オフィス2007でオリジナルテンプレートを作ろう！簡単ステップで作業効率UP！
オフィス2007をお使いの皆さん、テンプレートを活用していますか？ テンプレートを使えば、毎回同じような書類を作る手間が省け、作業効率が格段にアップします。実は、オフィス2007でもオリジナルのテンプレートを簡単に作ることができるんです！ 今回は、その方法をステップバイステップで解説します。
なぜテンプレートを作るべき？
テンプレートを作成するメリットはたくさんあります。
- 時間短縮: 毎回ゼロから書類を作る必要がなく、大幅な時間短縮になります。
- 品質の均一化: デザインや書式が統一され、プロフェッショナルな印象を与えます。
- ミスの削減: 間違いやすい箇所をテンプレートで固定することで、入力ミスを減らすことができます。
- 属人化の解消: 誰でも同じフォーマットで書類を作成できるため、担当者が変わってもスムーズに業務を引き継げます。
テンプレート作成に必要な要素
テンプレートを作る前に、どんな要素が必要か確認しましょう。
- 目的: どんな書類のテンプレートを作りたいのか明確にする。
- 項目: 必要な項目を洗い出す（例：日付、氏名、件名、内容など）。
- デザイン: どのようなデザインにするか（フォント、色、レイアウトなど）。
- 書式: 文字サイズ、配置、行間などを決める。
デザインのポイント
テンプレートのデザインは、見やすさ、使いやすさ、そして企業のイメージを左右する重要な要素です。
- フォント: 見やすいフォントを選ぶ（例：メイリオ、MS ゴシック）。
- 色: コーポレートカラーを効果的に使用し、落ち着いた色合いにする。
- レイアウト: 情報が整理され、見やすいレイアウトにする。
- 余白: 適度な余白を設けることで、圧迫感を軽減する。
テンプレートの作り方の流れ
- 新規ドキュメントを開く: ワード、エクセル、パワーポイントなど、目的に合ったソフトで新規ドキュメントを開きます。
- レイアウトを整える: 用紙サイズ、余白、ヘッダー/フッターなどを設定します。
- 必要な項目を入力する: テンプレートとして使用する項目を、プレースホルダーとして入力します（例：「[日付]」、「[氏名]」）。
- デザインを調整する: フォント、色、配置などを調整し、見やすいデザインにします。
- テンプレートとして保存する: ファイルの種類を「テンプレート」として保存します（拡張子は
.dotx、.xltx、.potxなど）。
実践的な手順：ワードで会議議事録テンプレートを作る
ここでは、ワードで会議議事録のテンプレートを作成する手順を、ステップ形式で説明します。
ステップ1: 新規ドキュメントを開く
ワード2007を起動し、新しいドキュメントを開きます。
ステップ2: レイアウトを整える
「ページレイアウト」タブから、用紙サイズ（A4）、余白（標準）などを設定します。
ステップ3: ヘッダー/フッターを設定する
必要に応じて、ヘッダー/フッターに会社名やロゴなどを挿入します。
ステップ4: 項目を入力する
以下の項目をプレースホルダーとして入力します。
- 会議名: [会議名]
- 開催日時: [開催日時]
- 場所: [場所]
- 出席者: [出席者]
- 欠席者: [欠席者]
- 議題: [議題]
- 議事内容: [議事内容]
- 決定事項: [決定事項]
- 次回開催予定: [次回開催予定]
- 備考: [備考]
ステップ5: デザインを調整する
フォント（メイリオ）、文字サイズ（11pt）、行間（1.5行）などを調整し、見やすいデザインにします。
ステップ6: テンプレートとして保存する
「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、「ファイルの種類」を「Wordテンプレート (*.dotx)」に変更して保存します。保存場所はデフォルトのテンプレートフォルダがおすすめです。
テンプレートを使う場面
テンプレートは、様々な場面で活用できます。
- 会議議事録
- 請求書
- 見積書
- 報告書
- プレゼンテーション資料
- 名刺
注意点
テンプレートを作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 汎用性: 複数の場面で使えるように、汎用性の高いデザインにする。
- 保守性: 変更や修正が容易なように、シンプルな構造にする。
- 著作権: 著作権に配慮し、他者の著作物を無断で使用しない。
- 情報セキュリティ: 個人情報や機密情報を含むテンプレートは、適切なセキュリティ対策を講じる。
サンプルテンプレート（会議議事録テンプレートの例）
■ サンプルテンプレート（オフィス 2007 会議議事録テンプレート の例）
【タイトル】 会議議事録
【会議名】 [会議名]
【開催日時】 [開催日時]
【場所】 [場所]
【出席者】 [出席者]
【欠席者】 [欠席者]
【議題】 [議題]
【議事内容】 [議事内容]
【決定事項】 [決定事項]
【次回開催予定】 [次回開催予定]
【備考】 [備考]
【備考】 上記項目を埋めて、会議の内容を記録してください。 必要に応じて、議事内容の欄を拡げてください。 フォントやレイアウトは、必要に応じて調整してください。
まとめ
オフィス2007でオリジナルテンプレートを作成することで、作業効率を大幅に向上させることができます。 今回紹介した手順を参考に、ぜひオリジナルのテンプレートを作成し、業務効率化を図ってみてください。
