インシデント報告書テンプレート

はい、承知いたしました。インシデント報告書テンプレートを主要キーワードとし、テンプレートの作り方を解説する記事を作成します。

インシデント報告書テンプレートの作り方：誰でも簡単に作れる！【例文付き】

インシデント報告書、あなたは書いたことがありますか？職場でのヒヤリハットや事故、お客様からのクレームなど、インシデントは様々な場面で起こりえます。そんな時、迅速かつ正確に状況を把握し、再発防止に繋げるために重要なのがインシデント報告書です。

でも、いざ書こうと思っても「何を書けばいいのか分からない」「どう書けば伝わるのか不安」という方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、誰でも簡単に作れるインシデント報告書テンプレートの作り方を、例文付きで徹底解説します！これを読めば、あなたも迷わずスムーズにインシデント報告書を作成できるようになりますよ。

なぜインシデント報告書が必要なの？

そもそも、なぜインシデント報告書が必要なのでしょうか？主な理由は以下の通りです。

状況の把握と分析: インシデントの詳細を記録することで、何が起こったのか、原因は何だったのかを明確に把握できます。
再発防止: インシデントの原因を分析し、対策を講じることで、同様のインシデントの再発を防ぐことができます。
情報共有: インシデントに関する情報を関係者間で共有することで、組織全体の安全意識を高めることができます。
法的責任の明確化: インシデントの内容によっては、法的責任が生じる場合があります。正確な記録を残すことで、責任の所在を明確にすることができます。

インシデント報告書テンプレートを作る前に：必要な要素を確認！

インシデント報告書テンプレートを作る前に、まず必要な要素を確認しましょう。以下の要素は、どんなインシデントにも共通して必要な項目です。

報告日: いつ報告書を作成したのか
発生日時: インシデントが発生した日時
発生場所: インシデントが発生した場所
報告者: 報告書を作成した人（氏名、所属部署など）
当事者: インシデントに関わった人（氏名、所属部署など）
インシデントの概要: 何が起こったのか簡潔にまとめたもの
詳細な状況説明: インシデントが発生した時の状況を詳しく説明
原因: インシデントが発生した原因（考えられる原因を複数列挙）
対応: 発生直後にとった対応
今後の対策: 再発防止のために今後行うべき対策
添付資料: 必要に応じて、写真や図などを添付

これらの要素をベースに、あなたの職場や状況に合わせて必要な項目を追加・修正していくと良いでしょう。

テンプレートのデザイン：見やすさが重要！

テンプレートをデザインする上で重要なのは、見やすさです。以下のポイントを意識してデザインしましょう。

フォント: 読みやすいフォントを選ぶ（例：メイリオ、游ゴシック体）
文字サイズ: 適度な文字サイズにする（10.5pt～12pt程度）
行間: 適度な行間を空ける
余白: 十分な余白を設ける
罫線: 必要に応じて罫線を使う
色: 色を使いすぎない（強調したい部分にだけ使う）

ExcelやWordなどの表計算ソフトやワープロソフトを使うと、簡単にテンプレートを作成できます。

インシデント報告書の書き方の流れ

インシデント報告書は、以下の流れで書くと分かりやすく伝わりやすいでしょう。

概要を記述: 最初に、インシデントの概要を簡潔に記述します。（例：○○の操作ミスにより、△△のデータが破損した）
詳細な状況説明: インシデントが発生した時の状況を詳しく説明します。（5W1Hを意識して記述すると良いでしょう）
原因の特定: インシデントが発生した原因を特定します。（推測ではなく、客観的な事実に基づいて記述することが重要です）
対応: インシデント発生直後にとった対応を記述します。（迅速かつ適切な対応ができたかどうかを振り返りましょう）
今後の対策: 再発防止のために今後行うべき対策を具体的に記述します。（具体的な対策を提示することで、再発防止に繋げることができます）

インシデント報告書を使う場面

インシデント報告書は、以下のような場面で使われます。

医療現場: 医療事故、ヒヤリハット
製造業: 作業中の事故、製品の不良
情報システム: システム障害、セキュリティインシデント
顧客対応: クレーム、トラブル
オフィス: 事務ミス、備品破損

これらの場面以外にも、様々な状況でインシデント報告書が活用されます。

インシデント報告書の注意点

インシデント報告書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

事実を正確に記述する: 推測や憶測ではなく、客観的な事実に基づいて記述することが重要です。
感情的な表現は避ける: 冷静に、客観的に状況を記述しましょう。
責任の所在を明確にする: 誰に責任があるのかを明確に記述しましょう。
隠蔽や改ざんは絶対にしない: 事実を隠蔽したり、改ざんしたりすることは、絶対に許されません。
報告は迅速に行う: インシデントが発生したら、できるだけ早く報告しましょう。

実践的な手順：インシデント報告書テンプレートを作ってみよう！

それでは、実際にインシデント報告書テンプレートを作ってみましょう。ここでは、Wordを使った簡単なテンプレートの作り方を紹介します。

ステップ1：Wordを起動し、白紙の文書を開く

ステップ2：表を作成する

挿入タブ > 表 > 表の挿入を選択
行数と列数を設定（例：10行 2列）

ステップ3：項目名を入力する

1列目に項目名を入力（例：報告日、発生日時、発生場所など）
2列目に内容を入力するためのスペースを確保

ステップ4：罫線を調整する

表全体を選択し、罫線の種類や太さを調整
見やすいように、セルの幅や高さを調整

ステップ5：書式を整える

フォントの種類やサイズ、色などを調整
必要に応じて、セルの背景色を変更

ステップ6：保存する

ファイル > 名前を付けて保存を選択
ファイル名を入力し、ファイルの種類を「Wordテンプレート」として保存

これで、あなただけのインシデント報告書テンプレートが完成しました！

インシデント報告書テンプレートのサンプル

以下に、インシデント報告書テンプレートのサンプルを掲載します。

■ サンプルテンプレート（インシデント報告書テンプレートの例）【タイトル】インシデント報告書テンプレート

【項目1】報告日：

【項目2】発生日時：

【項目3】発生場所：

【項目4】報告者：

【項目5】インシデント概要：

【項目6】詳細な状況説明：

【項目7】原因：

【項目8】対応：

【項目9】今後の対策：

【備考】必要に応じて文章や注意点を追加

※ このテンプレートはあくまで一例です。あなたの職場や状況に合わせて、項目を追加・修正してください。

まとめ

今回は、インシデント報告書テンプレートの作り方について解説しました。今回の記事を参考に、ぜひあなたに合ったインシデント報告書テンプレートを作成し、安全な職場環境づくりに役立ててください。