it 資産 管理 台帳 テンプレート

IT資産管理台帳テンプレート：作り方から活用まで徹底解説！

IT資産管理、きちんとできていますか？PCやソフトウェア、周辺機器など、企業には様々なIT資産が存在します。これらを適切に管理することで、コスト削減、セキュリティ強化、業務効率化につながります。そこで今回は、IT資産管理の基本となる「IT資産管理台帳テンプレート」の作り方を、初心者の方にも分かりやすく解説します。

なぜIT資産管理台帳が必要なの？

IT資産管理台帳は、企業が所有するIT資産を一覧で把握するための重要なツールです。台帳を作成することで、以下のメリットが得られます。

• 資産の可視化: どこに何があるのか、誰が使用しているのか、一目で把握できます。
• コスト削減: 不要なソフトウェアのライセンス料や重複購入を防ぎます。
• セキュリティ強化: 脆弱性のある古いソフトウェアやハードウェアを特定し、対策を講じることができます。
• コンプライアンス対応: ソフトウェアライセンスの利用状況を把握し、法規制や社内規定への準拠を支援します。
• 棚卸業務の効率化: 台帳に基づき、正確かつ迅速な棚卸を実施できます。

IT資産管理台帳テンプレートの作り方：５つのポイント

ここからは、実際にIT資産管理台帳テンプレートを作る際のポイントを解説します。

1. 必要な要素の一覧:

まず、何を管理したいのかを明確にし、必要な項目を洗い出します。最低限、以下の項目は含めるようにしましょう。

• 資産名: PC、ソフトウェア、周辺機器など、資産の名称
• 型番/モデル: ハードウェアの場合は型番、ソフトウェアの場合はバージョン
• シリアル番号/ライセンスキー: 個別の識別番号
• 使用者/部署: 誰が、どの部署で使用しているか
• 購入日: いつ購入したか
• 購入金額: いくらで購入したか
• 設置場所: どこに設置されているか
• OS: PCのOS（Windows, macOS, Linuxなど）
• ソフトウェア: インストールされているソフトウェア
• 管理状況: 資産の状態（使用中、未使用、故障など）
• 備考: 特記事項、追加情報

2. デザインのポイント:

見やすく、使いやすいデザインを心がけましょう。

• シンプルなレイアウト: 情報が見やすく整理されていることが重要です。
• フォントサイズ: 適切なフォントサイズを使用し、読みやすさを確保します。
• 色分け: 必要に応じて色分けを活用し、情報を区別しやすくします。
• 検索機能: 資産を簡単に検索できるように、検索機能を設けると便利です。

3. 書き方の流れ:

各項目について、具体的にどのように記述するかを決めます。

• 資産名: 正式名称を記載します。
• 型番/モデル: メーカーの仕様書などを参考に正確に記載します。
• シリアル番号/ライセンスキー: 間違いがないように注意して記載します。
• 使用者/部署: 誰が、どの部署で使用しているかを明確に記載します。
• 購入日: 領収書や請求書などを参考に正確に記載します。
• 購入金額: 消費税込みの金額を記載します。
• 設置場所: 具体的な場所を記載します（例：〇〇部〇〇課〇〇席）。
• OS/ソフトウェア: バージョンも記載すると、管理がしやすくなります。
• 管理状況: 定期的に更新し、常に最新の状態を保ちます。
• 備考: 特記事項があれば、詳細に記載します。

4. 使う場面:

IT資産管理台帳は、以下のような場面で活用できます。

• 新規購入時: 新しい資産を購入した際に、台帳に情報を登録します。
• 異動/退職時: 使用者の変更や資産の廃棄時に、台帳を更新します。
• 棚卸時: 台帳と現物を照合し、差異がないか確認します。
• ソフトウェア監査時: ソフトウェアライセンスの利用状況を把握するために活用します。
• セキュリティインシデント発生時: 影響範囲を特定するために活用します。

5. 注意点:

• 定期的な更新: 常に最新の状態を保つように、定期的に更新しましょう。
• バックアップ: データの損失を防ぐため、定期的にバックアップを取りましょう。
• セキュリティ対策: 台帳へのアクセス権限を適切に設定し、情報漏洩を防ぎましょう。
• 社内ルールとの整合性: 社内のIT資産管理に関するルールと整合性を保ちましょう。
• 担当者の明確化: 台帳の管理・更新を担当する人を明確にしましょう。

実践的な手順：ステップ形式で解説

ここでは、実際にIT資産管理台帳を作成する手順を、ステップ形式で解説します。

ステップ1：テンプレートの選択

• ExcelやGoogle スプレッドシートなど、使い慣れたツールを選択します。
• インターネット上で公開されている無料のテンプレートを参考にしても良いでしょう。

ステップ2：項目の設定

• 上記で挙げた「必要な要素の一覧」を参考に、必要な項目を設定します。
• 自社のIT環境に合わせて、項目を追加・修正しても構いません。

ステップ3：データの入力

• 実際にIT資産の情報を入力していきます。
• 正確な情報を入力することを心がけましょう。

ステップ4：運用ルールの策定

• 台帳の更新頻度や担当者、バックアップ方法などの運用ルールを策定します。
• ルールを遵守することで、台帳の有効性を維持できます。

ステップ5：定期的な見直し

• 定期的に台帳を見直し、項目の追加・修正や運用ルールの改善を行います。
• 常に最新の状態を維持することで、台帳の価値を高めることができます。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（IT資産管理台帳テンプレートの例） 【タイトル】 IT資産管理台帳

【項目1】 資産名：PC (例: 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇さん用PC)

【項目2】 型番/モデル：例: DELL XPS 13

【項目3】 シリアル番号：例: XXXXXXXXXXXXXXXX

【項目4】 使用者：例: 〇〇 〇〇

【項目5】 部署：例: 〇〇部

【項目6】 購入日：例: 2023年4月1日

【項目7】 購入金額：例: 150,000円

【項目8】 設置場所：例: 〇〇部 〇〇課 〇〇席

【項目9】 OS：例: Windows 10 Pro

【項目10】 ソフトウェア：例: Microsoft Office, Adobe Photoshop

【項目11】 管理状況：例: 使用中

【項目12】 備考：例: 〇〇ソフトウェアのライセンス期限：2024年12月31日

【備考】 このテンプレートはあくまで一例です。自社のIT環境に合わせて、項目を自由に追加・修正してください。

まとめ

IT資産管理台帳は、IT資産を適切に管理するための重要なツールです。この記事で解説した内容を参考に、ぜひ自社に合ったIT資産管理台帳を作成し、有効活用してください。