ご案内テンプレート作成ガイド：もう迷わない！伝わる案内文の書き方
イベント、セミナー、キャンペーン…様々な場面で必要となる「ご案内」。でも、毎回イチから考えるのは大変ですよね？ そこで今回は、ご案内テンプレート を活用して、誰でも簡単に見やすく、分かりやすい案内文を作成する方法を徹底解説します！
なぜご案内テンプレートが必要なの？
ご案内テンプレートを使うことで、以下のメリットがあります。
- 時間短縮: 毎回ゼロから考える必要がなく、効率的に作成できます。
- 品質向上: 必要な情報が抜け漏れなく記載され、読みやすい構成になります。
- 統一感: 部署やチーム全体で同じフォーマットを使用することで、ブランドイメージを統一できます。
ご案内テンプレート作成の５ステップ
ご案内テンプレートを作るのは難しくありません！ 以下のステップに沿って進めれば、誰でも簡単に作成できます。
ステップ１：必要な要素を洗い出す
まず、どんな情報を伝えたいのかを明確にしましょう。一般的なご案内に必要な要素は以下の通りです。
- タイトル: 案内内容を簡潔に表すタイトル
- 宛先: 誰に向けた案内なのか（個人名、部署名など）
- 挨拶: 丁寧な言葉遣いで、相手への敬意を示す
- 本文:
- 目的：何のご案内なのかを明確に伝える
- 詳細：日時、場所、参加費、持ち物など、必要な情報を具体的に記載
- 締め：参加のお願いや、問い合わせ先などを記載
- 署名: 発信者の名前と連絡先
ステップ２：デザインのポイントを押さえる
読みやすいご案内は、内容だけでなくデザインも重要です。以下のポイントを意識しましょう。
- フォント: 読みやすいゴシック体や明朝体を使用
- フォントサイズ: 本文は10.5pt～12pt程度が目安
- 行間: 適度な行間を空け、読みやすくする
- 余白: 周囲に余白を設けることで、スッキリとした印象に
- 装飾: 必要に応じて、罫線や図形、色などを活用
ステップ３：書き方の流れを意識する
ご案内文は、以下の流れで書くと分かりやすくなります。
- 冒頭: 丁寧な挨拶と、何のご案内かを簡潔に伝える
- 本文: 詳細情報を具体的に、箇条書きや表などを用いて分かりやすく説明
- 締め: 参加のお願いや、問い合わせ先などを記載
ステップ４：使う場面を想定する
どんな場面で使うご案内テンプレートなのかを明確にしましょう。例えば、以下のような場面が考えられます。
- イベント告知: 参加者を増やすための魅力的な情報発信が重要
- セミナー案内: 専門的な内容を分かりやすく伝える必要がある
- キャンペーン告知: 期間限定の情報や特典などをアピールする
- 社内通知: 従業員に必要な情報を迅速かつ正確に伝える必要がある
ステップ５：注意点を確認する
ご案内テンプレートを作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 誤字脱字: 誤字脱字がないか、何度も確認する
- 情報漏洩: 個人情報や機密情報が含まれていないか確認する
- 著作権: 画像や文章の著作権に配慮する
- 最新情報: 常に最新の情報に更新する
実践！イベント告知テンプレートを作成してみよう
ここでは、イベント告知を例にご案内テンプレートを作成してみましょう。
ステップ１：必要な要素の洗い出し
- タイトル: 〇〇イベント開催のお知らせ
- 宛先: 〇〇様
- 挨拶: 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
- 本文:
- イベント名：〇〇イベント
- 開催日時：〇年〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 開催場所：〇〇会場
- 内容：〇〇
- 参加費：〇〇円
- 持ち物：〇〇
- 申込締切：〇年〇月〇日（〇）
- 申込方法：〇〇
- 締め: 皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
- 署名: 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇
ステップ２：デザインのポイント
- フォント：ゴシック体
- フォントサイズ：12pt
- 行間：1.5行
- 余白：上下左右に20mm程度の余白を設ける
- 装飾：イベントのロゴやイメージ画像などを挿入する
ステップ３：書き方の流れ
- 丁寧な挨拶と、イベント開催のお知らせを記載
- イベント名、開催日時、場所、内容、参加費、持ち物、申込締切、申込方法などを具体的に記載
- 参加のお願いと、問い合わせ先を記載
ステップ４：使う場面
- 自社ホームページ
- メールマガジン
- SNS
- チラシ
ステップ５：注意点
- イベント内容を分かりやすく、魅力的に伝える
- 写真やイラストを効果的に活用する
- 参加者のメリットを強調する
- 申込方法を分かりやすく記載する
サンプルテンプレート：イベント告知
■ サンプルテンプレート（ご 案内 テンプレート の例）
【タイトル】 〇〇イベント開催のお知らせ
【宛先】 〇〇様
【挨拶】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
【本文】 〇〇イベントを下記の通り開催いたします。
- イベント名: 〇〇イベント
- 開催日時: 〇年〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 開催場所: 〇〇会場
- 内容: 〇〇
- 参加費: 〇〇円
- 持ち物: 〇〇
- 申込締切: 〇年〇月〇日（〇）
- 申込方法: 〇〇
【締め】 皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
【署名】 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇
【備考】 イベント内容に合わせて、詳細情報を追記してください。
まとめ
ご案内テンプレートは、時間短縮、品質向上、統一感など、様々なメリットがあります。 今回ご紹介したステップを参考に、ぜひオリジナルのご案内テンプレートを作成してみてください。 テンプレートを上手に活用して、より効果的な情報発信を目指しましょう！
