outlook テンプレート呼び出しショートカット

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Outlook テンプレート呼び出しショートカットで業務効率アップ！テンプレートの作り方も徹底解説

「Outlookで毎日同じようなメールを送るのが面倒…」と感じていませんか？　そんなあなたに朗報です！ Outlookのテンプレート機能を使えば、メール作成時間を大幅に短縮できます。この記事では、Outlookのテンプレート呼び出しショートカットを活用し、テンプレートの作り方から実践的な手順まで、わかりやすく解説します。テンプレートを使いこなして、日々の業務を効率化しましょう！

なぜOutlookテンプレートを使うべき？メリットを解説

テンプレートを使うことで、メール作成にかかる手間を大幅に削減できます。具体的には、以下のメリットがあります。

時間短縮: 毎回同じ文章を入力する必要がなくなるため、メール作成時間を短縮できます。
品質の均一化: 誰が書いても同じ品質のメールを作成できるため、企業のブランドイメージを維持できます。
誤字脱字の防止: テンプレートにあらかじめチェック済みの文章を使用することで、誤字脱字を減らすことができます。
業務効率の向上: 定型的な業務を効率化することで、より重要な業務に集中できます。

Outlookテンプレートの作り方：必要な要素とポイント

テンプレートを作成する前に、必要な要素とデザインのポイントを把握しておきましょう。

必要な要素の一覧

件名: テンプレートの内容を端的に表す件名を設定します。
本文: テンプレートとして使用する文章を作成します。挨拶、本題、結びの言葉などを盛り込みましょう。
署名: 氏名、役職、連絡先などを記載します。
添付ファイル: 必要に応じて、添付ファイルを追加します。（毎回同じファイルを添付する場合に便利です。）

デザインのポイント

フォント: 見やすいフォントを選び、サイズを統一します。
レイアウト: 余白を適切に取り、読みやすいレイアウトを心がけます。
色: 必要に応じて色を使用しますが、派手な色は避け、落ち着いた色合いを選びます。
画像: 必要に応じて画像を使用しますが、ファイルサイズに注意し、適切なサイズに調整します。

書き方の流れ

目的を明確にする: テンプレートを使用する目的を明確にします。（例：問い合わせ対応、資料送付など）
構成を考える: 挨拶、本題、結びの言葉など、テンプレートの構成を考えます。
文章を作成する: 構成に沿って、文章を作成します。具体的に、簡潔に、わかりやすく書くことを心がけましょう。
見直し・修正: 作成した文章を見直し、修正します。誤字脱字、文法ミス、表現の誤りなどをチェックしましょう。

使う場面

問い合わせ対応: よくある質問に対する回答をテンプレート化することで、迅速かつ正確な対応が可能です。
資料送付: 資料送付の案内メールをテンプレート化することで、毎回同じ情報を入力する手間を省けます。
会議案内: 会議の日時、場所、議題などをテンプレート化することで、参加者への連絡をスムーズに行えます。
休暇連絡: 休暇期間、連絡先などをテンプレート化することで、不在時の連絡を円滑に行えます。

注意点

個人情報の保護: 個人情報が含まれるテンプレートを使用する場合は、セキュリティ対策を徹底しましょう。
誤送信の防止: 宛先を間違えないように、送信前に必ず確認しましょう。
定期的な見直し: テンプレートの内容が最新の情報に保たれているか、定期的に見直しましょう。
ファイル形式: テンプレートを保存する際は、Outlookで読み込み可能な形式（.oft）で保存しましょう。

実践的な手順：Outlookテンプレートの作り方ステップバイステップ

Outlookでテンプレートを作成する手順を、ステップ形式で解説します。

ステップ1：新規メールを作成

Outlookを起動し、「新しいメール」をクリックします。

ステップ2：テンプレートの内容を入力

件名、本文、署名など、テンプレートとして保存したい内容を入力します。

ステップ3：名前を付けて保存

「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。

ステップ4：ファイルの種類を選択

「ファイルの種類」で「Outlookテンプレート(*.oft)」を選択します。

ステップ5：保存場所とファイル名を指定

保存場所とファイル名を指定し、「保存」をクリックします。

ステップ6：テンプレートの呼び出し

「新しいアイテム」→「その他のアイテム」→「フォームの選択」をクリックします。

ステップ7：「ファイルシステム内のユーザテンプレート」を選択

「フォームの選択」ダイアログボックスで、「場所」を「ファイルシステム内のユーザテンプレート」に変更します。

ステップ8：テンプレートを選択

作成したテンプレートを選択し、「開く」をクリックします。

これで、テンプレートが適用された新しいメールが作成されます。