キングファイル背表紙テンプレート

キングファイルの背表紙テンプレート、作り方について解説します！

キングファイルって、書類整理の定番ですよね。でも、背表紙が味気ないと、どれが何のファイルだかパッと見で分かりにくい…なんてことありませんか？そんな時は、オリジナルの背表紙テンプレートを作って、使いやすさも見た目もアップさせちゃいましょう！

キングファイル背表紙テンプレートを作るメリット

背表紙を自作するメリットはたくさんあります。

一目で内容がわかる: 必要な情報だけを大きく表示できるので、探す手間が省けます。
統一感のある見た目に: ファイル全体のデザインを統一することで、書庫や棚がスッキリと整理された印象になります。
オリジナリティが出せる: 会社名やロゴを入れたり、色やフォントを工夫したりして、個性を出すことができます。
無料で作れる: ワードやエクセルなど、普段使っているソフトで簡単に作成できます。

背表紙テンプレートを作る前に：必要な要素とデザインのポイント

テンプレートを作る前に、どんな情報を載せたいか、どんなデザインにしたいかを考えてみましょう。

必要な要素の一覧

最低限必要なのは、以下の要素です。

ファイル名（必須）: 何のファイルなのかを明確に示す一番重要な情報です。
作成日（必要に応じて）: いつ作成されたファイルなのかを記録しておくと、管理が楽になります。
期間（必要に応じて）: 該当する期間を記載することで、情報の範囲を特定できます。
部署名/担当者名（必要に応じて）: 部署や担当者を明記することで、責任の所在を明確にできます。
通し番号/連番（必要に応じて）: 複数のファイルがある場合に、順番を管理しやすくします。
会社ロゴ/マーク（必要に応じて）: 会社や部署のロゴを入れることで、統一感とオリジナリティを出すことができます。

デザインのポイント

シンプルで見やすいデザイン: 情報が多すぎるとかえって見にくくなるので、必要な情報に絞り、シンプルにまとめましょう。
フォントの選択: ファイル名など、重要な情報は大きく太字にするなど、メリハリをつけることが大切です。ゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
色の活用: ファイルの種類ごとに色分けすると、識別しやすくなります。ただし、色数を増やしすぎるとごちゃごちゃした印象になるので、2～3色程度に抑えるのがおすすめです。
余白の活用: 文字が詰まっていると圧迫感があるので、適度な余白を設けることで、見やすさが向上します。

背表紙テンプレートの書き方の流れ

背表紙テンプレートの作成は、以下の流れで行います。

ソフトの選択: WordやExcelなど、使い慣れたソフトを選びましょう。
用紙サイズの設定: キングファイルの背表紙に合わせたサイズを設定します。
レイアウトの作成: テキストボックスや罫線などを活用して、情報を配置するレイアウトを作ります。
情報の入力: 必要な情報を入力していきます。
デザインの調整: フォント、色、余白などを調整して、見やすいデザインに仕上げます。
印刷: 印刷して、キングファイルの背表紙に貼り付けます。

背表紙テンプレートを使う場面

背表紙テンプレートは、以下のような場面で活躍します。

書類整理: 契約書、請求書、議事録など、様々な書類を整理する際に役立ちます。
プロジェクト管理: プロジェクトごとにファイルを分け、進捗状況などを記載することで、管理がスムーズになります。
社内文書の共有: 社内規定やマニュアルなどをファイルにまとめ、共有する際に役立ちます。

背表紙テンプレート作成の注意点

キングファイルのサイズを確認: 適切なサイズのテンプレートを作成するために、必ずキングファイルのサイズを確認しましょう。
印刷設定: 印刷時に、用紙サイズや倍率などが正しく設定されているか確認しましょう。
情報の間違いがないか確認: 入力した情報に間違いがないか、必ず確認しましょう。

実践的な手順：Wordでキングファイル背表紙テンプレートを作ってみよう！

ここでは、Wordを使ってキングファイルの背表紙テンプレートを作る手順を解説します。

ステップ1：Wordを起動し、新規文書を作成する

Wordを起動し、「新しい文書」を選択して、白紙の文書を開きます。

ステップ2：用紙サイズを設定する

「レイアウト」タブをクリックし、「サイズ」から「その他の用紙サイズ」を選択します。キングファイルの背表紙のサイズに合わせて、幅と高さを設定します。（例：幅24mm、高さ297mm）

ステップ3：テキストボックスを挿入する

「挿入」タブをクリックし、「テキストボックス」から「横書きテキストボックスの描画」を選択します。用紙内にテキストボックスを描画します。

ステップ4：テキストボックスに情報を入力する

テキストボックス内に、ファイル名、作成日、期間など、必要な情報を入力します。

ステップ5：フォントや色を調整する

テキストボックス内の文字を選択し、「ホーム」タブからフォントの種類、サイズ、色などを調整します。重要な情報は大きく太字にするなど、メリハリをつけましょう。

ステップ6：テキストボックスの枠線を調整する

テキストボックスを選択し、「図形の書式」タブから「図形の枠線」を選択します。枠線の色や太さを調整したり、枠線をなしにしたりすることができます。

ステップ7：レイアウトを調整する

テキストボックスの位置やサイズを調整して、見やすいレイアウトにしましょう。

ステップ8：印刷する

「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。印刷設定を確認し、印刷を実行します。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（キングファイル背表紙テンプレートの例）

【タイトル】プロジェクトX 議事録

【項目1】作成日：2024年10月27日

【項目2】担当：山田太郎

【項目3】期間：2024年4月～2024年9月

【備考】重要事項は赤字で強調。定期的な見直しを行うこと。

まとめ

キングファイルの背表紙テンプレートを自作することで、書類整理が格段に楽になります。ぜひ、この記事を参考に、自分だけのオリジナルテンプレートを作ってみてください。