Wordレターテンプレート作成術：見やすく、伝わる、簡単ステップガイド
Wordでレターテンプレートを作りたいけど、何から始めたらいいか分からない…そんな悩みはありませんか？ビジネスシーンからプライベートまで、様々な場面で役立つレターテンプレート。一度作っておけば、毎回ゼロから書く手間が省け、効率的に作業を進められます。
この記事では、Wordレターテンプレートの作り方を徹底解説！必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点、そして実践的な手順をステップ形式でご紹介します。さらに、記事にぴったりのテンプレートサンプルも掲載しているので、ぜひ参考にしてください。
1. レターテンプレート作成の基礎知識
まずは、レターテンプレートを作る上で知っておくべき基本的なことを確認しましょう。
1.1 テンプレートに必要な要素
レターテンプレートに含めるべき要素は、目的や用途によって異なりますが、一般的には以下の要素が挙げられます。
- 日付: レターを作成した日付を記載します。
- 宛名: 相手の会社名、部署名、役職、氏名を記載します。
- 差出人: 自分の会社名、部署名、役職、氏名を記載します。
- 件名: レターの内容を簡潔に表すタイトルを記載します。
- 本文: レターの本文を記載します。
- 結びの言葉: 最後に挨拶を記載します（例：「敬具」「かしこ」）。
- 署名: 自分の氏名を記載します。
- 連絡先: 自分の電話番号、メールアドレスなどを記載します。
1.2 デザインのポイント
レターテンプレートのデザインは、相手に与える印象を大きく左右します。以下のポイントを意識して、見やすく、読みやすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいフォント（明朝体やゴシック体など）を選びましょう。
- フォントサイズ: 適切なフォントサイズ（10.5pt～12pt程度）を選びましょう。
- 行間: 適度な行間（1.5行～2行程度）を設定しましょう。
- 余白: 上下左右に適切な余白を設定しましょう。
- 色: 企業のロゴカラーなどを使用すると、統一感が出ます。ただし、派手な色は避け、落ち着いた色を選ぶようにしましょう。
1.3 書き方の流れ
レターを書く際には、以下の流れを意識すると、スムーズに作成できます。
- 挨拶: 相手への敬意を示す挨拶から始めます（例：「拝啓」「前略」）。
- 本題: レターの目的を明確に伝えましょう。
- 詳細: 本題に関する詳細な情報を記載します。
- 結び: 最後に、感謝の気持ちや今後の展望などを記載します。
- 挨拶: 結びの言葉で締めくくります（例：「敬具」「かしこ」）。
1.4 使う場面
レターテンプレートは、様々な場面で活用できます。
- ビジネス: 顧客への挨拶状、請求書、契約書、社内通知など
- プライベート: 友人への手紙、お礼状、招待状など
1.5 注意点
レターテンプレートを作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 誤字脱字: 作成後、必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
- 敬語: 相手に合わせた適切な敬語を使いましょう。
- 表現: 失礼な表現や誤解を招く表現は避けましょう。
- 最新の情報: 会社名、住所、電話番号などが最新の情報であるか確認しましょう。
2. 実践！Wordレターテンプレートの作り方（ステップ形式）
それでは、実際にWordでレターテンプレートを作成してみましょう。
ステップ1：Wordを起動する
Wordを起動し、「新しい文書」を選択します。
ステップ2：レイアウトを設定する
「レイアウト」タブから、用紙サイズ、余白などを設定します。
ステップ3：必要な要素を配置する
日付、宛名、差出人、件名、本文、結びの言葉、署名、連絡先などの要素を配置します。
ステップ4：デザインを調整する
フォント、フォントサイズ、行間、色などを調整し、見やすいデザインにします。
ステップ5：テンプレートとして保存する
「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、「ファイルの種類」で「Wordテンプレート（*.dotx）」を選択して保存します。
3. サンプルテンプレート：お詫び状
■ サンプルテンプレート（お詫び状）
【タイトル】 お詫び状
【日付】 2023年12月8日
【宛名】 ○○株式会社 △△様
【差出人】 株式会社□□ 担当：□□
【件名】 商品発送遅延のお詫び
【本文】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度は、ご注文いただきました商品のお届けが遅延しておりますこと、深くお詫び申し上げます。 本来であれば○月○日にお届けする予定でございましたが、弊社の都合により、現在○月○日のお届けとなっております。
お客様には大変ご迷惑をおかけいたしますこと、重ねてお詫び申し上げます。 今回の遅延の原因といたしましては、○○でございます。
今後はこのようなことがないよう、再発防止に努めて参りますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
【結びの言葉】 敬具
【署名】 株式会社□□ 担当：□□
【連絡先】 電話番号：03-1234-5678 メールアドレス：info@example.com
【備考】 お詫びの理由や今後の対応などを具体的に記載しましょう。
まとめ
Wordレターテンプレートは、作成方法を理解すれば誰でも簡単に作ることができます。この記事で紹介した手順を参考に、自分だけのオリジナルテンプレートを作成し、日々の業務効率化に役立ててください。
