WBSテンプレート無料ダウンロード！作り方から活用方法まで徹底解説
WBS（Work Breakdown Structure）テンプレート、皆さんは使っていますか？ プロジェクト管理を効率化するための強力なツールですが、自分で作るのはちょっと面倒…と感じている方もいるかもしれません。
この記事では、WBSテンプレートを無料でダウンロードできる場所から、自分だけのオリジナルテンプレートの作り方まで、初心者の方にもわかりやすく解説します！
なぜWBSテンプレートが必要なの？
WBSは、プロジェクトをより小さな、管理しやすいタスクに分解するための手法です。WBSテンプレートを使うことで、以下のメリットがあります。
- タスクの漏れを防ぐ: プロジェクト全体を俯瞰し、必要なタスクを洗い出すのに役立ちます。
- 責任範囲を明確にする: 各タスクに担当者を割り当てることで、誰が何を担当するのか明確になります。
- 進捗状況を把握しやすくする: 各タスクの進捗状況を追跡することで、プロジェクト全体の進捗を把握しやすくなります。
- リスク管理: 潜在的なリスクを早期に特定し、対策を立てることができます。
つまり、WBSはプロジェクトを成功に導くための地図のようなもの。テンプレートを使えば、その地図作りを簡単に始められるんです。
WBSテンプレートの作り方：オリジナルでさらに使いやすく！
テンプレートをダウンロードするのも良いですが、自分のプロジェクトにぴったりのWBSを作るには、自分でテンプレートを作成するのが一番！難しく考えずに、以下のステップで進めてみましょう。
1. 必要な要素の一覧
まずは、WBSテンプレートに必要な要素を洗い出します。基本的な要素は以下の通りです。
- プロジェクト名: プロジェクトの名称
- タスク名: 具体的な作業内容
- 担当者: タスクの担当者
- 開始日: タスクの開始予定日
- 終了日: タスクの終了予定日
- 期間: タスクの作業期間
- ステータス: タスクの進捗状況（未着手、着手、完了など）
- 優先度: タスクの重要度（高、中、低など）
- 備考: その他の情報
これらの要素を基本とし、必要に応じてカスタマイズしましょう。例えば、予算やリソースの項目を追加することも可能です。
2. デザインのポイント
テンプレートのデザインは、使いやすさを大きく左右します。以下のポイントに注意しましょう。
- 見やすさ: フォントや色使いを工夫し、情報が整理されて見えるようにする。
- 操作性: 直感的に操作できるよう、シンプルなデザインにする。
- 拡張性: プロジェクトの規模に合わせて、柔軟に項目を追加・変更できるようにする。
Excelなどの表計算ソフトを使う場合は、セルに色を付けたり、罫線を利用したりして、視覚的にわかりやすいデザインにしましょう。
3. 書き方の流れ
WBSの作成は、以下の流れで進めるとスムーズです。
- プロジェクト目標の明確化: プロジェクトの最終目標を明確にする。
- 成果物の定義: プロジェクトの成果物を具体的に定義する。
- タスクの分解: 成果物を達成するために必要なタスクを洗い出し、細かく分解する。
- タスクの順序付け: タスクの依存関係を考慮し、実行順序を決定する。
- リソースの割り当て: 各タスクに必要なリソース（人員、予算、設備など）を割り当てる。
- スケジュールの作成: 各タスクの開始日、終了日を決定し、スケジュールを作成する。
4. 使う場面
WBSテンプレートは、様々な場面で活用できます。
- プロジェクト計画時: プロジェクトの初期段階で、計画を立てる際に使用。
- 進捗管理時: プロジェクトの進行状況を追跡し、問題点を把握するために使用。
- リスク管理時: 潜在的なリスクを特定し、対策を立てるために使用。
- チームコミュニケーション時: チームメンバー間の情報共有を促進するために使用。
5. 注意点
WBSを作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- タスクの粒度: タスクは、管理しやすい粒度で分解すること。細かすぎると管理が煩雑になり、粗すぎると進捗状況を把握しにくくなります。
- 担当者の責任: 各タスクの担当者を明確にし、責任範囲を明確にすること。
- 定期的な見直し: プロジェクトの進行状況に合わせて、WBSを定期的に見直すこと。
実践的な手順：ExcelでWBSテンプレートを作ってみよう！
ここでは、Excelを使ってWBSテンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。
ステップ1: Excelを起動し、新しいワークシートを開く
ステップ2: 必要な項目名を入力する
A1セルに「プロジェクト名」、B1セルに「タスク名」、C1セルに「担当者」、D1セルに「開始日」、E1セルに「終了日」、F1セルに「期間」、G1セルに「ステータス」、H1セルに「優先度」、I1セルに「備考」と入力します。
ステップ3: セルの書式を設定する
各セルのフォントやサイズ、配置などを調整し、見やすくします。必要に応じて、罫線や色を設定します。
ステップ4: 入力規則を設定する
「ステータス」の列には、入力規則を設定して、選択肢から選べるようにします。データタブの「データの入力規則」を選択し、「リスト」を選択。元の値に「未着手,着手,完了」と入力します。
ステップ5: 数式を入力する
「期間」の列には、開始日から終了日までの期間を計算する数式を入力します。F2セルに「=E2-D2」と入力し、下方向にコピーします。
ステップ6: サンプルデータを入力する
実際にプロジェクトのタスクを入力し、テンプレートをテストします。
ステップ7: テンプレートとして保存する
ファイルタブの「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Excelテンプレート(*.xltx)」として保存します。
これで、Excelを使ったWBSテンプレートの完成です！
サンプルテンプレート：WBSテンプレートダウンロード無料の例
ここでは、WBSテンプレートのサンプルをご紹介します。
■ サンプルテンプレート（wbs テンプレート ダウンロード 無料 の例）
【タイトル】 Webサイトリニューアルプロジェクト WBS
【項目1】 タスク名: 要件定義
【項目2】 担当者: Aさん
【項目3】 開始日: 2024/01/15
【項目4】 終了日: 2024/01/22
【項目5】 ステータス: 完了
【備考】 顧客ヒアリング、競合調査を含む。
【項目1】 タスク名: デザイン
【項目2】 担当者: Bさん
【項目3】 開始日: 2024/01/23
【項目4】 終了日: 2024/02/05
【項目5】 ステータス: 着手
【備考】 ワイヤーフレーム作成、デザインカンプ作成。
…以下、タスクを追加…
WBSテンプレートを無料でダウンロードできるサイト
WBSテンプレートは、以下のサイトで無料でダウンロードできます。
- Microsoft Office テンプレート: Excel、Wordなどのテンプレートが豊富に揃っています。
- Canva: デザイン性の高いテンプレートが豊富です。
- Smartsheet: プロジェクト管理ツールとして知られていますが、WBSテンプレートも提供しています。
これらのサイトで、自分のプロジェクトに合ったテンプレートを探してみましょう。
まとめ
WBSテンプレートは、プロジェクト管理を効率化するための強力なツールです。無料でダウンロードできるテンプレートを利用するのも良いですが、自分のプロジェクトにぴったりのテンプレートを作ることで、さらに効果的に活用できます。この記事で紹介した手順を参考に、ぜひ自分だけのWBSテンプレートを作成してみてください！
