Outlook メールテンプレートを使いこなそう！呼び出し方から作り方まで徹底解説
毎日同じようなメールを作成するのは、時間も手間もかかって大変ですよね。そんな時に役立つのが、Outlookのメールテンプレート機能です。テンプレートを使えば、定型文やデザインを毎回入力する手間が省け、効率的にメールを作成できます。
この記事では、Outlookのメールテンプレートの呼び出し方から、自分だけのオリジナルテンプレートの作り方まで、初心者でも分かりやすく解説します。
1. Outlook メールテンプレートとは？
Outlookのメールテンプレートとは、メールの本文や件名、署名などをあらかじめ登録しておける機能です。
テンプレートを使うメリット
- 時間短縮: 定型文を毎回入力する手間が省ける
- ミスの防止: 入力ミスや表記揺れを防げる
- デザインの統一: 企業やブランドのイメージを統一できる
- 業務効率の向上: コミュニケーションコストを削減できる
2. Outlook メールテンプレートの呼び出し方
Outlookのメールテンプレートは、簡単に呼び出すことができます。
手順
- Outlookを起動し、「新しいメール」をクリック
- 「ファイル」タブをクリック
- 「オプション」をクリック
- 「メール」を選択
- 「ひな形およびフォント」をクリック
- 「ひな形」をクリック
- 「テンプレート」を選択し、使用したいテンプレートを選択して「開く」をクリック
- 新規作成ウィンドウにテンプレートの内容が反映されます
3. オリジナルメールテンプレートの作り方
自分だけのオリジナルテンプレートを作成すれば、さらに便利にOutlookを活用できます。
3.1 テンプレートに必要な要素
テンプレートを作る前に、どんな要素が必要か考えてみましょう。
- 件名: メールの内容が一目でわかるように
- 宛名: 相手の名前や役職を正確に
- 挨拶: 丁寧な言葉遣いを心がける
- 本文: 用件を簡潔に伝える
- 結びの言葉: 感謝の気持ちを伝える
- 署名: 自分の名前や所属を明記する
3.2 デザインのポイント
テンプレートのデザインは、メールの印象を大きく左右します。
- フォント: 見やすく、読みやすいフォントを選ぶ
- 色: コーポレートカラーなどを取り入れる
- レイアウト: 情報が整理され、見やすいように
- 画像: 企業ロゴなどを挿入する (ただし、容量に注意)
3.3 書き方の流れ
テンプレートを作成する際の基本的な流れです。
- 目的を明確にする: どんなメールに使いたいテンプレートか考える
- 要素を洗い出す: 必要な要素をリストアップする
- 文章を作成する: 各要素の文章を作成する
- デザインを調整する: フォントや色などを調整する
- 保存する: テンプレートとして保存する
3.4 テンプレートを使う場面
テンプレートは、様々な場面で活用できます。
- 問い合わせへの返信: よくある質問への回答をテンプレート化
- 会議の案内: 日時や場所などをテンプレート化
- 進捗報告: 定期的な進捗報告をテンプレート化
- 感謝のメール: お礼の言葉をテンプレート化
3.5 テンプレート作成の注意点
テンプレートを作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 個人情報の保護: 個人情報が含まれないようにする
- 誤字脱字のチェック: 誤字脱字がないか確認する
- 定期的な見直し: 内容が古くなっていないか確認する
- 共有範囲: 社内で共有する場合は、ルールを定める
4. 実践的な手順：会議招集メールテンプレートの作成
ここでは、会議招集メールのテンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。
ステップ1: 新規メール作成
Outlookで「新しいメール」をクリックします。
ステップ2: 件名・本文を入力
以下の内容を参考に、件名と本文を入力します。
ステップ3: デザインを調整
フォントや色などを調整し、見やすいデザインにします。
ステップ4: 署名を追加
署名を追加します。（設定していない場合は、手動で入力します）
ステップ5: テンプレートとして保存
- 「ファイル」タブをクリック
- 「名前を付けて保存」をクリック
- 「ファイルの種類」を「Outlook テンプレート (*.oft)」に変更
- ファイル名を入力し、「保存」をクリック
これで、会議招集メールのテンプレートが完成しました。
5. サンプルテンプレート：会議招集メール
■ サンプルテンプレート（会議招集メールの例）
【タイトル】 【〇月〇日(〇)〇時～】〇〇会議のご案内
【宛先】 〇〇様
【本文】 いつもお世話になっております。
標記の件につきまして、下記の通り会議を開催いたしますので、ご出席賜りますようお願い申し上げます。
- 日時: 〇月〇日(〇)〇時～〇時
- 場所: 〇〇会議室
- 議題: 〇〇について
ご多忙の折とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【署名】 〇〇 〇〇
【備考】 必要に応じて、会議資料の添付や出欠確認の依頼などを追加してください。
まとめ
Outlookのメールテンプレート機能を活用すれば、日々の業務を効率化できます。この記事を参考に、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作成してみてください。
