入します（任意）。

ステップ3：基本情報を入力

日付、宛先、差出人などの基本情報を入力します。フォントや配置を調整して見やすくしましょう。

ステップ4：本文と記書きを作成

件名、本文、記書きを入力します。箇条書きや表を活用すると、情報を整理しやすくなります。

ステップ5：保存

「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、テンプレートとして保存します。これで、いつでも同じ形式の送付状を作成できます。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（ファックス送付状テンプレートの例）【タイトル】ファックス送付状テンプレート

【項目1】日付：2024年○月○日

【項目2】宛先：株式会社〇〇　　　〇〇部　　　〇〇様

【項目3】差出人：△△株式会社　　　　□□部　　　　〇〇〇〇　　　　TEL：000-0000-0000 　　　　FAX：000-0000-0000

【項目4】件名：〇〇に関する資料送付のご案内

【項目5】拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、この度、〇〇に関する資料を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

敬具

記

〇〇資料　　　　1部

以上

【備考】 FAX送信のため、画質が粗くなっている場合がございます。必要に応じて、原本をお送りいたしますので、お申し付けください。

まとめ

送付状は、ちょっとした工夫で相手に好印象を与えることができます。今回の記事を参考に、ぜひ自分だけのオリジナル送付状テンプレートを作成してみてください。