テンプレート書類送付状の作り方：初めてでも安心！例文付きで解説
「書類送付状」、ビジネスシーンでよく見かけるけど、いざ自分で作ろうとすると「何を書けばいいの？」「どんなデザインにすればいいの？」と迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、初めての方でも簡単に、そして自信を持って送付状を作成できるように、テンプレート書類送付状の作り方を徹底解説します！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点まで、例文付きでわかりやすくご紹介します。
書類送付状とは？なぜ必要なの？
書類送付状とは、書類を送る際に同封する、送り状・添え状のこと。企業や個人間で書類をやり取りする際のマナーとして、とても重要な役割を果たします。
なぜ書類送付状が必要なのでしょうか？
- 相手への配慮: 何の書類が、誰から、いつ送られてきたのかを明確に伝えることで、相手に失礼のないように配慮できます。
- 書類内容の伝達: 同封されている書類の内容を簡潔に伝え、相手がスムーズに内容を確認できるように助けます。
- ビジネスマナー: きちんと作成された送付状は、相手に好印象を与え、信頼関係を築く上で役立ちます。
テンプレート書類送付状の作り方：必要な要素とポイント
テンプレートを作る前に、まずは必要な要素を把握しておきましょう。
【必要な要素一覧】
- 日付: 書類を送付する日付を記載します。
- 宛先: 送付先の会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載します。（株式会社、(株)などの省略は避ける）
- 差出人: 自分の会社名、部署名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。
- 件名: 何の書類を送付するのか簡潔に記載します。（例：「〇〇に関する書類送付のご案内」）
- 本文: 書類を送付する目的や簡単な挨拶、同封書類の内容、相手への感謝などを記載します。
- 同封書類: 同封している書類の種類と枚数を記載します。
- 結びの言葉: 「敬具」「謹啓」など、丁寧な言葉で締めくくります。
【デザインのポイント】
- シンプルで見やすいデザイン: 重要なのは内容が伝わること。ごちゃごちゃした装飾は避け、シンプルで読みやすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、ビジネスシーンに合ったフォーマルなフォントを選びましょう。
- 余白: 適度な余白を設けることで、全体的にすっきりとした印象になります。
- 統一感: 企業ロゴやコーポレートカラーなどを取り入れることで、統一感のある送付状を作成できます。
【書き方の流れ】
- 日付、宛先、差出人を記載する: 間違いのないように、正確に記載しましょう。
- 件名を記載する: 一目で内容がわかるように、簡潔に記載しましょう。
- 本文を記載する: 挨拶、書類を送付する目的、同封書類の内容、感謝の気持ちなどを、丁寧な言葉遣いで記述します。
- 同封書類を記載する: 書類の種類と枚数を明記します。
- 結びの言葉を記載する: 丁寧な言葉で締めくくりましょう。
【使う場面】
- 契約書や請求書などのビジネス書類を送付する際
- 履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付する際
- 見積書や提案書などを送付する際
【注意点】
- 誤字脱字がないか確認する: 送付前に必ず確認し、修正しておきましょう。
- 敬語の使い方に注意する: ビジネスシーンにふさわしい丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 相手への配慮を忘れない: 常に相手の立場に立って、気持ちの良いやり取りを心がけましょう。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成しよう！
ここでは、実際にテンプレートを作成する手順を、ステップ形式でご紹介します。
ステップ1：テキストエディタ（Word、Googleドキュメントなど）を開く
まずは、テキストエディタを開きましょう。WordやGoogleドキュメントなど、使い慣れたもので構いません。
ステップ2：必要な要素を配置する
日付、宛先、差出人、件名、本文、同封書類、結びの言葉など、必要な要素を配置します。
ステップ3：各項目に情報を入力する
日付、宛先、差出人など、各項目に情報を入力します。
ステップ4：デザインを調整する
フォント、余白、色などを調整し、見やすいデザインに仕上げます。
ステップ5：テンプレートとして保存する
完成したものをテンプレートとして保存しておけば、次回から簡単に利用できます。
サンプルテンプレート：書類送付状の例
■ サンプルテンプレート（テンプレート 書類 送付 状 の例） 【タイトル】 書類送付状
【項目1】 日付：2024年10月27日
【項目2】
宛先：〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
【項目3】
差出人：△△株式会社
△△部 △△
住所：〇〇
電話番号：〇〇
メールアドレス：〇〇
【項目4】 件名：〇〇に関する書類送付のご案内
【項目5】
本文：拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記の書類をお送りいたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
【項目6】 同封書類：〇〇 1部
【備考】 必要に応じて、書類の内容に関する補足説明や、その他連絡事項などを追記してください。 （例：ご多忙中恐縮ですが、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。）
まとめ：テンプレートを使いこなして、スマートなビジネスを！
書類送付状は、ビジネスシーンにおいて重要な役割を果たす、いわば「顔」のようなものです。この記事でご紹介したテンプレートの作り方を参考に、ぜひオリジナルの送付状を作成し、スマートなビジネスライフを送ってください！
