テンプレート始末書

テンプレート始末書を作成！困った時のテンプレート作成術を徹底解説

始末書って、なんだか難しそう…と感じていませんか？特にテンプレートがない場合、何を書けばいいのか、どう書けばいいのか迷ってしまいますよね。そこで今回は、「テンプレート始末書」をテーマに、始末書テンプレートの作り方を徹底解説します！これを読めば、いざという時も慌てず、スムーズに始末書を作成できるようになりますよ。

なぜ始末書が必要なの？始末書を書く意味

始末書は、単なるお詫びの文章ではありません。会社や組織に対して、問題が発生した原因を明確にし、再発防止策を提示することで、信頼回復を図る重要な書類です。きちんと作成することで、自身の反省の意を示すだけでなく、会社全体の改善にも貢献できます。

テンプレートを作るメリットとは？

テンプレートを用意しておくことで、いざという時に慌てずに、必要な情報をスムーズにまとめることができます。また、記述内容の抜け漏れを防ぎ、一貫性のある始末書を作成できます。

始末書のテンプレート作成方法：必要な要素とデザイン

始末書テンプレートを作る上で、必要な要素とデザインのポイントを見ていきましょう。

必要な要素の一覧

日付: 始末書を作成した日付を記載します。
宛名: 提出先の部署名や役職名、氏名を記載します。
所属・氏名: 自身の所属部署名と氏名を記載します。
件名: 始末書の概要を簡潔に記載します。（例：〇〇に関する始末書）
経緯: 問題が発生した経緯を具体的に記載します。（5W1Hを意識）
原因: 問題が発生した原因を分析し、客観的に記載します。
結果: 問題によって発生した損害や影響を具体的に記載します。
反省: 問題に対する反省の意を述べます。
対策: 今後、同様の問題が発生しないようにするための対策を具体的に記載します。
謝罪: 関係者への謝罪の言葉を述べます。
捺印: 署名・捺印をします。

デザインのポイント

シンプルで見やすいレイアウト: 装飾は控えめに、文字の大きさやフォント、行間などを調整し、読みやすいように心がけましょう。
箇条書きや表の活用: 経緯や原因、対策などを箇条書きや表にまとめることで、内容が整理され、分かりやすくなります。
余白の確保: 適度な余白を設けることで、読みやすさが向上します。

テンプレートの書き方の流れ

事実確認: 問題が発生した経緯、原因、結果を正確に把握します。
構成の検討: テンプレートを参考に、どの項目に何を記述するかを決めます。
文章作成: 各項目に沿って、具体的な文章を作成します。
推敲・修正: 誤字脱字、表現の矛盾などがないか、何度も確認し、修正します。
提出: 上長に確認してもらい、承認を得た上で、正式に提出します。

始末書を使う場面

業務上のミス: 誤発注、納期遅延、品質不良など
会社規則の違反: 遅刻、無断欠勤、不正行為など
顧客への迷惑行為: クレーム対応の不備、誤った情報提供など
社内でのトラブル: 喧嘩、パワハラ、セクハラなど

始末書の注意点

正直に記述する: 事実を隠蔽したり、言い訳をしたりせず、正直に記述することが重要です。
感情的な表現を避ける: 冷静に、客観的な視点で記述しましょう。
他人を責めない: 自分の責任を明確にし、他人を責めるような表現は避けましょう。
具体的な対策を提示する: 再発防止のため、具体的な対策を提示しましょう。
誠意を込めて謝罪する: 関係者への謝罪の気持ちを、誠意を込めて伝えましょう。

実践的な手順：始末書テンプレートの作成ステップ

ステップ１：必要な要素をリストアップする

上記で説明した「必要な要素の一覧」を参考に、自分にとって必要な項目をリストアップします。

ステップ２：テンプレートを作成する

WordやExcelなどの文書作成ソフトで、リストアップした項目を配置し、テンプレートを作成します。

ステップ３：サンプル文章を挿入する

各項目に、例文となる文章を挿入します。後で修正しやすいように、具体的な内容ではなく、汎用的な文章にしておきましょう。

ステップ４：デザインを調整する

フォント、文字サイズ、行間などを調整し、見やすいデザインに仕上げます。

ステップ５：保存する

作成したテンプレートを、ファイル名をつけて保存します。（例：始末書テンプレート.docx）

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（テンプレート始末書の例）【タイトル】〇〇に関する始末書

【日付】 2024年〇月〇日

【宛名】〇〇部長殿

【所属・氏名】〇〇部　〇〇

【経緯】〇〇年〇月〇日、〇〇において、〇〇という事態が発生いたしました。具体的には、〇〇です。

【原因】今回の事態は、私の〇〇という認識不足、および〇〇の確認不足が原因であると考えられます。

【結果】今回の事態により、〇〇に〇〇という損害を与えてしまいました。

【反省】今回の事態を深く反省し、今後は二度とこのような事態を起こさないよう、十分に注意いたします。

【対策】今後は、〇〇を徹底し、〇〇の確認を怠らないようにいたします。また、〇〇の研修に参加し、知識・スキルを向上させます。

【謝罪】この度は、多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。深くお詫び申し上げます。

【捺印】

【備考】必要に応じて、状況に合わせて文章を修正してください。

まとめ

始末書は、ミスを犯した際に、自分の責任を明確にし、再発防止に努めるための重要な書類です。テンプレートを事前に作成しておくことで、いざという時に冷静に対応することができます。今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、自分に合った始末書テンプレートを作成し、万が一の事態に備えましょう。