見積書テンプレート作成完全ガイド！無料サンプル付きですぐ作れる！
「見積書、毎回作るの面倒…」「もっと見やすい見積書にしたい！」そんなお悩み、ありませんか？
見積書は、お客様との信頼関係を築く上で非常に重要な役割を果たします。見やすく、わかりやすい見積書は、お客様に安心感を与え、契約への第一歩を後押ししてくれるはずです。
この記事では、見積書テンプレートの作り方を徹底解説！必要な要素からデザインのポイント、具体的な手順まで、初心者の方でもすぐに実践できるよう、わかりやすく解説します。無料サンプルもご用意しましたので、ぜひ参考にしてください！
なぜ見積書テンプレートが必要なの？
毎回同じ情報を入力したり、書式を整えたりするのは、時間と労力の無駄ですよね。見積書テンプレートがあれば、必要な情報を入力するだけで、統一感のある美しい見積書を簡単に作成できます。
- 時間の節約: 毎回ゼロから作成する手間が省ける
- ミスの防止: 入力項目が定型化されているため、記入漏れや間違いが減る
- 品質の均一化: 誰が作成しても同じ品質の見積書を作成できる
- ブランディング: 会社のロゴや書式を統一することで、企業のイメージアップに繋がる
見積書テンプレートの作り方：必要な要素とデザイン
見積書テンプレートを作る上で、どのような要素が必要なのでしょうか？また、見やすいデザインにするにはどのようなポイントがあるのでしょうか？
必要な要素の一覧
見積書に必ず記載すべき要素は以下の通りです。
- 見積書番号: 見積書を管理するための番号。連番で管理することが一般的です。
- 発行日: 見積書を発行した日付。
- 見積有効期限: 見積書の有効期限。通常、発行日から1ヶ月程度に設定します。
- 宛先: 見積書を提出する会社名または個人名。
- 発行元: 自社の会社名、住所、電話番号、担当者名。
- 件名: 見積書の内容を簡潔に表す件名。
- 見積明細: 品名、数量、単価、金額を記載。消費税額と合計金額も忘れずに。
- 備考: 特記事項や注意事項があれば記載。
- 担当者名: 見積書を作成した担当者の氏名。
- 印鑑: 角印や社判などを押印。電子印鑑でも可。
デザインのポイント
見やすい見積書にするためには、以下のデザインのポイントを押さえましょう。
- フォント: 見やすいフォントを選ぶ（例：MSゴシック、メイリオ）。
- フォントサイズ: 適切なフォントサイズを設定する（10.5pt～12pt程度）。
- 行間: 適度な行間を設けることで、読みやすくなる。
- 表の罫線: 明確な罫線で区切ることで、情報が見やすくなる。
- 配色: シンプルで落ち着いた配色にする。会社のロゴカラーなどを取り入れるのも効果的。
- 余白: 適度な余白を設けることで、見やすい印象になる。
書き方の流れ
- ヘッダー部分の作成: 見積書番号、発行日、宛先、発行元などの情報を記載。
- 件名の記載: 見積内容を簡潔に表す件名を記載。
- 見積明細の作成: 品名、数量、単価、金額を記載。
- 合計金額の算出: 消費税額と合計金額を計算して記載。
- 備考欄の記載: 特記事項や注意事項があれば記載。
- フッター部分の作成: 担当者名と印鑑を押印。
使う場面
見積書は、主に以下の場面で使用されます。
- 商品やサービスの提供前に金額を提示する場合
- 顧客から依頼された内容で見積もりを出す場合
- 複数の業者に見積もりを依頼する場合
注意点
見積書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 正確な情報を記載する: 品名、数量、単価などを正確に記載する。
- 誤字脱字をチェックする: 誤字脱字は、お客様に不信感を与える原因になる。
- 有効期限を明記する: 見積書の有効期限を明記することで、後々のトラブルを避けることができる。
- 丁寧な言葉遣いを心がける: 見積書はお客様への最初の印象を決める重要な書類。丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 見積条件を明確にする: 支払い条件や納期など、見積条件を明確に記載することで、認識の齟齬を防ぐことができます。
実践的な手順：見積書テンプレートを作ってみよう！
それでは、実際に見積書テンプレートを作成してみましょう。ここでは、Microsoft Excelを使った具体的な手順をご紹介します。
ステップ1：新規Excelファイルを開く
Excelを起動し、新しいワークブックを開きます。
ステップ2：ヘッダー部分を作成
A1セルに「見積書」、A2セルに「見積書番号」、A3セルに「発行日」、A4セルに「宛先」、A5セルに「発行元」などの項目を入力します。
ステップ3：見積明細部分を作成
A7セルに「No.」、B7セルに「品名」、C7セルに「数量」、D7セルに「単位」、E7セルに「単価」、F7セルに「金額」などの項目を入力します。
ステップ4：合計金額部分を作成
F20セルに「小計」、F21セルに「消費税」、F22セルに「合計」などの項目を入力します。
ステップ5：書式設定
フォントの種類、フォントサイズ、罫線、色などを設定し、見やすい書式に整えます。
ステップ6：数式の設定
金額、小計、消費税、合計などの計算式を設定します。
- 金額:
=C8*E8(8行目の場合) - 小計:
=SUM(F8:F19) - 消費税:
=F20*0.1(消費税率10%の場合) - 合計:
=F20+F21
ステップ7：入力規則の設定
品名や数量など、よく使う項目にはドロップダウンリストを設定すると便利です。
ステップ8：テンプレートとして保存
完成したファイルを「見積書テンプレート.xltx」などの名前でテンプレートとして保存します。
サンプルテンプレート：建築業向け見積書
■ サンプルテンプレート（お 見積 書 テンプレート の例） 【タイトル】 建築工事 見積書
【項目1】 工事名：○○○○邸新築工事
【項目2】 工事場所：○○県○○市○○町
【項目3】 見積金額：○○○○円（税込）
【備考】 上記金額には、材料費、労務費、諸経費、消費税が含まれます。 詳細な内訳は別紙をご参照ください。 本見積書の有効期限は発行日より1ヶ月とします。
まとめ：テンプレートを活用して、スマートな見積書作成を！
この記事では、見積書テンプレートの作り方について解説しました。テンプレートを活用することで、見積書作成にかかる時間と手間を大幅に削減できます。ぜひ、この記事を参考にして、自社に合った見積書テンプレートを作成し、スマートな見積書作成を実現してください！
