トラブル報告書テンプレート

はい、承知いたしました。トラブル報告書テンプレートの作り方を解説する記事を作成します。

トラブル報告書テンプレートの作り方：簡単ステップで解決！【サンプル付き】

仕事で予期せぬトラブルが発生した時、迅速かつ正確な報告はとても重要です。でも、いざ報告書を書こうとすると、「何を書けばいいんだろう？」「どう書けば伝わるんだろう？」と悩んでしまうことはありませんか？

そんな時に役立つのが「トラブル報告書テンプレート」です。テンプレートがあれば、必要な情報を漏れなく記載でき、スムーズな報告が可能になります。

この記事では、誰でも簡単にトラブル報告書テンプレートを作成できるように、必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れなどを詳しく解説します。さらに、実際に使えるサンプルテンプレートもご用意しました。ぜひ、この記事を参考に、自分にとって使いやすいテンプレートを作成してみてください。

なぜトラブル報告書テンプレートが必要なの？

トラブル発生時、口頭での報告だけでは情報が抜け落ちたり、誤って伝わったりする可能性があります。トラブル報告書を作成することで、以下のメリットが得られます。

状況の正確な把握: トラブルの詳細な情報を記録することで、原因究明や再発防止に役立ちます。
関係者へのスムーズな情報共有: 報告書を共有することで、関係者全員が同じ情報を共有できます。
責任の所在の明確化: 誰が、いつ、何をしたのかを記録することで、責任の所在を明確にできます。
業務改善への貢献: トラブルの記録を分析することで、業務プロセスの改善点を見つけ出すことができます。

テンプレート作成に必要な要素一覧

トラブル報告書テンプレートには、以下の要素を含めるようにしましょう。

報告日: 報告書を作成した日付。
報告者: 報告者の氏名、所属部署、役職。
件名: 報告の内容を簡潔に表すタイトル。
発生日時: トラブルが発生した日時。
発生場所: トラブルが発生した場所。
トラブルの概要: 発生したトラブルの内容を具体的に記述。
原因: トラブルが発生した原因（考えられる範囲で）。
影響範囲: トラブルによって影響を受けた範囲（顧客、システム、業務など）。
対応状況: 既に行った対応とその結果。
今後の対策: 今後講じるべき対策（提案を含む）。
添付資料: 必要に応じて、図面、写真、ログデータなどを添付。
備考: その他、特記事項があれば記載。

デザインのポイント：見やすさと分かりやすさを重視

テンプレートのデザインは、見やすさと分かりやすさを重視しましょう。

フォント: 読みやすいフォント（例：MSゴシック、游ゴシック）を使用する。
文字サイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切なサイズにする（10.5pt～12pt程度）。
行間: 適度な行間を設けることで、読みやすさを向上させる。
余白: 適度な余白を設けることで、情報を整理して見やすくする。
罫線: 罫線を使用することで、項目を区切り、情報を整理する。
色: 必要な箇所に色を使用することで、情報を強調する（ただし、使いすぎは逆効果）。

書き方の流れ：5W1Hを意識して具体的に

トラブル報告書は、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識して具体的に書きましょう。

件名: 報告内容が一目でわかるように、簡潔なタイトルを付ける。
概要: 発生したトラブルの概要を、簡潔かつ正確に記述する。
詳細: トラブル発生時の状況、原因、影響範囲などを、5W1Hに基づいて具体的に記述する。
対応: 既に行った対応とその結果を記述する。
対策: 今後講じるべき対策を提案する。
添付資料: 必要に応じて、図面、写真、ログデータなどを添付する。

使う場面：社内報告から顧客対応まで

トラブル報告書は、社内報告だけでなく、顧客への報告にも使用できます。顧客への報告の場合は、より丁寧な言葉遣いを心掛け、誠意をもって対応することが重要です。

注意点：事実に基づき、客観的に記述する

トラブル報告書を作成する際は、以下の点に注意しましょう。

事実に基づき、客観的に記述する: 感情的な表現は避け、客観的な事実のみを記述する。
憶測や推測は避ける: 不確かな情報は記述せず、確認が取れた情報のみを記述する。
責任転嫁はしない: 誰かの責任を追及するような書き方は避け、問題解決に焦点を当てる。
簡潔に分かりやすく記述する: 長文にならないように、簡潔に分かりやすく記述する。
誤字脱字に注意する: 誤字脱字がないか、必ず確認する。

実践的な手順：テンプレート作成ステップ

実際にトラブル報告書テンプレートを作成する手順を、ステップ形式で解説します。

ステップ1：必要な要素を洗い出す

まず、自社の業務内容や報告の目的を考慮して、必要な要素を洗い出します。上記で紹介した要素一覧を参考に、必要な項目を追加したり、不要な項目を削除したりしましょう。

ステップ2：テンプレートのデザインを考える

次に、テンプレートのデザインを考えます。見やすさと分かりやすさを重視し、フォント、文字サイズ、行間、余白、罫線、色などを検討しましょう。

ステップ3：テンプレートを作成する

Microsoft WordやExcelなどのソフトウェアを使って、テンプレートを作成します。洗い出した要素とデザインを基に、項目を配置し、罫線や色などを設定します。

ステップ4：サンプルを記入してテストする

作成したテンプレートに、実際に起こったトラブルのサンプルを記入してテストします。記入漏れがないか、分かりにくい箇所はないかなどを確認し、必要に応じて修正します。

ステップ5：テンプレートを共有する

完成したテンプレートを、社内の関係者と共有します。テンプレートの使い方を説明し、フィードバックを収集することで、より使いやすいテンプレートに改善することができます。

サンプルテンプレート：すぐに使える！

以下に、トラブル報告書テンプレートのサンプルを掲載します。このテンプレートを基に、自社の業務に合わせてカスタマイズしてください。

■ サンプルテンプレート（トラブル報告書テンプレートの例）

【タイトル】トラブル報告書

【報告日】 2024年5月15日

【報告者】氏名：山田太郎所属：営業部役職：主任

【件名】〇〇システムにおけるデータ消失について

【発生日時】 2024年5月14日 14時30分

【発生場所】本社サーバー室

【トラブルの概要】〇〇システムにおいて、〇〇のデータが消失しました。

【原因】〇〇サーバーのハードディスク故障が原因と考えられます。現在、詳細な原因を調査中です。

【影響範囲】〇〇システムの利用に影響が出ており、〇〇業務が一部停止しています。

【対応状況】〇〇サーバーのバックアップデータからの復旧作業を行っています。復旧完了見込みは〇〇時です。

【今後の対策】〇〇サーバーのハードディスクを交換し、定期的なバックアップ体制を強化します。

【添付資料】〇〇サーバーのログデータ

【備考】復旧作業の進捗状況は、随時報告いたします。

※ このテンプレートは、トラブルの種類に合わせて自然に内容を変えて書くこと。

まとめ

トラブル報告書テンプレートは、トラブル発生時の迅速かつ正確な報告を支援する強力なツールです。この記事で紹介した手順を参考に、ぜひ自社に合ったテンプレートを作成してみてください。そして、万が一のトラブル発生時には、冷静に状況を把握し、適切な対応を行いましょう。