エクセル議事録テンプレート

エクセル議事録テンプレートの作り方：もう会議に焦らない！簡単ステップで効率化

会議後、「議事録作るの面倒…」「毎回構成考えるのが大変…」なんて思っていませんか？そんなあなたに朗報です！エクセルでオリジナルの議事録テンプレートを作成すれば、会議の準備から記録、共有までグッと楽になります。

この記事では、エクセル議事録テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、具体的な手順まで、初心者の方にもわかりやすく解説します。ぜひ、この記事を参考に、自分だけの議事録テンプレートを作成して、会議を効率化しましょう！

1. なぜ議事録テンプレートが必要なの？

議事録テンプレートを使うことで、以下のようなメリットがあります。

時間の節約: 毎回ゼロから作成する必要がなくなり、大幅な時間短縮に繋がります。
記載漏れの防止: 必要な項目がテンプレートに予め用意されているため、重要な情報の記載漏れを防ぎます。
情報の共有: フォーマットが統一されることで、参加者間での情報共有がスムーズになります。
会議の質の向上: 議事録作成に時間を取られなくなるため、会議自体に集中できます。

2. 議事録テンプレートに必要な要素

テンプレートを作成する前に、どんな要素が必要なのかを整理しましょう。一般的な議事録に必要な要素は以下の通りです。

会議名: 会議のタイトル。
開催日時: 会議が開催された日時。
開催場所: 会議が開催された場所（オンラインの場合はその旨を記載）。
出席者: 会議の参加者名。
欠席者: 会議の欠席者名。
議題: 会議で話し合われた議題。
決定事項: 会議で決定された事項。
保留事項: 今後検討が必要な事項。
宿題・ToDo: 参加者が行うべきアクションとその担当者、締め切り日。
備考: その他、特記事項や補足情報。

これらの要素を参考に、自社の会議スタイルや目的に合わせて必要な項目を追加・変更しましょう。

3. デザインのポイント：見やすく、使いやすく

テンプレートのデザインは、見やすさと使いやすさを意識することが重要です。

フォント: 見やすいフォント（ゴシック体、明朝体など）を選び、適切なサイズに設定しましょう。
色: 重要な項目は色分けしたり、背景色を変えたりすることで、視覚的に強調することができます。ただし、色を使いすぎると見づらくなるため、2〜3色程度に抑えるのがおすすめです。
罫線: 罫線を引くことで、項目間の区切りを明確にし、見やすくすることができます。
余白: 適度な余白を設けることで、圧迫感を軽減し、読みやすくすることができます。

4. 議事録の書き方の流れ

テンプレートを使って議事録を作成する際の流れは以下の通りです。

会議前にテンプレートを準備: 必要な情報を予め入力しておきましょう（会議名、開催日時、出席者など）。
会議中にメモを取る: 議題、決定事項、宿題などを漏れなくメモしましょう。
会議後に議事録を作成: メモを元に、テンプレートに情報を入力します。簡潔かつ正確に記述することを心がけましょう。
議事録を共有: 作成した議事録を、参加者全員に共有します。
議事録を保管: 必要に応じて、議事録をファイルサーバーやクラウドストレージに保管します。

5. 議事録テンプレートを使う場面

議事録テンプレートは、あらゆる会議で活用できます。

定例会議: 毎週、毎月など定期的に開催される会議。
プロジェクト会議: プロジェクトの進捗状況や課題を共有する会議。
顧客との打ち合わせ: 顧客との打ち合わせ内容を記録する会議。
社内研修: 研修内容を記録する会議。

6. 議事録作成の注意点

客観的に記述する: 個人的な意見や感情を排除し、客観的な事実のみを記述しましょう。
簡潔に記述する: 長文にならないように、簡潔かつ正確に記述しましょう。
誤字脱字に注意する: 議事録は公式な記録となるため、誤字脱字がないように注意しましょう。
タイムリーに共有する: 会議後、できるだけ早く議事録を共有しましょう。

7. 実践的な手順：エクセルで議事録テンプレートを作ってみよう！

それでは、実際にエクセルで議事録テンプレートを作成してみましょう。

ステップ1：エクセルを起動し、新しいシートを開く

ステップ2：必要な項目を入力する

A1セルに「会議名」
A2セルに「開催日時」
A3セルに「開催場所」
A4セルに「出席者」
A5セルに「欠席者」
A7セルに「議題」
A8セルに「決定事項」
A9セルに「保留事項」
A10セルに「宿題・ToDo」
A11セルに「備考」

ステップ3：セルの書式設定を行う

フォントの種類、サイズ、色などを設定します。
罫線を引きます。
セルの幅や高さを調整します。
必要に応じて、セルの背景色を設定します。

ステップ4：入力規則を設定する（オプション）

例えば、出席者欄にプルダウンリストを設定することで、入力ミスを防ぐことができます。

ステップ5：テンプレートを保存する

「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Excelテンプレート(*.xltx)」にして保存します。

これで、オリジナルの議事録テンプレートが完成しました！

8. サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（エクセル議事録テンプレートの例）

【タイトル】定例会議議事録

【項目1】会議名：〇〇部定例会議

【項目2】開催日時：2024年〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇

【項目3】出席者：〇〇、〇〇、〇〇

【項目4】議題：

〇〇について
〇〇の進捗状況
〇〇に関する問題点

【項目5】決定事項：

〇〇を〇〇とする
〇〇の期日を〇〇とする

【項目6】宿題・ToDo：

〇〇：〇〇（担当：〇〇、期日：〇〇）
〇〇：〇〇（担当：〇〇、期日：〇〇）

【備考】特になし

※ このテンプレートは、あくまで一例です。自社の会議の目的に合わせて、項目を自由にカスタマイズしてください。

9. まとめ

エクセルでオリジナルの議事録テンプレートを作成することで、会議の準備から記録、共有までを効率化することができます。この記事で紹介した手順を参考に、ぜひ自分だけの議事録テンプレートを作成して、会議をより productive なものにしてください！