ヒヤリハット報告書テンプレートの作り方：事故を防ぐ第一歩！
ヒヤリハット報告書、作成していますか？ 「ヒヤリハット」とは、事故には至らなかったものの、ヒヤリとしたりハッとしたりした出来事のこと。これらの情報を集めて分析することで、大きな事故を未然に防ぐことができるんです。
今回は、そんな重要なヒヤリハット報告書を、簡単に作成できるテンプレートの作り方をご紹介します！
なぜヒヤリハット報告書が必要なの？
ヒヤリハット報告書は、職場や日常生活における潜在的な危険を可視化し、改善策を講じるための大切なツールです。
- 事故の予防: 小さなミスや危険な兆候を見逃さず、大きな事故につながる可能性を摘み取ります。
- 意識の向上: 従業員や関係者の安全意識を高め、積極的な事故防止活動を促します。
- 情報共有: 類似のヒヤリハット事例を共有することで、再発防止策を効果的に展開できます。
ヒヤリハット報告書テンプレートの作り方
自分でテンプレートを作ることで、自社の業種や職場の環境に合わせた、より使いやすい報告書を作成できます。
必要な要素の一覧
最低限、以下の要素を含めるようにしましょう。
- 発生日時: いつ発生したのかを特定するため。
- 発生場所: どこで発生したのかを特定するため。
- 当事者: 誰が体験したのかを特定するため。（匿名でも可）
- 状況: 具体的に何が起こったのかを詳細に記述。5W1Hを意識すると書きやすいです。
- 原因: なぜその状況が発生したのかを分析。
- 対策案: 今後同じようなことが起こらないように、どのような対策が必要か。
- 影響範囲: もし事故になっていた場合、どのような影響があったと考えられるか。
- 報告者: 報告者の氏名と所属。
- 承認者: 承認者の氏名と所属。
デザインのポイント
- シンプルで見やすいレイアウト: 情報が整理され、すぐに内容を把握できるように。
- 記入しやすいフォーマット: 手書きでもPC入力でも使いやすいように、適切なスペースを確保。
- 図やイラストの活用: 状況を視覚的に伝えられるように、必要に応じて図やイラストを挿入。
書き方の流れ
- 発生状況を具体的に記述: 5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識して、客観的に描写します。
- 原因を分析: なぜそのヒヤリハットが起こったのか、根本的な原因を探ります。
- 対策案を提案: 再発防止のために、具体的な対策案を提示します。
- 影響範囲を検討: もし事故につながっていたら、どのような影響があったかを想定します。
使う場面
- 職場の安全衛生委員会: 報告されたヒヤリハット事例を分析し、改善策を検討する。
- 従業員への安全教育: 過去の事例を共有し、安全意識を高める。
- 作業手順の見直し: ヒヤリハット事例を参考に、より安全な作業手順を策定する。
注意点
- 原因追求に終始しない: 個人を責めるのではなく、システムや環境に問題がないかを見直す。
- 小さなことでも報告を奨励: 些細なことでも、それが大きな事故につながる可能性がある。
- 報告しやすい環境づくり: 報告者が安心して情報を共有できるような、風通しの良い職場環境を整える。
実践的な手順：ヒヤリハット報告書テンプレートを作ってみよう！
- 必要な項目をリストアップ: 上記の「必要な要素の一覧」を参考に、自社に必要な項目を洗い出します。
- レイアウトを決める: 紙媒体で使用するのか、PCで入力するのかによって、最適なレイアウトを検討します。
- テンプレートを作成: ワードやエクセルなどのソフトを使って、テンプレートを作成します。
- サンプルを記入: 実際にヒヤリハット事例を想定して、サンプルを記入してみます。
- 改善点を見つける: サンプルを記入してみて、使いにくい点や不足している点がないかを確認し、修正します。
- 運用を開始: テンプレートを従業員に配布し、運用を開始します。
- 定期的に見直し: 運用状況を定期的に見直し、必要に応じてテンプレートを改善します。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（ヒヤリハット報告書の例）
【タイトル】 ヒヤリハット報告書
【発生日時】 2023年10月27日 15時30分
【発生場所】 〇〇工場 〇〇ライン
【当事者】 〇〇 〇〇（〇〇部）
【状況】 〇〇作業中、〇〇が〇〇に接触しそうになった。
【原因】 〇〇の配置が悪く、作業スペースが狭かったため。
【対策案】 〇〇の配置を見直し、作業スペースを確保する。
【影響範囲】 〇〇が負傷する可能性があった。ライン停止の可能性があった。
【報告者】 〇〇 〇〇（〇〇部）
【承認者】 〇〇 〇〇（〇〇部）
【備考】 〇〇作業手順の見直しも検討する。
※ このテンプレートはあくまで一例です。自社の状況に合わせて自由にカスタマイズしてください。
ヒヤリハット報告書は、安全な職場環境を作るための第一歩です。ぜひ、オリジナルのテンプレートを作成して、事故防止に役立ててくださいね！
